劉磊

【摘要】在醫(yī)院眾多檔案類型中，音像、影像檔案是極為重要的一種，加強優(yōu)化其管理流程并積極融入信息化技術，有利于提高該類檔案的管理效率，還能實現音像、影像檔案使用、儲存的信息化，大大提高醫(yī)院相關人員工作的效率。本文分析了該類檔案的流程優(yōu)化和信息化管理，以期為相關人員提供參考。

【關鍵詞】醫(yī)院；音像、影像檔案；管理流程；信息化

隨著醫(yī)院收治患者數量的不斷增多，醫(yī)院各類檔案的管理難度也急劇上升，特別是音像、影像檔案的管理，繼續(xù)加強優(yōu)化設計，并積極借助信息化技術提升管理效率。傳統的管理模式難以將醫(yī)院各部門的關鍵數據進行準確分類、儲存，而其他部門在需要的時候也無法在電腦上獲得數據信息，導致檔案的使用效率大大降低。通過融入信息技術不斷優(yōu)化其管理流程，能夠有效彌補傳統管理中的不足，提高音像、影像檔案資源的利用率。

一、基于系統科學方法下音像、影像檔案的管理分析

（一）分析音像、影像檔案管理的現狀。1.管理者專業(yè)素養(yǎng)不足：通常情況下，醫(yī)院的音像、影像檔案通常是由辦公室的主任或者科員等兼任管理人員，這些人員在醫(yī)學方面的專業(yè)性不用多說，但是在管理檔案這個方面并沒有接受過專業(yè)培訓和系統學習，導致管理效率不高。其中，部分沒有太多價值的普通檔案也被當作重要文件進行歸檔處理，而不同期間的管理者對音像、影像檔案的分類、整理等均存在巨大差別，導致檔案管理無法形成統一。2.管理效率受到制約：在醫(yī)院中存在這樣的現象，很少對音像、影像檔案配備專職的管理人員，即便分配了人員管理，也常常因為流動性大或者身兼多職等因素影響了管理效率。另外，傳統的紙質檔案加大了管理人員的工作量，從而對歸檔效率造成制約。3.檔案的利用率非常低：醫(yī)院雖然已經在病歷、辦公等管理中積極融入了信息技術，但是在音像、影像檔案的管理方面并沒有實現信息化、數字化管理，導致檔案的查找不便且耗時，從而影響其利用率。

（二）設計管理流程。1.設置歸檔流程的執(zhí)行角色：在信息化檔案管理系統當中，將醫(yī)院的檔案部門設置為執(zhí)行歸檔流程的角色。2.設計核心業(yè)務：在音像、影像檔案的管理中，歸檔處理是其中的核心業(yè)務。所以，根據信息化管理的要求應將其流程設計如下：（1）管理人員收到文件以后將其轉換為電子傳閱單、歸檔索引單，然后再開展信息化的文檔處理。（2）將數字化的音像、影像檔案提交給上級部門領導進行批示。（3）經過領導授權后，相關人員方能對音像、影像檔案進行查閱處理，然后再處理提交。（4）檔案管理部門的負責人員要借助信息技術不斷對檔案的索引條目進行完善，對作廢的文檔進行標識，對有效文檔進行備份與歸檔處理等。3.設置檔案管理部門的業(yè)務流程：要想提升核心業(yè)務的流程得到高效運行，管理者還需對檔案管理部門的職責、職能進行界定，并對歸檔的文件合理性、規(guī)范性等進行檢查，確定準確無誤后才能歸檔，確保音像、影像檔案的真實性、完整性。

（三）優(yōu)化管理流程。1.管理者與醫(yī)院領導均需加強優(yōu)化的意識，首先提升醫(yī)院高層領導及音像、影像檔案管理者的優(yōu)化意識，然后雙方共同參與到檔案管理流程的優(yōu)化當中，明確管理部門工作人員的職責范圍。同時管理者還需要借助優(yōu)化管理流程對相關人員的工作情況進行直接監(jiān)督，其中包括檔案的入庫、查詢、利用以及原文電子化處理等，從而提升醫(yī)院音像、影像檔案管理效率及其服務質量，使醫(yī)院檔案管理工作水平得到整體提升。2.整個管理部分的所有工作人員均需要一同參與到優(yōu)化檔案的工作中，在每一個優(yōu)化流程的環(huán)節(jié)中，明確各工作人員的職責與目標，并且將責任落實到個人，從而使得整個部門的人員都能形成認真、負責的意識，使得檔案資源在醫(yī)院各部門間傳閱時能夠得到更好地管理與控制。3.音像、影像檔案的管理者要及時對其他工作人員加強指導，作為優(yōu)化管理流程的主要決策者與執(zhí)行者，首先就要加強相關人員的專業(yè)性，幫助每一名工作人員了解、掌握優(yōu)化管理流程的意義與目的，明白其中的操作方法。另外，在實際操作中一旦初選任何問題，管理者要及時進行協調、解決，并且對優(yōu)化工作中可能出現的問題進行提前預估，便于及時采取有效措施進行解決，這樣一來，不僅加快可優(yōu)化工作速度，而且還能清楚檔案歸檔的進度，大大降低了音像、影像檔案的管理難度。

二、基于系統科學方法下音像、影像檔案的管理對策

（一）數據信息化。醫(yī)院的音像、影像檔案管理往往涉及大量繁雜的數據，經過信息技術能夠使得傳統管理性質轉換為數字化管理的形式，本質就是把有形介質變更為無形數據信息，降低管理部門人力、物力、財力等資源，同時又能避免人工管理造成的錯誤，還提高了管理便捷性，即便是年代久遠的音像、影像檔案，也能夠在信息管理系統中得到永久的保存。

（二）檔案安全的信息化。音像、影像檔案的管理具備了原始性這一特點，要求管理過程中不得隨意更改其中的信息內容，使其能與最初保持一致，因此，在開展信息化管理的過程中，強化其安全信息化十分必要。在實際管理中，工作人員可以對管理系統設置權限，并且設置使用口令或者密碼等，確保檔案的安全性。另外，還可以通過信息技術來設置防火墻，或者通過身份認證、加強密鑰等管理措施提高其安全性，避免醫(yī)院的音像、影像檔案系統遭受病毒侵襲或者黑客入侵；與此同時，管理人員也要強化自身的安全意識，盡可能通過多種途徑保障音像、影像檔案的安全管理。

（三）人才及職務的信息化。人才信息化指的是檔案管理工作人員務必學習更多先進的網絡信息技術，具備極強的計算機處理能力，提高相關內容的操作技能等，使得整個音像、影像檔案的管理更加規(guī)范、標準。而職務信息化則主要指的是管理人員管理檔案的過程中，將其職位信息化。在以往音像、影像檔案的傳統管理中，管理程序皆由人工操作所設計，這樣一來難免會出現數據登記錯誤的問題，所以常常出現用戶查詢時無法獲得真實有效的信息，大幅度提高檔案數據完整性、準確性以及有效性。

三、結束語

總而言之，隨著醫(yī)院的進一步發(fā)展，其音像、影像檔案的管理工作也越來越繁雜，傳統的管理模式耗時、耗力，而且還難以保障檔案內容的安全性與準確性。信息技術不斷優(yōu)化其管理流程后，能夠實現管理流程的簡化，并且通過一系列的信息化措施，全面提升音像、影像檔案的管理效率。

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