駱詩(shī)怡

【摘要】本文重點(diǎn)針對(duì)企業(yè)在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的程序中，通過(guò)讓各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)所產(chǎn)生的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的方法，確保收集的文件材料范圍齊全，同時(shí)成立專(zhuān)業(yè)審核小組，加強(qiáng)對(duì)編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的審核工作，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局10號(hào)令及上級(jí)單位的要求，對(duì)文件的分類(lèi)和保管期限的劃分進(jìn)行把關(guān)，保證了重新編制的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》指導(dǎo)企業(yè)的實(shí)際歸檔工作。

【關(guān)鍵詞】歸檔范圍；保管期限；10號(hào)令

一、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制意義

（一）《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是開(kāi)展文書(shū)檔案工作的前提。文件材料的收集和整理是檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)工作，科學(xué)規(guī)范的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》能夠有效建立企業(yè)文書(shū)檔案的框架，指導(dǎo)文件材料變成文書(shū)檔案，使企業(yè)文件材料的歸檔范圍及保存年限劃定制度化、規(guī)范化，保證室藏文書(shū)檔案的質(zhì)量，確保企業(yè)檔案利用和服務(wù)的水平。

（二）《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是做好文書(shū)檔案工作的保障。企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》確保檔案工作順利開(kāi)展。企業(yè)文書(shū)檔案的整個(gè)生命周期都與其息息相關(guān)，檔案工作人員根據(jù)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行收集，按照范圍和期限來(lái)分類(lèi)、整理、裝盒、上架，確保歸檔工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性；檔案管理部門(mén)根據(jù)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》來(lái)開(kāi)展檔案檢查工作，作為考核文書(shū)檔案整理是否符合規(guī)范的依據(jù)；檔案銷(xiāo)毀時(shí)也需要通過(guò)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》來(lái)鑒定定期保存的文書(shū)檔案的存毀。

二、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》編制程序

（一）學(xué)習(xí)規(guī)范性文件和參考資料。組織企業(yè)檔案管理人員和各部門(mén)負(fù)責(zé)整理文件的人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)制度、規(guī)定，以國(guó)家檔案局發(fā)布的第10號(hào)令和上級(jí)單位的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》為參考，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際工作情況，開(kāi)展編制工作的前期準(zhǔn)備。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門(mén)的事，也是業(yè)務(wù)部門(mén)的事，需要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門(mén)作用。業(yè)務(wù)部門(mén)在梳理文件材料內(nèi)容、確定檔案保管期限過(guò)程中常常發(fā)揮著重要的作用，編制過(guò)程中應(yīng)充分吸收業(yè)務(wù)部門(mén)人員參與。有條件的企業(yè)應(yīng)成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領(lǐng)導(dǎo)小組和編制辦公室或工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)批準(zhǔn)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調(diào)編制工作中的重大事項(xiàng)；如有下屬單位，領(lǐng)導(dǎo)小組還應(yīng)負(fù)責(zé)所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。編制辦公室或工作小組由檔案部門(mén)、職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，職責(zé)是：制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃；具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作；起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；負(fù)責(zé)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫；如有下屬單位，還應(yīng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬企業(yè)開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

（二）征集各部門(mén)意見(jiàn)。很多企業(yè)的檔案管理部門(mén)在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時(shí)，都存在一個(gè)共同的難題——不熟悉企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，編制文件材料歸檔范圍不夠全面。為了編制適合本企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，檔案管理部門(mén)需要對(duì)企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行意見(jiàn)征集，確保歸檔的文件材料范圍齊全。各個(gè)部門(mén)根據(jù)本部所產(chǎn)生的文件材料，按照模板的格式，認(rèn)真編制歸檔的范圍和保管的期限，編制完成后由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一收集整理。檔案管理部門(mén)收集齊全后，按照企業(yè)部門(mén)的排列順序整理編排，并根據(jù)規(guī)范進(jìn)行修改，最后報(bào)上級(jí)單位審核。如“表1”所示：

（三）審核工作。企業(yè)應(yīng)把審核批準(zhǔn)作為一項(xiàng)重要的工作任務(wù)開(kāi)展。上級(jí)單位要集中企業(yè)中有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員組成審核小組，對(duì)上報(bào)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》要逐字逐句進(jìn)行閱讀審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題反饋給編制企業(yè)修改，直到符合要求為止。

三、編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》注意事項(xiàng)

（一）保管期限盡量高劃而非低劃。編制人員在劃分文件材料的保管期限中，要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局10號(hào)令、上級(jí)單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等規(guī)定進(jìn)行編制，定為“永久”的檔案不能擅自改成“定期”；但是定為“定期”的檔案，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。

（二）明確歸檔主體。在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)由多個(gè)部門(mén)聯(lián)合辦理的文件材料，往往容易出現(xiàn)歸檔責(zé)任不明確的問(wèn)題，導(dǎo)致編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時(shí)發(fā)生歸檔責(zé)任不明確的事情，并產(chǎn)生大量重復(fù)的文件材料，浪費(fèi)人力和資源。因此，應(yīng)該根據(jù)文件材料產(chǎn)生的主體來(lái)確定歸檔責(zé)任，按照誰(shuí)主辦誰(shuí)歸檔的原則，由主辦部門(mén)進(jìn)行歸檔。

（三）歸檔范圍應(yīng)全面考慮未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展情況。企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)在編制文件材料歸檔范圍時(shí)，不能只局限于當(dāng)前的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行編制，應(yīng)當(dāng)盡可能將本企業(yè)各個(gè)發(fā)展時(shí)期的文件材料詳細(xì)列入歸檔范圍中。例如企業(yè)的海外項(xiàng)目暫時(shí)還沒(méi)開(kāi)展，沒(méi)有產(chǎn)生海外投資項(xiàng)目的相關(guān)文件，但是海外業(yè)務(wù)部門(mén)在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時(shí)，也應(yīng)該把海外投資項(xiàng)目管理的文件材料編制入表，以適應(yīng)企業(yè)將來(lái)文件材料的歸檔需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的格式和國(guó)家檔案局及上級(jí)單位的規(guī)定，重新編制企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，準(zhǔn)確界定歸檔范圍和保管期限，解決了文件材料收集不齊全和整理不規(guī)范的問(wèn)題，使企業(yè)文件材料的收集都能有表可依，按表歸檔；同時(shí)規(guī)范了文件材料的分類(lèi)和保管期限，防止各個(gè)部門(mén)隨意劃分保管期限，大大減輕了專(zhuān)兼職檔案管理人員收集和整理文件的難度，確保企業(yè)文書(shū)檔案的統(tǒng)一性、規(guī)范性。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]馮莉穎.編制《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的方法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（04）：29.