周愛(ài)芳

【摘要】本文首先從基礎(chǔ)檔案管理工作的角度闡述其在現(xiàn)代化檔案管理工作中的作用，進(jìn)而結(jié)合當(dāng)前的管理現(xiàn)狀指出現(xiàn)代化檔案管理中基礎(chǔ)檔案管理工作存在的問(wèn)題，最后提出相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)建議和措施，希望能助力我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化檔案；基礎(chǔ)管理；工作重要性

隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷進(jìn)步以及九年義務(wù)教育的普及，我國(guó)教育模式和教育理論的不斷完善和成熟，教育水平日漸提升，所培養(yǎng)出的人才質(zhì)量和人才數(shù)量也越來(lái)越高，但在如此多的人才背景下，也使得我國(guó)的就業(yè)壓力越來(lái)越大，人才優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有充分地轉(zhuǎn)換為經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)，因此新時(shí)代下如何更好地管理和利用人才成為如今的一個(gè)熱點(diǎn)話題，而檔案管理作為了解和利用人才的一個(gè)重要方式，加強(qiáng)其研究有助于更好地實(shí)現(xiàn)人才優(yōu)勢(shì)的轉(zhuǎn)化作用。加上我國(guó)目前檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，因此有必要加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案管理工作方面的研究，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用。本文首先從基礎(chǔ)檔案管理工作的角度闡述其在現(xiàn)代化檔案管理工作中的作用，進(jìn)而結(jié)合當(dāng)前的管理現(xiàn)狀指出現(xiàn)代化檔案管理中基礎(chǔ)檔案管理工作存在的問(wèn)題，最后提出相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)建議和措施，希望能助力我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人才對(duì)于經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)作用。

一、現(xiàn)代化檔案管理中檔案基礎(chǔ)管理工作的重要性

檔案管理在完善我國(guó)社會(huì)服務(wù)體系方面具有重要作用：一方面可以完善相應(yīng)數(shù)據(jù)保管工作，一方面可以更好地完成數(shù)據(jù)的提取和利用，而檔案基礎(chǔ)管理工作作為檔案管理的重要組成部分，尤其是對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理而言，是其一切工作開(kāi)展和進(jìn)行的前提，如果沒(méi)有基礎(chǔ)檔案管理工作的支持，現(xiàn)代化的檔案管理便是“無(wú)源之水，無(wú)根之木”，所得出的各種數(shù)據(jù)分析和結(jié)論便根本沒(méi)有有效性，相反，如果檔案基礎(chǔ)管理工作進(jìn)展得當(dāng)，則可以極大程度上保障現(xiàn)代化檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此有必要加強(qiáng)這方面的研究，以助力我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。

二、基礎(chǔ)檔案管理工作存在的不足與問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)檔案管理工作質(zhì)量過(guò)低，工作方法缺失。當(dāng)前基礎(chǔ)檔案管理工作存在質(zhì)量過(guò)低、工作方法缺失的問(wèn)題，加上各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象，主要存在以下問(wèn)題：第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒(méi)有標(biāo)題的現(xiàn)象極為普遍。第三，由于案卷目錄，許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無(wú)法得到有效的利用。第四，案卷中未標(biāo)示頁(yè)碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁(yè)和缺頁(yè)也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁(yè)紙一卷，有的幾百頁(yè)紙一卷。

（二）基礎(chǔ)檔案管理工作尚未形成相對(duì)完善和成熟的管理制度?？v觀當(dāng)前我國(guó)檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化管理工作，普遍存在管理工作制度缺失的問(wèn)題，導(dǎo)致我國(guó)檔案管理工作始終難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，未能有效為我國(guó)的社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，而造成這種情況產(chǎn)生的原因主要分為以下幾個(gè)方面：一是我國(guó)檔案管理領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的時(shí)間短，在領(lǐng)域中的運(yùn)用水平相對(duì)較低，因此難以在短期內(nèi)形成完善的管理制度。二是我國(guó)目前更多仍延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式和方法，目前仍在一定程度上能滿足當(dāng)前的檔案管理所需，但未來(lái)必將難以適應(yīng)快節(jié)奏、高數(shù)量的數(shù)據(jù)支持需求和服務(wù)。三是由于我國(guó)當(dāng)前檔案管理的機(jī)構(gòu)和組織更多的屬于事業(yè)單位性質(zhì)，并未和市場(chǎng)有過(guò)多的聯(lián)系，因此許多檔案管理機(jī)構(gòu)和其從業(yè)人員并未在意識(shí)上對(duì)其有過(guò)多的重視，主觀上的不足自然導(dǎo)致在制度的約束上相對(duì)乏力，導(dǎo)致眾多問(wèn)題的產(chǎn)生。

（三）檔案管理工作人才隊(duì)伍缺失。在當(dāng)前的教育形勢(shì)下，人們對(duì)于文學(xué)、經(jīng)濟(jì)、建筑等領(lǐng)域的熱門(mén)學(xué)科比較鐘愛(ài)，而一些環(huán)境保護(hù)、檔案管理等相對(duì)比較偏門(mén)的學(xué)科學(xué)習(xí)熱情明顯偏低，有的甚至不知道存在該教育學(xué)科，這種整體教育環(huán)境上的現(xiàn)實(shí)導(dǎo)致我國(guó)檔案管理的高素質(zhì)人才比較缺失，反映在檔案管理工作中具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是反映在檔案管理制度及管理模式過(guò)于傳統(tǒng)和守舊，缺乏制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，長(zhǎng)期以往，檔案管理事業(yè)必然難以適應(yīng)時(shí)代需求，阻礙社會(huì)服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。二是體現(xiàn)在我國(guó)檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備投入不足，許多檔案管理機(jī)構(gòu)往往只是簡(jiǎn)單配備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及常規(guī)的管理軟件來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理和保存，在數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)篩選方面的現(xiàn)代化處理能力有所不足。除了我國(guó)高素質(zhì)檔案管理人才不足的問(wèn)題之外，當(dāng)下我國(guó)檔案管理工作隊(duì)伍老齡化也是人力管理領(lǐng)域存在的一個(gè)主要問(wèn)題，阻礙了我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展。

三、改進(jìn)和提升基礎(chǔ)檔案管理工作的方法和建議

（一）優(yōu)化基礎(chǔ)檔案管理工作的方法和形式。對(duì)于基礎(chǔ)檔案管理工作而言，只有完善檔案分類(lèi)號(hào)才能使檢索查全率得到保證，進(jìn)一步保證檔案檢索查全率，而要想確保實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的目的和有效性，單單依靠檢索查全率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還應(yīng)保證檢索查準(zhǔn)率和各種相應(yīng)的檔案案卷的排版和整理以及工作形式和內(nèi)容的規(guī)范性、科學(xué)性，所以必須在著錄時(shí)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一規(guī)范，優(yōu)化基礎(chǔ)檔案管理工作的方法和形式。如規(guī)范題名必須要抓住題名的要點(diǎn)和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對(duì)題、內(nèi)容混淆以及計(jì)算機(jī)識(shí)別不清等情況的發(fā)生，讓檔案管理工作變得更加有效；再比如要將擬題名的文種、事由和責(zé)任者等填寫(xiě)完整，若無(wú)完整的題名要素，就應(yīng)將其補(bǔ)齊，而對(duì)于題名冗長(zhǎng)的就應(yīng)刪除多余贅詞，為案卷的查閱者提供更多的基礎(chǔ)信息以增強(qiáng)搜索和數(shù)據(jù)提取的準(zhǔn)確性，為日后檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。

（二）建立完善成熟的基礎(chǔ)檔案管理工作制度。為了充分發(fā)揮檔案對(duì)社會(huì)的作用，使其為社會(huì)所用，需要進(jìn)一步建立完善成熟的基礎(chǔ)檔案管理工作制度，加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是要明確工作重心，在綜合性檔案館中推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容、價(jià)值大小、重要程度、開(kāi)放程度和利用率的高低多檔案進(jìn)行分級(jí)管理。二是要實(shí)施分級(jí)次著錄整理，按照三個(gè)層次實(shí)施檔案著錄整理，對(duì)于一些查考價(jià)值不高或反映問(wèn)題單一的檔案實(shí)行著錄整理，對(duì)組合級(jí)文件等實(shí)施分級(jí)著錄，以節(jié)省檔案管理工作人力、財(cái)力和時(shí)間。三是要對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，利用原基礎(chǔ)檔案對(duì)案卷實(shí)施分門(mén)別類(lèi)的管理、著錄，并利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行案卷目錄。

（三）引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。無(wú)論開(kāi)展哪種工作，人才永遠(yuǎn)是保證工作有效推動(dòng)、實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的重要保障，也是重要推動(dòng)力，現(xiàn)代化檔案管理中的基礎(chǔ)檔案管理工作亦是如此，唯有精益求精、具備高度責(zé)任感的現(xiàn)代型人才才能更好地保證檔案數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對(duì)于完善社會(huì)服務(wù)、推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的作用。因此針對(duì)我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理工作高素質(zhì)人才缺失的不足，需要采取以下方面進(jìn)行改進(jìn)和提升：一是在各個(gè)檔案管理組織和機(jī)構(gòu)引進(jìn)符合時(shí)代要求和市場(chǎng)需要的高素質(zhì)人才，為完善現(xiàn)代化檔案管理制度、創(chuàng)新檔案管理方法提供人才動(dòng)力和支撐。二是要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，提升現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用能力和水平，以便進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。三是同各個(gè)高校進(jìn)行戰(zhàn)略合作，開(kāi)展“檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃”，一方面增強(qiáng)檔案管理學(xué)科的招生吸引力；另一方面為檔案管理機(jī)構(gòu)源源不斷地輸送現(xiàn)代化的管理人才，實(shí)現(xiàn)雙贏。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理中基礎(chǔ)檔案管理工作的研究，有助于更好地開(kāi)展檔案現(xiàn)代化管理工作，為其打下堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使其不管是為人才建設(shè)，亦或是社會(huì)服務(wù)都能更好地發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)性作用，為社會(huì)的發(fā)展作貢獻(xiàn)。而受限于本人的工作經(jīng)驗(yàn)和理論所學(xué)，本文多從宏觀的角度展開(kāi)檔案管理基礎(chǔ)工作的建議和措施，并未過(guò)多涉及檔案管理工作的具體實(shí)踐，因此仍需要更多檔案管理領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行深入研究和挖掘，本文僅作拋磚引玉之用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11） .

[2]胡紅，朱春瑜.談檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化[J].鎮(zhèn)江高專(zhuān)學(xué)報(bào)，2012（03） .

[3]李娜.關(guān)于檔案管理創(chuàng)新與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的研究[J].黑龍江科技信息，2011（11） .

[4]楊波.檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江史志，2009（23） .

[5]尚鳳慶，陶格斯，白玉蘭.淺論如何加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2006（07）.