胡輝

【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和普及，各單位也逐漸開始應用信息技術和計算機技術開展各項工作。為適應新時期工作需求，進一步促進單位檔案管理工作效率的提升，我們應積極推進檔案信息化管理，提升檔案資源的共享性，充分挖掘出檔案材料的價值和功能。本文結合筆者實際工作研究，對單位檔案信息化管理的路徑進行了探討。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；對策

檔案信息化建設是一種對檔案材料文件進行有效保存、開發(fā)、利用的手段，我們應當積極應用現(xiàn)代信息技術促進檔案材料的轉換，科學開展好各類檔案資源的整理、保存與利用工作，建立更加完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為單位各項工作的有序開展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

一方面是數(shù)字檔案自身存儲環(huán)境具有優(yōu)勢。過去的檔案管理工作通常都是以紙作為媒介，利用人工錄入的方式進行記錄，而紙質(zhì)材料的保存期限不是很長，在后期的使用、維護工作中也存在一定的困難，而實現(xiàn)檔案信息化管理，將紙質(zhì)檔案材料轉換為數(shù)字檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡平臺，利用電子錄入的方式來強化對檔案資源的管理，從根本上轉變了檔案材料的管理方式與途徑。檔案材料能夠直接存儲到電子磁盤中，其占用空間大大縮小，也能夠更加便捷地進行讀取利用。從其存儲環(huán)境來說，檔案信息化管理對工作環(huán)境的要求不是很高，有助于促進管理效率的提升。另一方面是數(shù)字檔案在查詢使用過程中具有優(yōu)勢。檔案管理工作屬于單位各項工作的重要支撐點，怎樣充分挖掘和利用好檔案材料，發(fā)揮出檔案材料的價值與作用，促進其使用效率的提升，這是我們必須要深入思考的問題。過去的檔案管理在查詢和使用上存在一些制約因素，比如說紙張老化、手續(xù)流程繁雜等，對檔案資源進行數(shù)字化處理之后，能夠第一時間為使用者找出其需要的檔案，同時在很大程度上簡化了檔案查詢利用的流程，提高了檔案利用效率。

二、單位檔案信息化管理的路徑

（一）推進信息化管理平臺建設。新時期，檔案信息化管理方式能夠有效促進檔案整理、檢索、存儲、利用等工作效率的提升，讓各種不同類型的數(shù)據(jù)信息得以更好的處理。要確保信息化管理工作的有序開展，首先必須要加快信息化管理平臺的建設，利用統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，真正實現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部共享，依托信息平臺來實現(xiàn)檔案信息的高效傳輸，幫助使用者更快地解決各種問題。同時還應當強化單位各部門的溝通，在信息平臺中設置完善的子系統(tǒng)，以便于使用者第一時間找到自己所需的檔案材料，促進單位檔案管理工作朝著更加科學化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）應用現(xiàn)代計算機硬件設備。只有科學選擇配置硬件設備，才能夠確保信息化管理工作得以順利開展。對單位檔案信息化管理工作而言，硬件設備是重要不可或缺的，我們在選擇硬件設備的過程中，也應當結合單位實際情況和檔案管理工作的使用需求來決定。比如說所選擇的硬件設備需要滿足單位日常檔案材料的存儲需要，設備質(zhì)量要確保其可靠性，防止因為硬件故障而導致重要檔案材料丟失或數(shù)據(jù)受損的情況。對超大容量的硬件存儲設備而言，應當保證其具備較強的抗外力性，在實際使用過程中不會輕易受到外部環(huán)境因素的影響或破壞，確保其中存儲的檔案材料的安全。

（三）引進或開發(fā)檔案管理軟件。檔案信息化管理工作不單單需要硬件設備的支持，同時還應當增加新的技術支持，對檔案管理工作而言，要借助于專業(yè)、完善的檔案信息管理軟件來支撐整個信息管理活動的開展。所以我們應當積極引進或開發(fā)新的符合單位檔案管理工作實際的管理軟件，不斷促進單位檔案信息化管理系統(tǒng)的完善。檔案管理人員應當對各類管理軟件有充分的了解，能夠熟練使用，不斷提升檔案信息化管理水平。

（四）信息化管理注重資源共享。在過去的檔案管理工作中，紙質(zhì)化的檔案材料為使用者的查找、利用帶來了很大的困擾，很多時候因為紙質(zhì)材料容易丟失或者受損，導致一些重要資料無法使用。為有效處理好這一問題，我們在信息化管理的過程中應當強調(diào)檔案資源的共享，可以將單位檔案材料傳輸?shù)絻?nèi)部網(wǎng)絡存儲器中，防止因為信息管理系統(tǒng)故障而導致數(shù)據(jù)的丟失。另外也可以通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的方式來實現(xiàn)檔案的存儲與共享，而在日常的檔案信息收集整理的過程中，也應當及時做好數(shù)據(jù)備份，保證檔案材料的安全性與完整性。

（五）提升管理人員信息素養(yǎng)。“人”是做好一切工作的關鍵，想促進檔案信息化管理水平的提升，首先應當不斷提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。我們可以借助于定期組織進行培訓教育活動的方式來強化檔案管理人員的信息技術應用能力，提高他們的計算機使用水平，培養(yǎng)檔案管理人員的評估鑒別能力、信息收集能力。同時在檔案信息化管理工作中，檔案管理人員也應當主動進行自我充電，利用空余時間積極學習信息技術、現(xiàn)代管理等方面的知識，增強自己的綜合素質(zhì)，并重視學習過程中的積累和探索，真正將理論與實踐聯(lián)系起來。

三、結語

總而言之，單位檔案信息化管理工作關系到方方面面的內(nèi)容，是一項長期性系統(tǒng)性的工作。作為檔案管理工作者，我們必須要引起充分的重視，將傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代化管理理念結合起來，尋找更高效、更便捷、更加智能化的檔案管理工作方法，從而為單位各項工作的有序開展提供更多的便利，讓檔案管理工作作出更大的貢獻。

【參考文獻】

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[2]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協(xié)論壇（下半月），2013（11）：148-149.