梁仕梅

【摘要】隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，政府上網(wǎng)工程和政府信息化的持續(xù)快速推進(jìn)，使得電子檔案管理成為一項(xiàng)迫切的政府檔案管理現(xiàn)實(shí)任務(wù)，促進(jìn)其信息化建設(shè)勢(shì)在必行。下面就從政府檔案管理信息化建設(shè)的重要性入手，探索促進(jìn)信息化建設(shè)的策略，以助力政府部門(mén)提高檔案信息利用率。

【關(guān)鍵詞】政府部門(mén)；檔案管理；信息化

最近幾年，圍繞應(yīng)用信息技術(shù)的信息化建設(shè)浪潮席卷全球，信息化成為最強(qiáng)大的社會(huì)發(fā)展推動(dòng)力。在該形勢(shì)下，國(guó)家作出將推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化放在優(yōu)先位置的戰(zhàn)略決策，檔案管理信息化建設(shè)也得到重視，思考并探索政府檔案管理信息化建設(shè)意義重大。

一、政府檔案管理信息化建設(shè)的重要性

政府檔案是記載政府部門(mén)工作的原始數(shù)據(jù)資料，對(duì)開(kāi)展政府工作有重要的積極作用。而以應(yīng)用信息技術(shù)為代表的檔案管理信息化建設(shè)促使政府檔案進(jìn)入新的階段，使信息化建設(shè)變得至關(guān)重要。一是信息化改變政府部門(mén)的檔案載體，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用下逐漸變成電子文件，拋棄過(guò)去手工管理檔案的工作方式。二是信息化建設(shè)提高政府檔案利用率，因?yàn)檎块T(mén)的檔案管理歸根結(jié)底就是為使用者提供便利，傳統(tǒng)的檔案管理從收集、整理到歸檔、利用的過(guò)程相當(dāng)繁瑣，要經(jīng)歷很長(zhǎng)的周期，而信息化建設(shè)大大縮短檔案的形成時(shí)間、利用時(shí)間，使檔案利用率的提高獲得新捷徑。三是信息化促使政府檔案從重保存變成重利用，用戶(hù)只需獲得賬號(hào)與口令，就能隨時(shí)隨地使用檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)人機(jī)對(duì)話，打破時(shí)空限制，方便檔案信息資源的使用。

二、促進(jìn)政府檔案管理信息化建設(shè)的策略建議

（一）立足政府部門(mén)實(shí)際，構(gòu)建長(zhǎng)效檔案管理機(jī)制。檔案管理信息化建設(shè)在政府部門(mén)難以促進(jìn)，主要原因在于使用者的計(jì)算機(jī)操作水平較低。如果在政府部門(mén)特別是基層政府部門(mén)實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，由于政府部門(mén)與群眾都習(xí)慣使用紙質(zhì)檔案、摘抄信息，導(dǎo)致很多信息使用者就很難得到所需信息，無(wú)紙化辦公難以快速滿(mǎn)足實(shí)際需求。與此同時(shí)，站在技術(shù)的角度，政府檔案管理者很難保證檔案實(shí)體、檔案信息存儲(chǔ)載體等的安全，阻礙政府檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，政府部門(mén)要針對(duì)歸檔的紙質(zhì)檔案和電子文件，實(shí)施雙軌制管理方法，將兩者編成一致的檔案卷號(hào)與著錄信息，完成數(shù)據(jù)備份工作，方便使用者查閱檔案。如果條件允許，政府部門(mén)還可逐步促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，將分散在不同地理位置和載體中的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，以有序的綜合信息資源為檔案管理核心，為各類(lèi)政府工作提供規(guī)模大、信息量大的分布式數(shù)字信息服務(wù)，有效共享政府檔案資源。

（二）建立檔案管理系統(tǒng)，提高政府檔案的利用率。一方面，政府部門(mén)要促進(jìn)文檔一體化管理系統(tǒng)建設(shè)。實(shí)施政府信息公開(kāi)明確要求政府部門(mén)要及時(shí)主動(dòng)為檔案機(jī)構(gòu)提供公開(kāi)的政府信息的義務(wù)，而檔案機(jī)構(gòu)要整理、歸檔并保存政府部門(mén)的信息，這就要求政府部門(mén)要建成文檔一體化管理系統(tǒng)，和政府電子政務(wù)系統(tǒng)、檔案信息化管理系統(tǒng)與政務(wù)網(wǎng)銜接，構(gòu)建統(tǒng)一整體。政府部門(mén)還要重視設(shè)計(jì)電子文件的歸檔、管理等功能，為公眾有效提供檔案利用服務(wù)，滿(mǎn)足公眾對(duì)政府檔案信息的查詢(xún)與利用需求。另一方面，政府部門(mén)要促進(jìn)檔案網(wǎng)站建設(shè)。如今，檔案網(wǎng)站越來(lái)越多，但普遍存在內(nèi)容和功能單一、更新速度緩慢等問(wèn)題，總體建設(shè)情況不容樂(lè)觀。所以政府部門(mén)要注意豐富檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，完善其服務(wù)功能，不僅要宣傳檔案新聞，還要結(jié)合政府部門(mén)的信息公開(kāi)工作，專(zhuān)門(mén)開(kāi)設(shè)政府信息公開(kāi)欄目，提供政府部門(mén)公開(kāi)信息的檢索功能與查閱功能，讓公眾及時(shí)享受查詢(xún)和下載政府部門(mén)公開(kāi)信息的服務(wù)，同時(shí)閱覽現(xiàn)行文件，及時(shí)更新檔案網(wǎng)站所提供的政府部門(mén)公開(kāi)信息。此外，政府部門(mén)要在建設(shè)檔案網(wǎng)站時(shí)基于館藏資源特征形成針對(duì)性強(qiáng)的檔案信息內(nèi)容與服務(wù)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士協(xié)助設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)站，使檔案網(wǎng)站發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，不斷提高政府檔案信息利用率。

（三）發(fā)揮信息管理效能，提高政府檔案服務(wù)質(zhì)量。政府部門(mén)要注意了解自身開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的狀況，以便更直觀地發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，探索有效的解決措施，促進(jìn)檔案信息管理效能的發(fā)揮，提高政府檔案服務(wù)的質(zhì)量與水平。一般情況下，維系檔案信息化建設(shè)的安全保密工作是重中之重，其技術(shù)通常涵蓋信息加密技術(shù)、數(shù)字證書(shū)、網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)等，把這些技術(shù)手段落實(shí)到檔案管理信息化建設(shè)之中，能有效避免檔案信息丟失。所以政府部門(mén)在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)更好地利用長(zhǎng)期保存的檔案信息資源，并通過(guò)技術(shù)性的分析和處理提取有效信息，為公眾提供更便捷、更安全的檔案服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐中，政府部門(mén)還要對(duì)信息化工作人員實(shí)施科學(xué)的分類(lèi)，區(qū)分出不同的檔案信息化操作群體，其中的訪問(wèn)控制應(yīng)嚴(yán)格遵循最小權(quán)限原則，盡可能細(xì)化到每一個(gè)用戶(hù)、每一項(xiàng)任務(wù)、每一份檔案，從而強(qiáng)化對(duì)政府檔案的細(xì)節(jié)管理。但將信息技術(shù)應(yīng)用于政府檔案管理當(dāng)中是一項(xiàng)科學(xué)的、長(zhǎng)期的、系統(tǒng)性的工程，需要政府部門(mén)在檔案管理信息化建設(shè)的執(zhí)行中逐步完善檔案信息管理效能，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化浪潮下，政府部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并在檔案管理中堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷促進(jìn)信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)創(chuàng)造性地開(kāi)展檔案管理工作，拓展檔案信息服務(wù)領(lǐng)域，改革檔案管理服務(wù)方式，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，為建設(shè)社會(huì)主義政治文明、物質(zhì)文明與精神文明貢獻(xiàn)更大的力量。

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