胡俊峰

【摘要】隨著高等教育改革的不斷深入，高校管理重心逐漸下移到二級學院，二級學院辦公室的地位與作用將會愈發(fā)重要。分析當前二級學院辦公室工作面臨的困難，找到提升二級學院辦公室工作水平的方法，對二級學院的建設發(fā)展將起到積極作用。

【關鍵詞】學院；辦公室；管理

隨著高等教育改革的不斷深入，構建和完善中國特色現代大學制度步伐不斷推進，高校管理重心逐漸下移到二級學院。二級學院的管理任務和內容顯著增加，承擔著高?；镜慕虒W、科研、人才培養(yǎng)、社會服務和文化傳承功能。作為高?；鶎庸芾頇C構和二級學院核心樞紐的二級學院辦公室發(fā)揮著越來越重要的作用，其管理與建設水平直接影響著高校事業(yè)發(fā)展。當前，我們要從分析現實存在問題入手積極探索優(yōu)化策略，才能有效提升高校二級學院辦公室管理水平。

一、當前高校二級學院辦公室工作面臨的困難

（一）客觀表現。一是工作領域越來越寬、承擔的任務越來越重。日常事務的不斷增多和逐漸泛社會化趨向，也增加了工作執(zhí)行的復雜性。二是工作標準越來越高。在辦公室承擔的工作中，既有事關全局的大事，還有關系師生切身利益的實事，既要參與政務，又要管理事務，還要搞好服務，每項工作都要以較高的標準來衡量。此外，隨著高校發(fā)展的不斷深入，各種矛盾日益突出，亟待解決的事件也越來越多，辦公室人員需要時刻保持高度的政治敏感性和處理突發(fā)事件的敏銳性。三是對業(yè)務能力的要求越來越高。處于信息化的時代，各大高校均從紙質辦公向信息化辦公轉換，各類信息系統(tǒng)相繼創(chuàng)建，也對各二級學院的配合管理提出了相應的要求。這類工作是由辦公室來承擔的，這就使辦公室增加了很多全新工作內容，對辦公室工作人員的學習能力、業(yè)務能力、新技術的再接受能力都提出了很高的要求。也無形當中給辦公室工作增加了難度。四是辦公室工作的非專業(yè)化，使得其認可度得不到提升。辦公室工作往往是服務工作，因此辦公室工作雖然千頭萬緒，但往往成效不顯著，不容易有亮點，難以得到認可。

（二）主觀表現。一是由于辦公室工作的專業(yè)度低，存在很多辦公室工作人員對自身的工作認可度不高，對崗位的依賴性也不高的情況。這種狀況導致辦公室崗位的流轉性較強，往往在辦公室崗位上不能長久，穩(wěn)定性不高。二是部分學院機關工作人員的思想觀念和行為方式滯后于發(fā)展的需要，對自己的工作沒有目標，安于現狀，固守陳規(guī)。依然存在辦公室人員認為領導讓做什么就做什么，甚至部分辦公室人員在完成領導交給的任務時還會打折扣，敷衍了事，創(chuàng)新更是無從談起。三是有些工作人員沒能牢固樹立為教學科研服務，為師生服務的根本宗旨，認為自己是管理者，存在著重管理、輕服務的“官本位”思想，淡忘為師生服務的主導性，缺乏人性化的管理和人性化的服務，工作中會表現為充當“二傳手”的角色。

二、如何提升高校二級學院辦公室管理水平

（一）加強教育培訓提升辦公室人員自身素質。高校二級學院辦公室工作人員來自不同的專業(yè)背景，基礎素質參差不齊，因此需要建立分層次、多形式的培養(yǎng)培訓體系，有組織、有計劃、有步驟地對辦公室人員加強培養(yǎng)培訓工作。采用日常培訓與專題培訓相結合的辦法，幫助辦公室人員系統(tǒng)學習掌握現代高等教育理論和管理學知識。同時，應積極鼓勵辦公室人員加強自學能力，改善知識結構，全面提高自身的素質，在實際工作中鍛煉工作的協調能力、溝通能力、應變能力和創(chuàng)新能力，提高管理工作的實效。

（二）制定并完善辦公室管理制度和考核制度。根據辦公室工作的特點和性質，制定和完善符合辦公室工作要求的管理制度，使辦公室人員有制度的規(guī)范和約束，辦事有章可循。明確辦公室人員各自的管理崗位，強化責任意識，建立崗位責任制，把辦公室工作內容納入制度管理軌道，使辦公室人員能夠責任明確、各負其責。同時，以師生評議、領導評價和其他評議相結合的綜合考核辦法，著重對履行崗位職責與工作規(guī)程情況、遵守學校學院相關考勤制度情況、工作效率和工作質量、工作態(tài)度和工作作風、教師和學生的投訴率等方面對辦公室人員的工作進行考核。

（三）引入競爭機制。按崗擇優(yōu)聘用符合崗位要求的辦公室工作人員，創(chuàng)造競爭平臺，營造優(yōu)勝劣汰的良性競爭環(huán)境，增強辦公室工作人員的緊迫感和危機感。實施“薪酬激勵”

“成長激勵”與“精神激勵”相結合的激勵機制，把工作人員的工作績效與其獎金分配、晉升晉級、榮譽表彰等切身利益聯系起來，做到獎懲分明，激勵并滿足工作人員的合理需求，增加其成就感和榮譽感，充分發(fā)揮其積極性、主動性和創(chuàng)造性。

（四）樹立“以人為本”的管理觀念。辦公室的工作能否做好，歸根結底要靠辦公室全體工作人員的努力。人的因素是第一位的，沒有一支高素質的干部隊伍，就不可能有一流的工作成績。要樹立以“以人為本”的觀念，從思想上重視管理工作，把管理和教學、科研放到同樣的層面上來抓。貫徹“人本管理”的思想，要引導辦公室人員調整心態(tài)，明確工作目標，認清管理工作的重要性，樹立濃厚的服務意識，尤其是超前服務的觀念。只有擁有了“以人為本”的管理觀念的管理隊伍，才能主動、創(chuàng)造性地開展工作。

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