錢麗銘

（中億豐建設(shè)集團股份有限公司，江蘇 蘇州 215131）

一、重點工程檔案收集及管理的重要性

（一）收集歸檔范圍

目前，重點建設(shè)工程項目主要由國家、省本行政區(qū)域內(nèi)的相關(guān)部門進行審批立項的重要建設(shè)項目，其中有改建、技改、新建、擴建等形式。在重點建設(shè)工程項目中，需要對整個項目建設(shè)過程進行記錄，從而形成工程檔案，主要從工程項目立項開始一直到最后竣工驗收整個全過程，甚至包括試運行階段的所有工作活動，利用文字、圖紙、圖表、計算、聲像等形式與載體進行記錄、歸檔和保存。

（二）重要作用

在重點建設(shè)工程完工后進入竣工驗收階段，通常各參建單位對工程施工質(zhì)量極為重視，而對施工檔案的收集和管理缺乏重視。工程項目檔案作為項目建設(shè)的重要組成部分，對整個工程項目的各環(huán)節(jié)真實情況進行記錄和反映，是建設(shè)工程項目驗收、使用及維護、改建、擴建的重要依據(jù)。因此，加強項目工程檔案的收集管理至關(guān)重要[1]。

（三）國家及政府相關(guān)規(guī)定和要求

近年來，企業(yè)為了加強對重點建設(shè)項目檔案的管理，嚴格遵循國家制定和頒布的有關(guān)法律法規(guī)，并與各地區(qū)實際情況以及當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門制定的檔案管理辦法等相結(jié)合，針對工程檔案資料與項目工程建設(shè)同步進行收集、歸檔、整理、審核，通過兩者之間的計劃、管理同步，確保檔案材料整個形成過程與工程進度實現(xiàn)同步，同時對檔案驗收與工程驗收同步等要求予以明確。

二、重點工程項目檔案管理中存在的問題

在重點工程項目檔案管理中，普遍存在著：檔案人員管理職責(zé)不明確，對應(yīng)收集材料的范圍不清晰，人員專業(yè)知識缺乏；重點大型工程項目具有線長、點多、分散的特點，同時建設(shè)單位等對檔案管理工作缺乏重視，未設(shè)置專門的檔案管理人員進行文件資料的收集工作，導(dǎo)致建設(shè)項目文件不齊全；文件簽章手續(xù)不齊備，缺乏真實性，復(fù)印件較多，以及圖紙修改不符合要求等；文件材料分類不準確、歸檔不及時，使項目檔案的完整性、準確性難以保障。另外，在進行電子檔案管理時，未及時歸檔，以及歸檔完成后使用不便；現(xiàn)場施工對聲像材料的形成、收集缺乏重視，導(dǎo)致工程質(zhì)量、進度、安全等問題無法在聲像材料中予以真實反映。

三、加強工程檔案管理的具體措施

（一）建立健全檔案管理部門及管理體系

為了保證檔案管理與工程建設(shè)同步，首先應(yīng)從項目計劃任務(wù)書下達階段開始，對項目檔案的建立任務(wù)加強重視，并制定相應(yīng)的管理要求；其次，在施工過程中，監(jiān)督檢查施工進度和質(zhì)量時，應(yīng)對施工檔案資料加強收集、整理和審核；最后，在項目竣工驗收時，應(yīng)確保檔案驗收工作同步進行。

工程項目立項審批環(huán)節(jié)完成后，在進入施工建設(shè)階段時，需要結(jié)合施工實際，適時建立重點工程指揮部，并同步建立檔案管理部門。首先，通過指揮部門的設(shè)立，對各部門之間的工作進行有效協(xié)調(diào)，通過有效溝通，確保工程進度得以保障。其次，加強檔案管理部門的設(shè)立，以及專職管理人員的設(shè)置，能夠?qū)λ行纬傻墓こ虉D紙、文件等進行收集和保管。另外，還需要對所參建單位進行指導(dǎo)，使其對施工過程所形成的檔案資料加強收集和管理工作。各參建單位也應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)檔案人員，明確其在施工過程中，所承擔(dān)的本單位所形成工程檔案的及時收集、歸檔等職責(zé)。最后，在工程項目竣工驗收完成后，施工單位根據(jù)合同規(guī)定及時進行移交。

（二）加強資料整理和有序管理工作

在工程項目建設(shè)過程中，涉及大量的施工文件、材料及圖紙等資源，對施工圖紙、資料加強收集、發(fā)放及管理工作至關(guān)重要[2]。首先在制度上需要對檔案管理的任務(wù)和責(zé)任予以明確，盡可能做到人員固定，確保檔案管理的延續(xù)性和統(tǒng)一性。在項目啟動初期，檔案管理人員需要根據(jù)項目的特點及檔案要求，對項目檔案規(guī)章制度、工作細則、分類細則、立卷歸檔辦法等進行制定，及時下發(fā)并通知到各項目實施單位，對項目檔案歸檔要求和進度檢查要求等予以明確，從而使檔案人員有據(jù)可依。

檔案員在工作中需要對所收到的文件資料進行存檔備份，再將相關(guān)材料向相應(yīng)的部門和單位進行分發(fā)，同時做好登記。在工程建設(shè)過程中，會產(chǎn)生大量的文件資料，需要進行逐一登記、收集和及時歸檔，對不符合歸檔要求的材料文件等應(yīng)與相關(guān)部門進行及時溝通和交流，督促其進一步完善和修正。最后，針對所有形成文件材料，檔案管理人員應(yīng)及時收集、整理和歸檔，從而使檔案的完整性得以保證。

（三）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴把工程資料質(zhì)量關(guān)

在重點工程施工建設(shè)中，通過檔案管理部門指派專業(yè)技術(shù)人員，對現(xiàn)場施工中各參建單位的檔案管理工作加強指導(dǎo)[3]。檔案管理人員根據(jù)項目進度，對文件材料的形成積累情況進行實時檢查，并加強監(jiān)督指導(dǎo)。由于項目檔案具有多樣性、分散性、系統(tǒng)性高、周期長以及專業(yè)性強等特點，文件材料的收集整理工作在項目實施的不同階段會存在難點、重點。因此，需要根據(jù)項目實施進度，針對不同階段檔案工作難點、重點，適時對文件材料收集整理工作加強實地指導(dǎo)和檢查。同時，對檢查中出現(xiàn)問題及時進行指正，提出修改意見，協(xié)助項目人員及時進行查漏補缺，使項目實施階段檔案工作的順利開展得以有效保障。

在工程資料收集過程中，需要對各環(huán)節(jié)中所需要簽字確認的手續(xù)加強重視。在大型工程建設(shè)項目中，通常有大量的外地施工企業(yè)參與建設(shè)，待各自承擔(dān)的工程項目完成后，便會離場并移至其他地區(qū)的工程建設(shè)中繼續(xù)參與施工。針對此現(xiàn)狀，檔案人員如未能及時對其承擔(dān)項目環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的工程資料進行審查，或未對相應(yīng)的整改意識及時進行督促，一旦施工人員或施工單位離開，會造成不必要開支的浪費，甚至還要花費更多的時間去外地進行相關(guān)手續(xù)補辦，否則就對工程資料的完整性、真實性、準確性造成影響。因此，在進行重點工程檔案管理時，應(yīng)與工程建設(shè)同步進行，從而使工程資料完整性、真實性、準確性得以有效保證，從源頭開始，在工程建設(shè)的整個過程中，使檔案工作管理能夠貫穿始終。

（四）做好聲像檔案的拍攝和整理

重點工程檔案的重要組成部分還包括了聲像檔案，通過特殊檔案與視聽相結(jié)合，能夠使工程建設(shè)過程更真實、更系統(tǒng)、更準確地記錄，從而工程檔案的系統(tǒng)性、完整性得以保障。因此，在施工過程中，施工單位應(yīng)加強聲像檔案的收集和整理，緊跟工程進度，并采取跟蹤拍攝的方式，對各施工工序以及所采用的新技術(shù)、新材料、新結(jié)構(gòu)、新工藝等進行詳細記錄，特別需要對隱蔽工程及地下工程等加強重視，最后對記錄資料進行剪輯和整理，形成完整的聲像檔案。

（五）確?？⒐るA段的檔案管理與竣工驗收同步

在進入項目竣工驗收階段前，為了確保最終資料的完整性、準確性，應(yīng)請相關(guān)檔案管理部門或機構(gòu)對最終的工程檔案進行預(yù)驗收[4]。在此過程中主要工作內(nèi)容包括：是否根據(jù)相關(guān)規(guī)劃要求進行竣工資料的收集、整理和歸檔；資料的完整性和準確性；蓋章、簽字手續(xù)的完備性；根據(jù)變更文件竣工圖轉(zhuǎn)繪效果等。確保預(yù)驗收合格后，建設(shè)單位可獲得工程檔案認可文件，再對竣工驗收進行有效組織。

四、結(jié)束語

在重點工程項目建設(shè)中，工程建設(shè)與檔案管理實現(xiàn)同步，能夠在項目后期的管理、維護和運營中發(fā)揮重要作用。項目檔案驗收質(zhì)量和水平直接影響著項目的竣工驗收工作，其能夠全面反映和體現(xiàn)整個項目活動的全過程及建設(shè)質(zhì)量，因此通過實現(xiàn)工程檔案管理與項目管理同步至關(guān)重要，能夠使檔案資料的準確性、完整性、系統(tǒng)性得以保證。