娜爾古麗?努爾蘭

摘要：公路工程建設(shè)的順利實施，除了施工等要素的影響，其中的公路工程檔案資料管理也非常關(guān)鍵。隨著科技的進步發(fā)展，公路工程檔案管理為了適應(yīng)新形勢的需要，必須加強信息化管理，從而使公路工程檔案能夠更好的為公路工程建設(shè)維護等方面進行服務(wù)。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；信息化

公路工程檔案管理信息化工作的推進需要從人員素質(zhì)提升和檔案管理系統(tǒng)完善兩方面來共同進行，借此來對檔案信息資源的價值進行深入挖掘，進而幫助檔案管理工作盡快實現(xiàn)信息化、高效化與數(shù)字化的目標(biāo)，為公路建設(shè)提供更大程度的助力。

1規(guī)范檔案管理

公路工程的檔案資料會涉及到較多的信息和商業(yè)機密，鑒于其檔案管理工作的特殊性，在對公路工程開展檔案管理工作信息化工作的同時，應(yīng)對檔案管理工作進行規(guī)范，從而使得所保存的檔案資料的安全性得到有效的保證。因此，在規(guī)范檔案管理過程中，還應(yīng)注意建立健全相應(yīng)的制度，從而實現(xiàn)檔案管理信息化與制度建設(shè)信息化的同步進行。通過完善的制度對檔案管理信息化的各項工作中的各個環(huán)節(jié)進行約束。此外，還應(yīng)對所保存的檔案資料，特別是針對電子類文件以及其他易損壞的檔案資料采取必要的防護措施，以確保檔案資料的安全性。

2提升檔案管理技術(shù)

提高檔案管理技術(shù)須全面加強檔案資源的信息化建設(shè)，運用計算機數(shù)字技術(shù)將文書型檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并組建完善、便捷、高效的電子檔案系統(tǒng)，為該系統(tǒng)設(shè)置密碼與防毒軟件，結(jié)合數(shù)字技術(shù)對分類項目進行數(shù)字命名，例如檔案目錄中的分類項目應(yīng)包括字段名FLH、類型CHAR、字節(jié)30、允許空NULL；密級項字段名MJ、保管期限字段名BGQX、文種WZ、規(guī)格字段名ZTGG、數(shù)量字段名ZTSL等。檔案的數(shù)據(jù)保存形式是DBF或TXT，其中使用TXT格式的文件的每個字段占一行，記錄為一行，列與列之間使用分隔符TAB隔開；在進行檔案文件的再次壓縮和重組時要同時移交相應(yīng)的解壓縮、合并方法；檔案號應(yīng)嚴(yán)格采用“全宗號—年號—目錄號—案卷號—頁號”的格式；縮微號由畫副號和盤號組成；文件的編號由機關(guān)代字、年度、順序號組成；對于檔案的秘密級別來說，主要分為內(nèi)部級NB、秘密級MM、機密級JM、絕密級UM。而且，要促進檔案資源數(shù)據(jù)與檔案信息之間的準(zhǔn)確無誤和無縫對接，確保數(shù)字檔案的完整性。這樣能夠防止電子檔案信息泄密，節(jié)省檔案管理成本，提高檔案調(diào)閱效率，推動檔案管理工作的更新。

其次，公路工程檔案信息化建設(shè)包含的工作量較多，要注意抓住其中的關(guān)鍵關(guān)節(jié)，做好信息的錄入工作，把各類施工資料進行數(shù)字化處理，將其用網(wǎng)絡(luò)資料的形式保存下來。

另外，軟件系統(tǒng)是公路工程檔案管理的重要基礎(chǔ)，它能夠為檔案的系統(tǒng)分類與保存提供支撐。然而，目前的檔案信息化建設(shè)軟件還較為落后，雖然傳統(tǒng)的單板機計算機檔案管理方式為工作提供了便利，可以做到數(shù)字化信息的記錄、整合與檢索。但是在目前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，單板機的技術(shù)含量較低，已經(jīng)不適用新形勢的系統(tǒng)，單板機中的兼容性問題也逐漸暴露了出來，因此必須馬上對軟件進行升級和維護。

3建設(shè)復(fù)合型的檔案管理隊伍

做好公路工程檔案管理人員隊伍建設(shè)是一項重要的工作，是確保檔案管理信息化成功的最基礎(chǔ)的工作。這就要求我們首先必須提高檔案管理工作人員的信息化意識。這必然要求檔案管理人員首先要熟悉電子文件的特征，其次是必須了解計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)安全防護的基本知識，這樣就可以保證檔案信息的完整性以及安全性。另外要求檔案管理人員必須在工作中立足本職工作，不斷的強化學(xué)習(xí)，利用一切可能的機會參與信息化培訓(xùn)，只有持續(xù)的更新專業(yè)技術(shù)知識，不斷的提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)；其次要不斷的提高管理人員信息化管理的工作技能。為了可以較快的實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)排定計劃對檔案管理人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括計算機網(wǎng)絡(luò)、信息管理等方面的知識。檔案主管部門還要制造好的條件讓檔案管理人員可以及時了解檔案發(fā)展趨勢和最近技術(shù)，不斷提高檔案管理工作人員的工作技能。檔案管理部門和檔案管理者必須意識到檔案信息安全保障能力建設(shè)的重要性以及緊迫性，不斷的完善各種檔案管理的制度，并認(rèn)真執(zhí)行，把安全至上的理念物化到檔案管理各個環(huán)節(jié)中去。

4建立檔案數(shù)據(jù)庫保證檔案信息安全

不斷對信息數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)和完善是確保檔案信息安全性的關(guān)鍵。用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)和信息平臺對各類信息進行方便而快捷的交流。由于公路工程檔案類別多，數(shù)量極大，使得檔案管理信息化建設(shè)的難度明顯提升。因此，公路工程檔案管理人員篩查檔案數(shù)據(jù)庫的精確性是確保公路工程數(shù)據(jù)庫完整性和準(zhǔn)確性的根本。此外，通過建立和完善公路工程的數(shù)據(jù)信息中心同樣可以保證檔案信息的安全。隨著公路工程項目數(shù)量的不斷證多，檔案數(shù)據(jù)庫中所保存的數(shù)據(jù)也在飛速增長，這就導(dǎo)致存放空間狹小，管理設(shè)備落后等問題不斷涌現(xiàn)?；诖耍诮n案數(shù)據(jù)庫時，為了便于為人們提供更為快捷和人性化的服務(wù)，應(yīng)結(jié)合公路工程的自身特點一級檔案管理信息化建設(shè)的實際情況，充分運行現(xiàn)代化的技術(shù)手段，加大對于資金投入，建立并完善相應(yīng)的信息防護體系。雖然目前檔案管理工作中仍然存在檔案信息安全的問題，只要相應(yīng)的管理人員根據(jù)檔案信息的安全等級進行統(tǒng)籌安排和有針對性的管理手段，可以有效的保證公路工程檔案信息的安全。

5信息化管理系統(tǒng)的完善

公路工程檔案管理的信息化目標(biāo)實現(xiàn)，首先需要不斷融合計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，結(jié)合科學(xué)管理手段，形成全新的信息化檔案管理系統(tǒng)。具體來看，首先需要幫助公路工程的檔案管理者形成信息化管理理念，能夠根據(jù)需求及時組建工作團隊，引導(dǎo)信息化檔案管理部門，選聘專業(yè)的檔案工作人員，進而建設(shè)具有完備的檔案管理體系，對公路工程檔案信息資源的價值進行充分利用。事實上，檔案管理信息化不僅是對檔案信息資源進行價值挖掘，還需要對資料進行有效的采集、記錄以及存儲還需要進度還有資料等進行統(tǒng)計并記錄，在對資料進行有效的檢查、整合與分析之后，最終儲存的信息才是真實準(zhǔn)確有效的。隨著我國公路在建和完成規(guī)模的不斷擴大，信息規(guī)模也在與日倍增，檔案管理工作也需要緊跟時代發(fā)展步伐，強化智能化和信息化技術(shù)的融入，對公路工程建設(shè)資料進行高效統(tǒng)計與整合，提升檔案資料的系統(tǒng)性以及完整性。最值得關(guān)注的一點便是信息系統(tǒng)的安全防護體系，除了基本的防火墻、自查機制和權(quán)限設(shè)置等，還需要專項硬件檢查，對其中任何問題和安全隱患都要有完備的處理機制，提高解決效率，保障整體運行。

同時，為了優(yōu)化檔案管理模式，不斷完善檔案管理工作，還需要做好以下工作：首先，檔案管理機構(gòu)應(yīng)重視加強基層檔案管理工作，彌補殘缺的檔案文獻，加強檔案信息內(nèi)容管理，避免出現(xiàn)虛假信息，對于造假檔案，應(yīng)予以應(yīng)有的懲處。第二，借助數(shù)字技術(shù)建立高度統(tǒng)一的檔案管理體系，以此充分發(fā)揮有效的管理職能。第三，檔案管理機構(gòu)應(yīng)重視挖掘檔案資源的內(nèi)在價值，引導(dǎo)檔案管理人員認(rèn)真研究檔案內(nèi)容，對檔案進行重組和有效地分配，從而充分發(fā)揮檔案資源的社會價值。

6結(jié)語

為了全面提升公路工程檔案管理水平，從事檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)注意加強對檔案管理信息化路徑的分析與研究。通過對檔案信息化管理理念、模式等進行調(diào)整和創(chuàng)新，對安全體系方面進行完善，對檔案管理人員素質(zhì)進行不斷的提升，進而為公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新方面工作的開展奠定堅實基礎(chǔ)，為公路工程建設(shè)等方面工作提供更多支持。

參考文獻

[1]王明芳.試析新時期公路工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：57.

[2]張前進，劉嚴(yán).公路工程檔案管理信息化問題研究[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2015（28）：146.

（作者單位：新疆塔城公路管理局和布克賽爾分局）