陳彩虹

陳彩虹，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，長期供職于中國建設(shè)銀行。出版有《現(xiàn)代貨幣論叢》《錢說——貨幣金融學(xué)漫話》《經(jīng)濟(jì)學(xué)的視界》《世界大轉(zhuǎn)折》等10多部著作、文集。

現(xiàn)在我們來談?wù)劇爸卫頃?huì)議”問題。所謂治理會(huì)議，就是將會(huì)議作為治理對(duì)象，解決如何開好會(huì)的問題。應(yīng)當(dāng)說，實(shí)踐中大量的公司都沒有將會(huì)議作為治理對(duì)象予以認(rèn)真對(duì)待，有些公司偶爾對(duì)一兩次會(huì)議不滿意而做的改進(jìn)，并沒有普遍性的借鑒價(jià)值。因此，這個(gè)問題提出本身，就具有重要的治理意義。

鑒于公司治理中有各種各樣的會(huì)議，這里討論的，主要是相對(duì)正式的、有基本規(guī)則要求的會(huì)議，如董事會(huì)、管理層辦公會(huì)、經(jīng)營分析會(huì)和重大事項(xiàng)的討論會(huì)等。從會(huì)議一般的流程來看，會(huì)前材料的準(zhǔn)備、會(huì)上的討論和決定、會(huì)后的會(huì)議紀(jì)要整理等環(huán)節(jié)，都是必不可少的。談及治理會(huì)議，不能只就開會(huì)那段時(shí)間來論道，前后關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，都是治理的內(nèi)容。

觀察表明，整個(gè)會(huì)議的流程中，幾個(gè)頗為普遍的公司會(huì)議現(xiàn)象值得重點(diǎn)關(guān)注。一是有些會(huì)議材料的準(zhǔn)備，要么簡單得只有幾條提綱，無法提供討論、研究和決策的足夠信息，要么就文件堆積如山，一時(shí)半刻根本理不清重點(diǎn)、要點(diǎn)和難點(diǎn)；二是會(huì)議時(shí)間拉長是常態(tài)，而且第一個(gè)議題往往耗費(fèi)時(shí)間大大超過規(guī)定時(shí)間，后面的議題不得不匆匆走過場，甚至于有些議題只能推遲到以后的會(huì)議；三是會(huì)議紀(jì)要本來是會(huì)議后行動(dòng)的依據(jù)，很多會(huì)議紀(jì)要并沒有充分反映會(huì)議的關(guān)鍵要素，空洞無物，語焉不詳，依據(jù)不明晰，關(guān)鍵事項(xiàng)不突出，留給執(zhí)行過程很大的想象空間，不僅指導(dǎo)不了會(huì)議后實(shí)際的工作，還時(shí)常帶來新的矛盾和摩擦。

從內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分工看，公司的辦公室（董事會(huì)辦公室、總經(jīng)理辦公室等，文中不細(xì)分）是負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)工作的。上面這些“負(fù)面”的會(huì)議現(xiàn)象，首當(dāng)其沖要承擔(dān)責(zé)任的，就是辦公室。辦公室是公司的“不管部”，職責(zé)上通常說成是“辦會(huì)、辦文、辦事”的機(jī)構(gòu)。辦公室真正的功能，是做決策層、管理層和監(jiān)督層的“助手”，具有事實(shí)上高于公司內(nèi)部其他部門的地位。在這個(gè)意義上講，開好會(huì)，對(duì)于辦公室，不僅僅是一份職責(zé)，也有足夠的權(quán)威和基本的資源。也就是說，會(huì)議開得好，首功一定是辦公室的；同樣，如果會(huì)議開得不好，無論辦公室怎樣推卸責(zé)任，也是徒勞的。在此，治理會(huì)議的第一要點(diǎn)，就必須抓住會(huì)議的核心治理者——辦公室。

辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)工作，并不意味著它能夠包辦會(huì)議的一切。事實(shí)上，一家公司有各種各樣的會(huì)議，即使是高層的決策和管理、監(jiān)督性質(zhì)的會(huì)議，也會(huì)涉及各種各樣的議題，辦公室并不能夠?yàn)檫@些涉獵廣泛的議題起草文件、提供議題，很多情況下也沒有能力直接整理會(huì)議紀(jì)要；辦公室“辦會(huì)”主要的直接工作，也只有會(huì)議召開這一個(gè)環(huán)節(jié)。從這個(gè)視角看，辦公室的會(huì)議職責(zé)是需要延伸的，即延伸到其他部門中去，延伸到其他部門的“辦會(huì)”人員中去。一個(gè)公司完備的會(huì)議體系，就是以辦公室為核心并有效地延伸到其他部門和人員的體系。會(huì)議開得好不好，在相當(dāng)大的程度上，就是由這樣的會(huì)議延伸系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量來決定的。這種由辦公室為核心的公司會(huì)議組織系統(tǒng)，構(gòu)成了治理會(huì)議的第二要點(diǎn)。

我們知道，會(huì)議大都是通過文字材料的形成、討論、修改和流轉(zhuǎn)等程序來完成的。會(huì)議質(zhì)量的高低，相當(dāng)程度上取決于議題文字材料的水準(zhǔn)，以及會(huì)議紀(jì)要的精到和準(zhǔn)確。頗具意味的是，實(shí)踐表明，會(huì)議議題材料、會(huì)議紀(jì)要的優(yōu)劣，基本由起草者個(gè)人的思想高度、業(yè)務(wù)水平和文字能力所決定，而不是由多層次的審查、把關(guān)等決定。這一點(diǎn)，提示了治理會(huì)議的第三個(gè)要點(diǎn)，即公司要有相對(duì)穩(wěn)定并具有相當(dāng)水平的會(huì)議材料起草隊(duì)伍。這支隊(duì)伍，通常而言，由辦公室保有基本數(shù)量的高水平“筆桿子”，再加上各個(gè)部門的專門人員配置來構(gòu)造，辦公室牽頭負(fù)責(zé)。這樣，在公司組織構(gòu)架內(nèi)，就實(shí)實(shí)在在地存在一個(gè)“會(huì)議材料起草系統(tǒng)”，盡管這個(gè)系統(tǒng)并不具有機(jī)構(gòu)性的組織形態(tài)。大量公司的經(jīng)驗(yàn)反反復(fù)復(fù)地顯示，一家公司的會(huì)議開得成功，這個(gè)“系統(tǒng)”發(fā)揮的作用是巨大的。

談及公司會(huì)議中出現(xiàn)的各種問題，毫無疑問，首先就是由會(huì)議的組織體系不完備帶來的?？梢钥吹?，許多公司的辦公室，僅僅將自身作為會(huì)議的負(fù)責(zé)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)，沒有制度化地延伸到其他部門中去；辦公室自身能夠做到多少算多少，其他部門能夠做到多好算多好，會(huì)議的質(zhì)量取決于會(huì)議關(guān)聯(lián)部門之間被動(dòng)性的偶然巧合，而不是組織體系完備下的積極所為。

此外，大量公司的“會(huì)議材料起草系統(tǒng)”是碎片化的，從辦公室到其他部門，沒有相對(duì)穩(wěn)定的“筆桿子”隊(duì)伍，起草人員經(jīng)常變動(dòng)，也沒有受過基本的會(huì)議議題、會(huì)議紀(jì)要起草訓(xùn)練，零零散散的起草隊(duì)伍只能起到維持會(huì)議召開的作用，支撐不了較高水平的會(huì)議?，F(xiàn)實(shí)中看到，許多公司的會(huì)議材料和會(huì)議紀(jì)要，信息混亂、主題不明、觀點(diǎn)無據(jù)、建議不實(shí)，有時(shí)則是提綱不成提綱，要點(diǎn)不是要點(diǎn)，相關(guān)不相關(guān)的附件倒是多得不得了。最令人不可接受的是，有些會(huì)議實(shí)際開得還是頗有成效的，但文字材料最后反映出來的結(jié)果，卻不是那么高效率和高質(zhì)量。

其次，許多公司的辦公室不用或不敢用“會(huì)議權(quán)威”，導(dǎo)致會(huì)議實(shí)際運(yùn)行“聽之任之”。這一點(diǎn)，在會(huì)議召開階段表現(xiàn)得最為典型。安排和掌握好會(huì)議的時(shí)間，合理設(shè)置議題排列順序和分布；在會(huì)議之前，向會(huì)議主持人報(bào)告會(huì)議準(zhǔn)備情況及要求，同時(shí)向匯報(bào)部門強(qiáng)調(diào)匯報(bào)重點(diǎn)和時(shí)間控制等，都是辦公室“會(huì)議權(quán)威”的實(shí)施過程。觀察表明，相當(dāng)多的公司辦公室沒有使用這樣的“權(quán)威”。它們相信并寄望于主持人會(huì)把握好會(huì)議的一切，或者說是不敢對(duì)主持人提出會(huì)議的“開法規(guī)則”；對(duì)匯報(bào)部門也沒有硬性要求，認(rèn)定它們會(huì)按會(huì)議主持人的提示自覺地掌控匯報(bào)。辦公室忘記了，組織會(huì)議是自己的“專業(yè)職責(zé)”，會(huì)議主持人和匯報(bào)部門都不是“會(huì)議專家”，因而辦公室應(yīng)當(dāng)發(fā)揮“專業(yè)權(quán)威和特長”。一旦這種辦公室的“權(quán)威”缺位，結(jié)果必然就是會(huì)議拉長、議題討論時(shí)間分布極不均衡、大量時(shí)間耗費(fèi)在無謂的爭論上等等。特別是，在會(huì)議上，對(duì)于匯報(bào)部門漫無目的的重復(fù)介紹、解釋，辦公室不給予合適的干預(yù)，更談不上對(duì)主持人可能出現(xiàn)的失誤進(jìn)行提示了。試想，這樣的會(huì)議，又如何保證得了高效率和高質(zhì)量呢？

第三，許多公司高層沒有將會(huì)議作為與業(yè)務(wù)同等重要的事項(xiàng)來對(duì)待，缺乏培訓(xùn)、交流和考核評(píng)價(jià)的制度機(jī)制。雖然說，公司的辦公室具有天然性的“會(huì)議權(quán)威”，但公司高層如果不給予足夠大的重視，不放手讓辦公室發(fā)揮這種權(quán)威，治理會(huì)議也難以達(dá)到較高的境界。實(shí)踐告訴我們，會(huì)議作為一種制度工具，在服務(wù)決策、管理和監(jiān)督的同時(shí)，其自身也是需要完善和提升的，這一點(diǎn)恰恰被許多公司高層忽略。他們將開會(huì)看成是“天生就會(huì)”的本領(lǐng)，不在治理視線之內(nèi)。例如，公司有各種各樣的戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、營銷等會(huì)議，年年都開，經(jīng)常在開，但就治理會(huì)議本身而開的會(huì)議，很多公司許多年都不開一次，有些公司干脆就沒有開過。至于完備的“治理會(huì)議”的培訓(xùn)、交流和考核等制度和機(jī)制，大量公司更是欠缺。舉例說，會(huì)議材料起草人定期或不定期的培訓(xùn)提高，很難在公司治理的工作中得到安排。在這樣的格局下，辦公室的“會(huì)議權(quán)威”沒有發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和完整途徑，不得不通過零零碎碎的敲打、提示和補(bǔ)位，匆忙無序地完成會(huì)議，無法達(dá)到理想的會(huì)議效率和質(zhì)量。

一般說來，一個(gè)好的公司會(huì)議，應(yīng)當(dāng)在會(huì)議效率、質(zhì)量和合規(guī)方面都能夠達(dá)到相當(dāng)?shù)乃疁?zhǔn)。效率是指時(shí)間的掌控問題，會(huì)議不能“只議不決”地?zé)o謂耗費(fèi)時(shí)間；質(zhì)量則是保證會(huì)議能夠順利地完成預(yù)定的議題，并形成可操作的結(jié)論；合規(guī)是講程序的周全，不能留下程序遺漏、缺失或干脆不要程序的會(huì)議“后遺癥”。從實(shí)踐中的問題入手，在這里，我們有必要強(qiáng)調(diào)治理會(huì)議的三個(gè)主要“基本建設(shè)”，即公司辦公室“會(huì)議權(quán)威”的建設(shè)、完整的會(huì)議組織系統(tǒng)建設(shè)和會(huì)議材料起草系統(tǒng)建設(shè)。毫無疑問，辦公室的“會(huì)議權(quán)威”建設(shè)是第一位的。它是治理會(huì)議的“龍頭”。只要辦公室確實(shí)到位了，整個(gè)會(huì)議系統(tǒng)便可“龍騰虎躍”。