陳彩虹

現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展為紙質(zhì)文件向電子文件的過渡提供了條件。在檔案形式從紙質(zhì)到電子轉(zhuǎn)換的過程中，檔案工作者如何去處理電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存和更換也成為一個亟需思考和解決問題的。本文從電子檔案和紙質(zhì)檔案的各自的特征出發(fā)，分析了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必要性，并深入探究了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的問題。

1 電子檔案及紙質(zhì)檔案各自的特征

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是一種以紙張為載體的檔案，紙質(zhì)檔案的特征總結(jié)起來如下：檔案信息對載體的依附極強嗎，以紙質(zhì)為媒介，記錄原始信息，且在檔案信息與載體緊密結(jié)合的情況下，載體與信息難以重新分離，信息可以長期保存。雖然紙張在一定條件下可能發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，也可能著火。然而，排除這些偶然的因素，紙張顯然比以前的記錄載體如木板、動物皮革和石頭用有更長的使用壽命和更大的存儲能力；工作量很大，信息獨占性明顯。紙質(zhì)檔案在歸檔時，所需的人力更多，并且同一時間，不同地點的紙質(zhì)檔案資源無法共享；此外，紙質(zhì)檔案要占用了一定的空間，檔案管理也會更加困難。

電子檔案指的是從電子文件中轉(zhuǎn)換出來的文件，基于電子介質(zhì)為載體可以被計算機識別的檔案。電子檔案是檔案現(xiàn)代化的產(chǎn)物。電子檔案的主要特征如下：信息存儲密度高。各種電子媒體，如磁盤和光盤，具有海量存儲的功能，存儲空間小，存儲方便。信息形式更加多樣化。電子檔案的內(nèi)容可以是圖片、文字、聲音、圖像，其內(nèi)容多樣、形象生動，這是電子檔案的最大特點。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的必要性分析

2.1 兩種形式的檔案都是社會所需的

紙質(zhì)檔案收集與管理的重點是根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和時間對檔案進行分類、整理和歸檔。電子檔案管理的重點是在技術(shù)條件轉(zhuǎn)換的前提下配備必要的電子設(shè)備。雖然紙質(zhì)檔案和電子檔案的功能和特征各不相同，但這兩種文件的優(yōu)點在社會上都是必要的，兩者都不能輕易替代對方。紙質(zhì)檔案雖然不利于信息的傳遞，但它的原始性很強。電子檔案雖然具有更大的信息存儲能力和更高的信息共享能力。然而，電子檔案也有自身難以克服的缺點：電子檔案的載體是不耐用的，數(shù)據(jù)容易丟失，單純使用電子載體，容易造成一些不必要的損失；此外，電子檔案在形成、管理、運輸?shù)确矫嬉灿衅渚窒扌?，它的穩(wěn)定性、真實性和完整性易受多種因素影響。

2.2 紙質(zhì)檔案有其不可替代性

從發(fā)展的觀點來看，電子檔案無疑是新生產(chǎn)力的代表。那么電子檔案能取代紙質(zhì)檔案嗎？答案當(dāng)然是否定的。其原因是人類使用紙質(zhì)文件的歷史較長，在紙質(zhì)文件的管理方面更有經(jīng)驗。司法部門也早就形成了一套成熟的檔案鑒定技術(shù)。法律文件也承認(rèn)文件檔案的作用和效力。古往今來，紙質(zhì)檔案在許多重大的司法案件中起著重要的作用。直到今天，紙質(zhì)檔案的權(quán)威在法律體系中得到了廣泛的認(rèn)可?？梢哉f，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性是毋庸置疑的。此外，許多具有憑證功能的電子文件必須必須復(fù)制和存檔，才可以確保其安全性。可以說，即使是先進的科學(xué)技術(shù)，即使電子檔案的優(yōu)勢是顯而易見的，在信息時代，用電子檔案完全取代紙質(zhì)文件是不現(xiàn)實的。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存的建議

3.1 完善及健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新形式的檔案載體的出現(xiàn)和管理的智能化，要求檔案部門進一步完善規(guī)范和制度，為電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換、對接和管理提供制度保證。鑒于此，檔案部門應(yīng)根據(jù)電子檔案的特點設(shè)定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，頒布了電子檔案的著錄、標(biāo)引規(guī)則以統(tǒng)一電子數(shù)據(jù)的格式，并明確規(guī)范電子檔案信息載體，硬件設(shè)備、存儲格式和轉(zhuǎn)換格式的標(biāo)準(zhǔn)，并要求檔案管理者做好電子檔案的歸檔與管理的工作，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定的內(nèi)容。

3.2 提高兩種檔案的關(guān)聯(lián)性，進行同步歸檔

從信息安全的角度來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存將持續(xù)很長一段時間。從檔案管理和利用的角度，將各種有價值的檔案內(nèi)容進行記錄和歸檔，其目的是改善檔案的基礎(chǔ)，促進檔案資源的共享。因此，檔案管理人員應(yīng)在做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理工作的基礎(chǔ)上，做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步存檔，加快紙質(zhì)檔案的電子掃描和轉(zhuǎn)換的進程，有序的將紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案。同時將那些少量的電子檔案復(fù)制、保存，或?qū)⑵滢D(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，使其能夠脫機保存，以加強電子檔案和紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)，減少這兩種檔案因為原始數(shù)據(jù)丟失所造成的不便等問題。

3.3 加強電子檔案管理體系的創(chuàng)新

電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作要取得顯著成效，就必須不斷在模式、理念和手段方法上創(chuàng)新。許多機構(gòu)的內(nèi)部檔案部門沒有獨立性，它的主要職能是執(zhí)行相關(guān)的決策而不是決策，這種相對落后的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展，這也制約了檔案管理與利用的成效。這就要求企業(yè)和機構(gòu)應(yīng)不斷提高自身的檔案管理意識，將檔案部門設(shè)立為直屬單位，要求檔案部門資源開發(fā)、人員編制等方面進行全方位的創(chuàng)新，為檔案管理工作提供良好的環(huán)境。檔案部門應(yīng)解放思想，改變過去那種重館藏輕利用的發(fā)展理念，不斷充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，嚴(yán)格電子檔案標(biāo)準(zhǔn)與館藏要求，并在檔案管理方法、環(huán)節(jié)和手段上做出改變，變紙質(zhì)文件為系統(tǒng)的電子文件組合，完善紙質(zhì)檔案信息化轉(zhuǎn)換流程與管理程序。

3.4 強化檔案保管設(shè)施的建設(shè)

紙質(zhì)檔案和電子檔案的保存和管理都需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，需要在保管設(shè)施完備、條件安全的情況下進行。紙質(zhì)檔案通常是以“件”為保管單位進行檔案保管的。一般來說，同樣的內(nèi)容，以紙張為媒介創(chuàng)建檔案的數(shù)量相對龐大，并隨著時間的推移會出現(xiàn)越來越多的紙檔案，檔案保管對空間的需求也會越來越大，這將給檔案管理人員帶來一定的壓力。同樣，電子檔案雖然占用空間較少，但其保存和利用對存儲設(shè)備和電子系統(tǒng)有更高的要求。因此，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中，企事業(yè)單位必須首先對檔案庫房進行總體布局，確保檔案庫房布局合理，確保檔案保管環(huán)境安全、保密。一般來說，檔案庫房要滿足檔案管理的防潮、防火、防火、防盜、防塵的要求，并遠離易燃易爆場所。

（作者單位：浙江省長興縣人民法院）