易凱　黃超　張偉藝

摘要：我國高校物資采購屬于政府采購范疇，具有采購量大、采購種類多、專業(yè)性較強等特點。本文結合高校政府采購特點和信息化管理系統(tǒng)平臺，對高校采購工作流程和管理模式進行探討和研究，分析現(xiàn)階段管理系統(tǒng)平臺特點，探討如何優(yōu)化高校政府采購流程和平臺服務。

關鍵詞：信息化；高校政府采購；管理系統(tǒng)

隨著我國經濟和科技的快速發(fā)展，國家對教育的重視程度不斷提高，高等教育的規(guī)模不斷擴大，為適應高等教育的迅速發(fā)展，學校需要不斷進行基礎設施建設以及教學用設備的購買。由于學校屬于非營利性機構，大部分建設經費需要由政府集中撥款，近幾年教學規(guī)模不斷擴大，政府也加大了對教育事業(yè)的投入。在我國政府采購制度的逐步完善下，高校的基礎設施建設、各類實驗設備和物資的采購均已納入政府采購范圍。

高校使用政府采購方式，有其優(yōu)點，如較其他采購方式更為集中和規(guī)范，管理也更加嚴格。但高校政府采購具有種類多、款項大、價格變化快、審批程序多、時間長、易產生腐敗貪污等固有缺陷。為了保證高校的教學和科研工作能有序進行，我們應著眼于提高政府采購工作的效率，進一步優(yōu)化完善審批和采購工作的流程，提高采購方和供貨方雙方的滿意度。結合當前主流的互聯(lián)網(wǎng)信息化管理手段，開發(fā)并使用一套成熟完善的政府采購管理系統(tǒng)能極大提高采購工作的效率，規(guī)范對采購各個流程的管理。網(wǎng)上采購系統(tǒng)平臺也是全國各部門和各高校完成政府采購工作的主要平臺。

一、高校政府采購工作的優(yōu)化

1.規(guī)范款項使用

近幾年來，國家對高校的投入增多，用于教學方面的經費逐年增多，高校在使用國家經費進行采購時，應盡可能地利用好經費，將資金的作用發(fā)揮至最大。在進行采購工作之前，必須對需采購的設備、物資或服務等產品進行明確分類和規(guī)定，避免出現(xiàn)專項撥款使用不當?shù)那闆r。

2.改進審批工作

由于高校的項目建設經費較多，在提出項目時有可能出現(xiàn)非必需或非合理的項目計劃，如果盲目通過這類項目，會造成教育建設經費的浪費。要避免這類現(xiàn)象發(fā)生，就要求管理層加強監(jiān)督及審批工作。對于一些未經論證或論證不充分、非必需或與教學建設目的關系不明確的項目，要嚴格執(zhí)行審批工作，做好預算及項目的修改。做好前期的審批工作，才能使下一步的采購工作更為清晰明確。

3.采購流程公開透明

高校政府采購中有出現(xiàn)貪污腐敗的風險，造成該現(xiàn)象的部分原因為監(jiān)管機制不健全，或招標信息不對稱。要規(guī)避該類風險，可以對招標信息進行公開，提高信息的透明度，同時，監(jiān)管部門需要明確自己的職責，做好相應的監(jiān)管工作。

二、構建完善的政府采購流程

根據(jù)政府采購的相關規(guī)定和其自身特性，一般采用提出項目并審批、選擇合適方式進行采購、簽訂合同并供貨驗收的基礎模式，實施過程中會與使用部門、審計部門、監(jiān)督部門以及供應商或中介等進行溝通聯(lián)系，以保證采購工作順利進行。圖1以廣西醫(yī)科大學采購工作流程為例，由計劃填寫開始至資產最終入庫的工作流程。

三、高校政府采購管理綜合系統(tǒng)平臺的設計與使用

為了進一步提高高校政府采購工作的效率、規(guī)范采購工作的管理審核、提高綜合管理能力，我們可結合現(xiàn)代信息化管理技術，設計并開發(fā)出一套以互聯(lián)網(wǎng)為依托的采購綜合管理系統(tǒng)平臺。現(xiàn)階段由于信息技術不斷發(fā)展，各高校對網(wǎng)上采購模式接受度越來越高，目前已有許多高校結合本校自身特點，自行開發(fā)設計軟件。以廣西醫(yī)科大學采購綜合管理平臺為例，分析研究現(xiàn)階段在信息化管理手段下，主流政府采購網(wǎng)上管理平臺的設計與使用。

1.系統(tǒng)模塊設計

（1）項目申報及審批板塊。由有采購需要的部門填寫項目計劃，其主管部門審核，再由相關審計部門進行審批，經過不同級部門層層審核通過后即可進行采購工作。

（2）采購工作實施板塊。各采購管理部門根據(jù)審批意見及結果，以及不同的購買需求，選取合適的政府采購方式，按規(guī)范流程進行物資等產品的采購。

（3）監(jiān)督及反饋板塊。方便各部門進行采購工作的監(jiān)督，加強了對各部門的監(jiān)管工作，提高采購信息的透明度。反饋系統(tǒng)能及時獲取采購工作中使用單位、采購部門及供貨商各方的需求，調整工作進度，優(yōu)化實施細節(jié)。

2.系統(tǒng)設計通用理念

（1）高效簡便。設計使用采購管理系統(tǒng)的目的就是為了提高采購工作的效率和管理效能，因此為了能更簡便、高效地收集各類有效數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應更貼合辦公人員的工作習慣，與主流辦公軟件相適應，降低信息收集的難度。

（2）安全可行原則。高校物資采購的資金多來源于國家撥款，屬于政府采購的范圍，在設計該系統(tǒng)時應嚴格遵守政府采購相關法律法規(guī)和管理規(guī)范，操作規(guī)范嚴謹，貼合客觀使用情況。同時保證信息安全，保護政府采購信息，防止泄露。

（3）分區(qū)管理原則。在采購工作進行中，各方對采購系統(tǒng)的需求不是一成不變的，系統(tǒng)應做到對不同使用方分區(qū)管理，在有需求時進行動態(tài)調整，貼合用戶需求，以達到最佳的使用效果，提高辦公效率。

四、高校政府采購管理綜合系統(tǒng)平臺的特點

1.流程更規(guī)范、完善

建立系統(tǒng)化體系，統(tǒng)一進行采購工作，能規(guī)范采購的前后流程，向前至審批工作，向后至反饋評價體系。從審批工作開始，嚴格執(zhí)行每一項流程，工作層級分布明確，項目必須經過相關審計和管理部門審批合格后方能進行采購工作。采購過程中也嚴格按照預先設置的采購工作流程進行，缺少其中任何一步都無法完成采購，這樣能大大降低出現(xiàn)違規(guī)操作的可能性，如圖2所示為廣西醫(yī)科大學采購管理平臺項目審批系統(tǒng)化流程圖。

圖2系統(tǒng)化流程模塊結構示意圖

2.嚴格管理審批工作

信息化管理系統(tǒng)完善了采購流程，同時也實現(xiàn)了大量的信息資源共享，有利于加強申購部門對市場信息的了解，以便更好結合本部門情況選擇采購的物資。相關審計部門也能及時了解申購部門情況和需求，正確地對上報的計劃項目進行評估，對不符合要求的項目重新進行審核評價，或提出改進意見，仍然達不到的項目則駁回，從而嚴格計劃項目的準入，減少出現(xiàn)經費浪費的情況，圖3即為廣西醫(yī)科大學內部審核流程圖。

3.提高管理效能

信息化管理平臺的目的就是提高管理效能和工作效率，因此要求采購管理系統(tǒng)的設計具有簡單實用的特點，能同時適應采購方和供應方的不同使用需求。系統(tǒng)的使用貼合主流辦公軟件，降低各方人員的操作難度，提高信息的收集度，同時也省去復雜操作帶來的不便。下圖為廣西醫(yī)科大學采購管理綜合系統(tǒng)的管理界面，在合同信息的導入和最終導出時，均可使用現(xiàn)階段主流的辦公軟件，如wbrd、Excel等，進行數(shù)據(jù)處理，大大提高了工作效率，減少操作難度和時間，進而縮短整個采購工作的持續(xù)時間。

4.公開透明，查詢有據(jù)

信息化管理手段能將采購流程規(guī)范化，嚴格固定在可管控的范圍內，請購、審計、采購各部門分工明確，前至審批，后至反饋，流程明確做到采購工作全程透明化、公開化。信息公開有利于監(jiān)督部門對整個采購流程進行監(jiān)督管控，以及各方對學校采購工作的監(jiān)督，在采購過程中做到公平、公正和公開。信息公開有利于減少貪污腐敗的事件發(fā)生，促進高校廉政工作的進行。以信息化管理系統(tǒng)為依托，便于對通過該系統(tǒng)完成的采購工作進行追蹤和信息留檔操作，每一個操作過程都有理有據(jù)，并且也為日后的追查調查保留了客觀材料。

在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展的時代，使用互聯(lián)網(wǎng)為依托的管理系統(tǒng)進行辦公和管理是必然趨勢，也是現(xiàn)階段各政府部門和高校系統(tǒng)采用的主流辦公輔助軟件。高校政府采購工作與信息化管理手段結合，能大大提高采購工作的工作效率以及各部門對采購工作管理的效能。在系統(tǒng)試用期間，各高校應注意采取與時俱進的科學發(fā)展觀，及時發(fā)現(xiàn)存在問題并積極做好優(yōu)化，讓系統(tǒng)更貼合本?；虮静块T使用習慣，完善高校政府采購工作，為高?；A設施建設和教育建設提供良好的保障。

參考文獻

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（責任編輯：蘭卡）