孫紅

[摘 要] 近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技的進(jìn)步無(wú)疑為我們提供了更好的檔案管理平臺(tái)，而傳統(tǒng)的高校干部檔案管理方式多以人工為主，通過(guò)檔案查閱、人工錄入等，不僅耗時(shí)耗力，而且錯(cuò)誤率極高，并且過(guò)多的運(yùn)用到了紙張表格，不利于無(wú)紙化辦公的推行。因此，從新時(shí)代背景下高校干部檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)入手，對(duì)其提高高校干部檔案管理水平的措施進(jìn)行系統(tǒng)的論述，從而更好地促進(jìn)我國(guó)高校干部檔案管理水平的提高。

[關(guān) 鍵 詞] 新時(shí)代；高校干部檔案管理；措施

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）08-0193-01

檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部分，在日常的學(xué)習(xí)生活中發(fā)揮著重要的作用。而從我國(guó)目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展，為高校的檔案管理工作提供了更加方便、快捷的方式。與此同時(shí)，新技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展也對(duì)高校檔案管理工作提出了更高的要求。因此從這個(gè)角度來(lái)看，當(dāng)前我國(guó)高校在對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)展的過(guò)程中，要積極結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)際，采取相應(yīng)的措施，從而更好地促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理水平的不斷提高。

一、新時(shí)代背景下高校干部檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支撐下，我國(guó)高校在具體進(jìn)行高校干部檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，其逐漸朝著信息化、智能化的方向發(fā)展。具體來(lái)講，其檔案信息的管理更加精細(xì)化、科學(xué)化。在檔案信息查詢、分類等方面都具有一定的系統(tǒng)性。因此，從某種意義上來(lái)講，在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新時(shí)期下，我國(guó)高校干部檔案管理工作的開(kāi)展是充分建立在一定的科學(xué)技術(shù)之下的，信息化程度較高。

二、高校干部檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）高校干部檔案管理體系不健全

在高校干部檔案管理的檔案管理工作體系中，檔案是由各部門自行初步整理后再移交檔案室的，卷宗是以某一個(gè)項(xiàng)目為單位的檔案室要做的工作是根據(jù)各部門的職能將檔案排序，再按要求存放，匯總了一個(gè)項(xiàng)目的全部資料文件。在項(xiàng)目完成后制成卷宗，然后放到檔案架上保存。檔案室的另一項(xiàng)工作就是錄入案卷，還有就是為職工查閱檔案時(shí)提供服務(wù)以及一些日常維護(hù)工作。但是，其體系不健全，大大影響了其檔案信息錄入的精準(zhǔn)化。

（二）高校干部檔案管理方式有待提高

檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和目的地是人，所以其管理也要遵循以人為本的理念。高校干部檔案主要是收集和整理高校干部資料、個(gè)人情況、發(fā)展情況等，對(duì)于保密性和安全性有著極高的要求。傳統(tǒng)高校干部檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)手工填表豐富信息，提交紙質(zhì)資料，集中留存在檔案室，不僅在檔案的制作過(guò)程中耗費(fèi)了巨大的人力、物力、財(cái)力，更對(duì)以后的檔案查找和調(diào)出產(chǎn)生了不小的阻礙。另外，繁復(fù)的人工性質(zhì)工作極大地提高了錯(cuò)誤率，在后期的查閱和修正檔案中難以發(fā)現(xiàn)。最后，傳統(tǒng)的高校干部檔案管理系統(tǒng)大多以紙張為記錄媒介，以筆為主要工具，存在著浪費(fèi)現(xiàn)象。

三、提高高校干部檔案管理水平的措施

（一）建立安全可靠的大數(shù)據(jù)庫(kù)

作為高校干部的檔案管理部門，匯集存放了大量的干部個(gè)人信息等資料，因此首先需要保證的就是信息的安全性，其次由于涉及人數(shù)眾多、資料繁重，因此對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性和內(nèi)存要求頗高。建議使用甲骨文公司的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)——Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，這是一款效率高、可靠性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

古語(yǔ)有云：“學(xué)如逆水行舟，不進(jìn)則退。”這不僅是要求我們?cè)谇嗌倌觌A段堅(jiān)持學(xué)無(wú)止境、勇攀高峰，更是為工作生活指明了發(fā)展方向——即要不斷地實(shí)現(xiàn)自我充實(shí)。因此，在實(shí)際的高校干部檔案管理工作中，對(duì)工作人員的集中培訓(xùn)就顯得尤為重要。一方面，可以進(jìn)行定期的知識(shí)講座和學(xué)習(xí)交流座談會(huì)，把自己在工作中遇到的難點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題講出來(lái)，發(fā)揮集體的智慧共同解決。另一方面，可以開(kāi)辦短期教學(xué)班，工作人員通過(guò)短暫的脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，對(duì)高校檔案管理具體辦法都有一個(gè)更深的了解，這樣在投入到實(shí)際的工作中才能實(shí)現(xiàn)“理論指導(dǎo)實(shí)踐”，為檔案管理工作帶來(lái)更多的活力與生機(jī)。

（三）推行具體的檔案管理細(xì)則

在對(duì)其高校干部的檔案信息等進(jìn)行管理的過(guò)程中，積極建立文書(shū)檔案分類保管期限表也是非常有必要的，結(jié)合國(guó)家檔案局以及本行業(yè)的規(guī)范編制《文書(shū)檔案分類期限表》，按照永久、30年、10年的保管期限標(biāo)定每種材料歸檔后的保管期限。根據(jù)不同的干部檔案信息儲(chǔ)存需求進(jìn)行實(shí)際的分類，從而更好地促進(jìn)我國(guó)高校干部檔案信息管理的信息化發(fā)展。

（四）優(yōu)化高校干部檔案的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在實(shí)際對(duì)其高校干部檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，積極地對(duì)其高校干部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)也是非常重要的。目錄下每個(gè)項(xiàng)目或者業(yè)主分配一個(gè)文件夾，再按照視頻或者文件的形式區(qū)分子集。還可以用Excel的統(tǒng)計(jì)透視功能完成信息統(tǒng)計(jì)篩選，提升對(duì)信息的統(tǒng)籌規(guī)劃能力。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要遵循簡(jiǎn)單明了的原則，以便捷服務(wù)為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)快捷化。同時(shí)，注重系統(tǒng)布局與內(nèi)容的結(jié)合，例如，將指引界面放在最顯而易見(jiàn)的位置，將聯(lián)絡(luò)電話放在網(wǎng)頁(yè)底部；注重設(shè)計(jì)中色彩的搭配，以柔和的暖色調(diào)為主，既保證護(hù)眼功能，又令整體效果看起來(lái)輕快明朗。

總的來(lái)說(shuō)，在信息化、智能化不斷進(jìn)步與發(fā)展的新時(shí)期下，我國(guó)在進(jìn)行相關(guān)高校干部檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，積極對(duì)其系統(tǒng)優(yōu)化、制度建立等進(jìn)行系統(tǒng)的重視是非常重要的。因此，在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，要不斷加強(qiáng)高校干部檔案管理水平，以更好地促進(jìn)其高校干部檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

張艷麗.新時(shí)代背景下高校如何強(qiáng)化和規(guī)范檔案管理[J].考試周刊，2017（87）：196.