向玉蓉

摘 要：縣級醫(yī)院的衛(wèi)生專業(yè)技術人員是醫(yī)療服務的主體，專業(yè)技術檔案管理對于促進醫(yī)院人力資源管理，加強衛(wèi)生專業(yè)隊伍建設和提升醫(yī)療服務水平有著重要意義。本文結合醫(yī)院實際工作，通過闡述既往醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理存在的問題，以及采取的措施與成效，討論該項工作的創(chuàng)新與提升。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；專技人員；問題；對策

醫(yī)院的衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案，是個人在醫(yī)、教、研的工作中不斷積累的技術資料，具有極高的醫(yī)學科學價值，是寶貴的科學技術研究資料[1]。它不僅客觀地反映專業(yè)技術人員的專業(yè)素質、技術能力，而且間接反映醫(yī)院整體醫(yī)療技術水平和教學科研能力，具有極高的保存和利用價值[2]。合格的衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案應該具有專業(yè)性、獨立性、動態(tài)性、完整性、真實性、保密性等幾個特點。四川省平昌縣人民醫(yī)院是平昌縣唯一的一家綜合性三級一等醫(yī)院，承擔著全縣的醫(yī)療、教學、科研等重大任務。目前，我院在職員工中各類醫(yī)技藥專業(yè)技術人員占職工總數(shù)91.2%。因此，衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案（以下簡稱專技檔案）的管理，是人事檔案管理最重要的組成部分。下面，筆者結合我院近年來的工作，就我院創(chuàng)新衛(wèi)生專業(yè)技術人員檔案管理工作的一些途徑和方法作簡單闡述。

1.醫(yī)院專技人員檔案管理存在的問題

1.1 重視程度低，管理意識差。首先，醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生機構，決策層普遍醫(yī)療服務作為日常管理工作的重點，缺乏將專技檔案其作為醫(yī)院決策依據(jù)的意識。因此，對專技檔案管理只是注重保管過程，未能進一步匯總、分析，無法讓它主動參與醫(yī)院的各項服務，沒有發(fā)揮專技檔案的作用。其次，由于醫(yī)院檔案管理人員，多是沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓的非專業(yè)人士，知識結構和專業(yè)水平較低，不具備檔案學、檔案管理學以及檔案著錄、標引、檢索、修裱等檔案管理的專業(yè)知識和基本技能。同時檔案管理人員常常身兼數(shù)職，缺乏足夠的時間和精力，也沒有檔案管理服務的認識，從而影響專技檔案的質量，更無法提供高質量的服務。最后，由于宣傳不到位，醫(yī)務人員沒有專技檔案的重要性認識，甚至認為個人檔案就該自行保管，導致部分檔案不能及時歸檔。醫(yī)院的檔案管理處于無序、零散，甚至缺失的狀態(tài)，每次評優(yōu)評先、職稱評聘或是需要匯總查閱某項資料時，需要耗費大量的時間和精力去收集整理。

1.2 管理不規(guī)范，制度不健全。專技檔案需要記載醫(yī)務人員的基礎材料，以及連續(xù)性記錄醫(yī)療活動經(jīng)歷、專業(yè)技術資格資料、職稱變動、科研論文、教學培訓及考核獎懲等信息。以往醫(yī)院缺乏完整的制度規(guī)范和監(jiān)管機制，收集時間不固定，收集類別不全面，收集渠道也不統(tǒng)一，因此無法保障專技檔案收集的及時性、完整性和準確性。

1.3 管理部門多、資料難共享。由于醫(yī)務人員的職稱評聘、科研論文、教學培訓、醫(yī)德醫(yī)風、考核獎懲等分別由人事科、科教科、教學辦、醫(yī)務科、黨總支辦等不同職能部門管理，沒有統(tǒng)一的部門協(xié)調、匯總、整理。因此各部門自行收集和管理，因此各類專技檔案較為分散，經(jīng)常出現(xiàn)重要的專業(yè)技術資料重復收集或是無人收集現(xiàn)象。同時，各部門之間信息共享性差，信息整合、利用價值不高，工作效率低。

1.4 硬件投入少，管理方式落后。一直以來，醫(yī)院針對檔案管理的投入少，基礎設施條件差。以紙張材料作為記錄對象，以一人一卷的形式進行存放，采用老舊的鐵皮柜進行存儲保管，存儲室的溫度、濕度等條件均達不到管理要求。專技檔案的收集、登記、整理、分類、匯總、存儲、檢索、查詢、借閱等工作，都是由人工完成，容易被人為破壞。信息登記和索引多停留在EXCEL工具登記原始資料狀態(tài)，電子化、網(wǎng)絡化的程度低，職能科室之間無法共享，影響了專技檔案的利用率。

2.創(chuàng)新醫(yī)院專技檔案管理的途徑與策略

2.1 提高全院專技檔案管理意識。醫(yī)院將加強專技檔案管理作為醫(yī)院管理創(chuàng)新、推動醫(yī)院發(fā)展的重要工作。由院領導牽頭建立醫(yī)院專技檔案管理工作領導小組，部署專技檔案管理工作任務，定期和隨時聽取相應工作匯報，協(xié)調和解決存在的問題和困難。通過多層次、多途徑、多形式的全員宣傳教育，普及檔案管理知識，提高檔案管理意識，使他們認識到歸檔的好處和歸檔的義務，及時主動的上交個人檔案材料。

2.2 建立健全專技檔案管理的規(guī)章制度。管理的科學規(guī)范，是專技檔案管理的基本要求。因此，醫(yī)院首先針對專技檔案歸檔、登記、整理、保管、借閱、查詢、分析和利用等不同環(huán)節(jié)，建立健全了相應管理規(guī)章制度，使專技檔案管理工作規(guī)范化、標準化、制度化。其次確定了專技檔案歸檔范圍，①基礎材料：個人基本情況、履歷表、學歷、學位證明材料；②教育培訓類：各類繼續(xù)教育、參加學術會議的證書、證明，專業(yè)技術進修、培訓的證明、證書；③專業(yè)技術類：專業(yè)技術資格證書、執(zhí)業(yè)證書，個人年度的專業(yè)技術工作總結；支邊援外、衛(wèi)生支農(nóng)、下鄉(xiāng)幫扶等醫(yī)療工作證明，現(xiàn)聘任期的聘書和聘任合同。④業(yè)務成果類：科研立項證明文件、科研成果鑒定證書；學術論文，著作專題研究報告；典型病例及特殊病例（包括圖片）等。⑤獲得的榮譽、業(yè)務考核及醫(yī)德醫(yī)風考評材料：各類業(yè)務及個人榮譽證明；專業(yè)技術失誤差錯材料；年度評優(yōu)評先及醫(yī)德醫(yī)風考評材料等。第三，明確檔案員的崗位職責和工作任務。要求各司其責，按歸檔要求和范圍，將專技檔案及時完整地收集、整理、歸檔。尤其要做到定時集中收集與經(jīng)常性收集、隨時收集相結合，收集過程中嚴把質量關，保證材料的真實性和可靠性。

2.3 提高檔案管理員的綜合素質。對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及檔案管理工作法規(guī)政策的宣傳教育，增強保密意識、責任感和職業(yè)精神。從實際工作出發(fā)，根據(jù)崗位需求，按照多層次、多形式地對檔案管理員進行培訓。通過專業(yè)培訓、進修、學術交流、參觀學習等方式，多渠道、多形式的開拓檔案管理員視野，提升業(yè)務水平。制定檔案管理員考核細則，與個人的績效考核、評優(yōu)評先、職稱晉升相結合。

2.4 清查健全現(xiàn)有專技檔案。醫(yī)院從各部門抽調多名檔案管理人員，對現(xiàn)有專技檔案逐份審查，嚴格鑒別。按照上文中提出的收集歸檔范圍，認真清查，對檔案缺少材料進行登記補充。凡是不符合歸檔要求或不屬于歸檔范圍的材料一律剔除。對于同音異字、一人多名、一人多齡等材料，通過身份證、戶口簿、任免審批表等有效證明進行鑒別，從而使現(xiàn)有的專技檔案完整、規(guī)范。

2.5 增加管理投入，建設信息系統(tǒng)。醫(yī)院增加檔案管理硬件設備投入，增加檔案存儲專用庫房，配備空調、除濕機、檔案密集架。同時，根據(jù)醫(yī)院專技檔案管理的要求，建設專技檔案管理的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)依托醫(yī)院內網(wǎng)辦公網(wǎng)絡平臺，采用基于WEB應用的B/S模式，可與醫(yī)院其他系統(tǒng)的接口連接，進行數(shù)據(jù)采集交互，具有強大的可配置性、操作性、拓展性、開放性。系統(tǒng)由人事科同一協(xié)調管理，科教科、教學辦、醫(yī)務科、黨委辦等不同職能部門在各自的WEB端口錄入和上傳相應檔案信息。除了常規(guī)登記錄入醫(yī)務人員各類信息外，要求所有的證件、證書、論文、科研、教學支農(nóng)照片等均要以圖片形式上傳數(shù)據(jù)庫。建立專技檔案管理信息系統(tǒng)后，所有錄入的數(shù)據(jù)可以反復查找利用。針對不同需要，通過對檔案資料的檢索、匯總、統(tǒng)計、分析，生成各類型報表。同時達到一方收集，多方共享的效果，專技檔案信息的利用率明顯上升，顯著提高行政管理部門的工作效率。

3 結束語

縣級醫(yī)院的專技檔案收集了大量的醫(yī)務人員工作資源信息，有著極強的實用和研究價值，是醫(yī)院的寶貴財富。通過上述舉措，我院初步建立專技檔案的現(xiàn)代管理模式，提高專技檔案信息資源的利用率，提升為醫(yī)院管理、臨床醫(yī)療、教學科研的服務能力，使專技檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

[1]木霄挺，王曉幸.醫(yī)護人員技術檔案管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)〔J〕.中華醫(yī)學科研管理雜志，2009，22（5）：309-310.

[2]但從鮮，劉利秀，王顯秀等.淺談醫(yī)院個人專業(yè)技術檔案的管理 [J].中外健康文摘，2012，3（12）：373一374