宗瓊

辦公室作為一個(gè)企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，創(chuàng)新的管理思路和方式，不僅可以提高工作質(zhì)量和效率，而且對提升企業(yè)的整體管理水平有著舉足輕重的作用。本文結(jié)合科研單位辦公室管理的現(xiàn)狀，著重論述企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新思路及實(shí)踐策略。

一、企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵

（一）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策

作為一個(gè)綜合性的管理組織，國有企業(yè)辦公室具有廣泛的接觸面和廣泛的信息。通過收集資料，提出了多種儲備方案和建設(shè)方案，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供了一個(gè)全面、詳細(xì)的依據(jù)。為提高企業(yè)的整體效率做好企業(yè)管理者的科學(xué)決策工作，為員工和助手提供科學(xué)依據(jù)。

（二）協(xié)調(diào)職能

辦公室是企業(yè)高效有序的協(xié)調(diào)人員，主要負(fù)責(zé)與企業(yè)外部單位和內(nèi)部部門的溝通、協(xié)調(diào)工作，確保各級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)精神得到及時(shí)傳達(dá)，促進(jìn)企業(yè)的正常運(yùn)作和全面發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)計(jì)劃，各種關(guān)系可以為可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，同時(shí)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的關(guān)系。

（三）信息溝通

現(xiàn)社會是信息溝通的時(shí)代，大量的信息接收和傳達(dá)是有效的控制和管理的目標(biāo)基礎(chǔ)，及時(shí)的溝通可以保證經(jīng)濟(jì)效益的增長從而提高工作效率。在內(nèi)部控制活動(dòng)中信息的透明性和反饋性是實(shí)現(xiàn)有效溝通和實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的關(guān)鍵，同時(shí)，企業(yè)辦公室需要改善溝通渠道、加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)管理，培養(yǎng)一批素質(zhì)高、實(shí)力強(qiáng)的信息人才隊(duì)伍，建立與業(yè)務(wù)目標(biāo)相關(guān)的管理系統(tǒng)，分工明確，嚴(yán)格監(jiān)督，保障信息及時(shí)傳達(dá)，為企業(yè)提供更優(yōu)更快的服務(wù)。

二、企業(yè)辦公室管理存在不足

（一）管理觀念缺乏創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以往舊的管理模式將被新的思想和工作方法取代，新的辦公工作內(nèi)容和形式也發(fā)生了變化，結(jié)合企業(yè)工作的實(shí)際情況，創(chuàng)新管理的概念應(yīng)改善辦公室管理工作的整體性質(zhì)，進(jìn)一步規(guī)劃促進(jìn)企業(yè)完善管理機(jī)制，適應(yīng)激烈的市場競爭環(huán)境。

（二）管理水平有待提高

管理涉及到組織的一切資源和活動(dòng)，包括一種深刻的辯證關(guān)系。正確處理事務(wù)，有利于提高管理效率。日常工作，如接收和接收正式文件，接收日常信息，收集和處理信息，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，是提高企業(yè)管理效率和整體工作效率的前提。根據(jù)實(shí)際情況對企業(yè)來說，充分發(fā)揮辦公室員工的積極性，引導(dǎo)他們挖掘內(nèi)在潛力，探索新的工作方法，高效地完成分配的各項(xiàng)任務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的效率。

（三）人員素質(zhì)需要加強(qiáng)

辦公室工作人員不同于其它部門專業(yè)技術(shù)人員，辦公室人員需要綜合知識強(qiáng)能適應(yīng)更多場所應(yīng)變能力強(qiáng)的人才，上要知國家政治政策，下要服務(wù)與群眾，所以對人員素質(zhì)要求越來越高，因此在進(jìn)行人才選擇時(shí)，要選取業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高，有好的協(xié)調(diào)能力和組織能力的人。

三、企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新思路及實(shí)踐策略。

（一）更新管理理念

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的核心是服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的全局，保證各部門的工作順利進(jìn)行。辦公室管理必須打破舊觀念創(chuàng)造新觀念，改進(jìn)管理方法，挖掘辦公室人員潛力，調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，確保實(shí)施通過制度約束的力量進(jìn)行管理創(chuàng)新。同時(shí)，根據(jù)辦公室管理模式的創(chuàng)新，調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)文化和制度規(guī)范，為企業(yè)的經(jīng)營、管理和發(fā)展帶來活力和活力的源泉。

（二）打通信息報(bào)告渠道 及時(shí)掌握企業(yè)動(dòng)態(tài)

首先，建立自己的網(wǎng)站既微信公眾號，使企業(yè)網(wǎng)站既微信公眾號成為對外宣傳、形象展示、信息發(fā)布、便于聯(lián)系的窗口和平臺。及時(shí)更新內(nèi)容，積極宣傳企業(yè)發(fā)展成果，展示企業(yè)良好的精神風(fēng)貌，充分發(fā)揮利用好網(wǎng)站平臺既微信公眾號。其次，歸口管里，專人負(fù)責(zé) ，確保網(wǎng)站既微信公眾號正常運(yùn)行。企業(yè)各部門通力配合，及時(shí)有效提供工作動(dòng)態(tài)、企業(yè)大事件、成果專利、轉(zhuǎn)型升級等信息稿件及圖片，進(jìn)一步的更快更及時(shí)的做好企業(yè)宣傳工作。

（三）規(guī)范管理制度 建立健全辦公室規(guī)章制度

有效實(shí)施辦公室管理工作，進(jìn)一步優(yōu)化和完善管理工作，為了落實(shí)科技發(fā)展觀，體現(xiàn)以人為本的理念，建立健全較為合理的，符合企業(yè)發(fā)展的管理制度，以進(jìn)一步提高辦公管理的效率，企業(yè)需要從長遠(yuǎn)的角度進(jìn)行改進(jìn)。在健全制度的基礎(chǔ)上規(guī)范辦公室管理，以進(jìn)一步調(diào)動(dòng)員工積極性，提高企業(yè)整體效率，使企業(yè)管理逐步走上規(guī)范化道路，是企業(yè)發(fā)展的核心因素。完善的規(guī)章制度它需要一定的權(quán)威，能夠約束辦公室中的每一位員工，使其履行自己的職責(zé)，合理行使個(gè)人權(quán)利和工作流程模式，完成良好的企業(yè)規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)有章可循，去推動(dòng)，落實(shí)責(zé)任，進(jìn)一步提高工作效率，提高管理水平。

（四）優(yōu)化人員配備 有效提高工作質(zhì)量

在有些企業(yè)里，上班族不只是聽從上級的安排去完成工作任務(wù)，同時(shí)也協(xié)調(diào)各部門之間的工作。一般情況下，其他部門行使職能，不能完全完成自己的任務(wù)。因此，辦公室的工作人員應(yīng)明確劃分，責(zé)任到人，建立合理的辦公室管理制度，讓員工能夠全身心投入到工作中去。之外，還需要對辦公室員工的工作能力和工作成績進(jìn)行考核，堅(jiān)持制度管人制度管事，公平公正、全面評價(jià)、注重實(shí)績的原則，在履行崗位職責(zé)和績效考核相結(jié)合起來，獎(jiǎng)懲分明，更有效提高工作效率和工作質(zhì)量。

（五）樹立新觀念 全面提高服務(wù)意識

首先，增強(qiáng)創(chuàng)新意識。辦公室要充分發(fā)揮自身的創(chuàng)新能力和主觀能力，改變傳統(tǒng)工作的思維方式，打破傳統(tǒng)工作的束縛，圍繞企業(yè)中心工作，積極主動(dòng)地為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)搞好服務(wù)，努力提高政治理論水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，做好“上為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)排憂，下為企業(yè)部門服務(wù)”的排頭兵。第二，增強(qiáng)整體意識。辦公室要從大局出發(fā)，聽取各方的意見，考慮并提出公平合理的方案，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)力量，熱情地組成和支持領(lǐng)導(dǎo)決策。

（六）注重學(xué)習(xí)培訓(xùn) 提升辦公室人員的總體素質(zhì)

首先，進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室人員培訓(xùn)是很有必要的，我們要充分認(rèn)識學(xué)習(xí)培訓(xùn)的重要性，辦公是一個(gè)綜合部門，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的部門更要積極主動(dòng)、全面系統(tǒng)努力彌補(bǔ)新的知識，才能更好的服務(wù)企業(yè)。其次，為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)辦公人員專業(yè)培養(yǎng)，促進(jìn)人員隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升，一方面，要更面全的掌握員工的基本信息，如教育、專業(yè)知識、愛好、工作經(jīng)驗(yàn)、家庭背景、人際關(guān)系等。另一方面，應(yīng)該對員工的價(jià)值觀和世界觀有所了解，要掌握辦公人員學(xué)習(xí)能力、修養(yǎng)、積極性和時(shí)間等方面，根據(jù)每個(gè)人的分工不同結(jié)合辦公室任務(wù)的要求培養(yǎng)辦公室工作人員補(bǔ)充相關(guān)的知識，提供更多的機(jī)會和平臺以便大家學(xué)習(xí)。

（七）更新辦公軟、硬件設(shè)施 整體提高工作效率

隨著現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的加快，使傳統(tǒng)的辦公模式顯得更加的遲緩和諸多的不便，以往的發(fā)文、通知、信息等都需要打印、復(fù)印、發(fā)放程序，使得過程長、效率低、浪費(fèi)多、成本高，最終還不能及時(shí)的得到傳達(dá)和溝通，造成或多或少的經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)今，無紙化辦公OA（辦公自動(dòng)系統(tǒng)）信息交流非?？焖偌皶r(shí)便捷，沒有地域的限制，只需要一臺電腦，鼠標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)，手指動(dòng)動(dòng)就可以得到及時(shí)的傳達(dá)與溝通，相應(yīng)的節(jié)約了成本，大量的減少了辦公經(jīng)費(fèi)，整體的提高工作效率。

四、結(jié)語

效率和實(shí)用性，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)辦公科學(xué)化管理的重要環(huán)節(jié)，一個(gè)企業(yè)的成敗取決于它對市場的適應(yīng)能力。而環(huán)境方面，也對其內(nèi)部管理制度進(jìn)行了科學(xué)的完善。隨著現(xiàn)代辦公科學(xué)管理體制的發(fā)展，辦公科學(xué)的規(guī)范化和有效性成為可能，企業(yè)辦公室要努力使各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，建立必要的考核、獎(jiǎng)懲辦法，鼓勵(lì)先進(jìn)，鼓勵(lì)落后，確保辦公室工作順利進(jìn)行。企業(yè)辦公管理要適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展帶來的巨大變化，注重辦公設(shè)備的更新和改進(jìn)，創(chuàng)新管理模式，追求效益的最大提高。（作者單位為湖南有色冶金勞動(dòng)保護(hù)研究院）