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        現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)踐與探索

        2018-05-14 12:12:09龐惠燕
        今日財(cái)富 2018年17期
        關(guān)鍵詞:檔案管理時代信息化

        龐惠燕

        企業(yè)檔案與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益緊密相連能夠真實(shí)全面的對企業(yè)的生產(chǎn)、管理和經(jīng)營過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄和反應(yīng),是企業(yè)資產(chǎn)中十分重要的一部分內(nèi)容。在信息化的時代背景之下,為了迎合企業(yè)發(fā)展的需求,應(yīng)當(dāng)對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型和升級。以企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況作為研究的切入點(diǎn)探索現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的方式方法,從理論和實(shí)踐的角度均具有十分積極的意義。

        一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

        (一)企業(yè)檔案信息化管理觀念淡薄

        企業(yè)檔案能夠真實(shí)全面的對企業(yè)的生產(chǎn)、管理和經(jīng)營過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄和反應(yīng),對企業(yè)的發(fā)展有著不可估量的價值。20世紀(jì)90年代,國家開始對企業(yè)實(shí)施行政管理,企業(yè)檔案的升級管理活動在全國范圍內(nèi)開展,企業(yè)檔案的管理水平得到了一定的提升,也標(biāo)志著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的開始。然而,進(jìn)入到21世紀(jì)以來,有關(guān)檔案部門對企業(yè)的監(jiān)管能力逐漸在削弱,加之企業(yè)管理者對檔案管理工作的認(rèn)識存在不足,檔案管理工作的升級未能持續(xù)跟進(jìn)實(shí)施,致使企業(yè)檔案管理工作停滯不前。

        (二)企業(yè)檔案管理部門主動作為意識不強(qiáng)

        過去30年互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展,如今信息化已經(jīng)滲透到了生活的方方面面,傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展,企業(yè)為了能夠在競爭激烈的市場中獲得長久的競爭力應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思路,順應(yīng)時代發(fā)展的特點(diǎn)對企業(yè)檔案實(shí)施信息化管理。然而,大部分企業(yè)缺乏主動作為的意識僅僅滿足于企業(yè)檔案收集保管和目錄的信息化,造成了企業(yè)檔案管理信息化嚴(yán)重滯后的局面。

        (三)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)投入力度不夠

        企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性與復(fù)雜性兼具的系統(tǒng)工程,需要專業(yè)化的技術(shù)支持以及完善的軟硬件配套設(shè)備為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理提供有力的基礎(chǔ)保障。企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程對數(shù)字化環(huán)境以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的性能要求比較苛刻,需要付出高昂的成本,從現(xiàn)實(shí)情況來看企業(yè)對于檔案管理投入的資金十分的有限,難以滿足上述要求,價值企業(yè)檔案信息化建設(shè)難以在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益,不能博得企業(yè)管理者的重視。因此在有限的資金投入下,企業(yè)檔案信息化建設(shè)難以取得成效。

        二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

        (一)確保檔案信息化與企業(yè)信息化同步建設(shè)

        目前正處于信息化的時代,企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟時代脈絡(luò)加快腳步進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè),從以往的經(jīng)驗(yàn)來看這項(xiàng)工作不是孤立于企業(yè)發(fā)展的,而是應(yīng)當(dāng)充分融入到整個企業(yè)的信息化建設(shè)之中。從發(fā)展方向上看,企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公系統(tǒng)、技術(shù)數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)無線對接,本著這個思路最終把檔案管理部門打造成企業(yè)的信息集中地。

        (二)實(shí)現(xiàn)企業(yè)存量檔案與現(xiàn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化管理

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄了企業(yè)的歷史,反映了時代的特點(diǎn),對企業(yè)的重要性不言而喻。為了提高企業(yè)檔案管理工作的效率,方便企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中對歷史資料進(jìn)行查閱,加之保護(hù)原件,處于上述原因應(yīng)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。

        (三)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享

        通過完成企業(yè)存量檔案以及增量檔案的數(shù)字化,建立全面完整記錄反映企業(yè)發(fā)展歷史以及經(jīng)營管理情況的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。充分利用企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的資源優(yōu)勢,提高企業(yè)的工作效率、提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,對于企業(yè)的發(fā)展來說具有重要的意義?;谶@個目的,企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極作為,為員工提供一個便捷的企業(yè)檔案查詢平臺,切實(shí)做到資源共享,讓沉睡的檔案煥發(fā)新的生命活力。

        (四)強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

        新時期對企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的要求,具體來說企業(yè)的檔案管理人員在具備專業(yè)化的檔案管理知識的基礎(chǔ)上還要熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作。基于以上原因,企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中,必須加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn),幫助其提高計(jì)算機(jī)的操作水平,更熟練的操作相關(guān)檔案管理系統(tǒng)。除此之外,企業(yè)還應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)具備豐富檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)人才,全面提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

        三、結(jié)語

        當(dāng)今時代是信息化主導(dǎo)的時代,從現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作來看,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展要求,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理是時代發(fā)展對于企業(yè)的內(nèi)在要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展的腳步,探索提升企業(yè)檔案管理水平的方法,充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性以及緊迫性,切實(shí)加大對相關(guān)配套設(shè)施的投入,積極引進(jìn)相關(guān)人才強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。(作者單位為山西國化燃?xì)庥邢挢?zé)任公司)

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