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        新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決策略

        2018-05-14 15:20:40鮑秀麗
        中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè) 2018年23期
        關鍵詞:檔案管理

        鮑秀麗

        [摘要] 針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決策略分析,首先從新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的重要性入手,然后闡述了新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題,最后對解決新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在問題的策略,進行有效分析。

        [關鍵詞] 新醫(yī)改;醫(yī)院檔案;檔案管理

        [中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654(2018)08(b)-0077-02

        新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理直接影響著醫(yī)院管理,因此,醫(yī)院需要加強醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量,但是目前醫(yī)院檔案管理還存在一些問題。該文針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決策略進行深入分析,從而提升新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

        1? 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的重要性

        醫(yī)院檔案管理主要指的是針對醫(yī)院的醫(yī)療文件和工作記錄記憶發(fā)展材料,通過科學的方式對其進行管理和運用[1]。在新醫(yī)改環(huán)境下,我國大部分醫(yī)院的管理層都是從醫(yī)務人員中挑選出來的,因為這些管理人員變動過于頻繁,因此醫(yī)院檔案管理變得更加重要。如果醫(yī)院具有較高的醫(yī)院檔案管理水平和質(zhì)量,那么在新的管理人員任職的時候,可以通過醫(yī)院檔案清晰地了解醫(yī)院的歷史發(fā)展進程和醫(yī)院開展的有關管理規(guī)定和措施,從而在短時間內(nèi),制定出合理的管理制度和方式,這樣可以有效提升醫(yī)院管理質(zhì)量。此外,因為在醫(yī)院檔案管理中,涉及到醫(yī)務人員的服務質(zhì)量管理,所以醫(yī)院檔案還可以為醫(yī)務人員提供在醫(yī)療過程中關于服務行為的內(nèi)容,提升醫(yī)務人員的素質(zhì),和提升醫(yī)療服務的質(zhì)量,從而可以有效緩解新醫(yī)改下醫(yī)護關系緊張的情況。

        2? 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題

        2.1? 醫(yī)院檔案管理體質(zhì)不適合新醫(yī)改的發(fā)展需求

        目前,大部分醫(yī)院都比較注重醫(yī)療和護理以及人事的管理,從而忽略了醫(yī)院管理制度,主要的表現(xiàn)有檔案管理制度不夠完善[2]。目前大部分醫(yī)院都是結合自身的實際情況進行管理,在規(guī)章制度中沒有檔案管理的相關內(nèi)容,因此在進行管理的時候沒有統(tǒng)一的管理標準與模式,還有部分醫(yī)院在目標管理考核中沒有檔案工作的考核標準,導致檔案管理工作出現(xiàn)管理不嚴和監(jiān)督無效的情況。

        2.2? 檔案管理工作人員業(yè)務水平有待提升,崗位流動性較大

        在新醫(yī)改環(huán)境下,很少有醫(yī)院安排專職人員對檔案進行管理,一般情況下,都是聘用兼職檔案管理工作人員對檔案進行管理。兼職檔案管理工作人員工作變動較為頻繁,并且其對于檔案管理的重要性和管理要求不夠了解,這嚴重影響了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。此外,大部分專職檔案管理工作人員的學歷較低,其專業(yè)素質(zhì)不夠高,檔案管理的理論水平有限,沒有足夠學術研究和史料研究的能力,沒有辦法滿足新醫(yī)改下高速發(fā)展的信息化建設與現(xiàn)代化管理需求。

        2.3? 醫(yī)院檔案的利用率較低

        檔案管理主要是為了檔案資源的開發(fā)和利用,只有對檔案進行深入的開發(fā),才可以提升檔案的使用價值,更好地進行臨床和教學以及科研工作,以及更好地為患者提供服務[3]。但是,在新醫(yī)改環(huán)境下,大部分醫(yī)院的領導過于注重醫(yī)療建設與經(jīng)濟效益,從而忽略了檔案管理工作,醫(yī)院檔案的利用率過低,影響了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性與歷史資料的完整性。

        2.4? 醫(yī)院檔案管理硬件投入不夠,檔案管理模式落后

        目前,大部分醫(yī)院把硬件設備都投入到醫(yī)療上,忽略了檔案管理硬件的投入,以至于出現(xiàn)檔案室的設備陳舊,管理技術落后的現(xiàn)象,這嚴重影響到了檔案管理的質(zhì)量。最近幾年,隨著我國信息技術的不斷發(fā)展,計算機和網(wǎng)絡技術得到了良好的發(fā)展,但是在檔案管理中的應用較少,有關檔案的收集和整理以及利用的手段過于落后,還處在人工手動的階段,檔案管理工作人員的任務繁重,致使其工作效率較低。

        2.5? 醫(yī)院檔案信息化和開發(fā)利用程度較為落后

        在新醫(yī)改環(huán)境下,信息化和網(wǎng)絡化成為了檔案管理工作的必要手段。但是,目前大部分醫(yī)院的網(wǎng)絡應用開發(fā)較為落后,信息化管理只是在信息檢索方面,對檔案的開發(fā)程度和利用率較低,沒有完善的檔案管理系統(tǒng)。在對檔案進行查閱利用的時候,有價值的信息范圍有限并且沒有對檔案信息進行深入的開發(fā)與利用。

        3? 解決新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在問題的策略

        3.1? 創(chuàng)建完善的檔案管理制度

        在新醫(yī)改環(huán)境下,醫(yī)院可以創(chuàng)建專職檔案管理部門,轉變傳統(tǒng)分散式的檔案管理模式,通過集中式的檔案管理模式進行檔案管理工作,從而使檔案管理工作更加規(guī)范和科學[4]。在新醫(yī)改環(huán)境下,醫(yī)院想要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理就需要結合檔案管理工作,把檔案管理工作納入到現(xiàn)代化建設中,注重培養(yǎng)相關人員對有關檔案法規(guī)制度的學習,使其可以了解檔案管理工作的重要性。此外,醫(yī)院還需要把檔案管理工作與科室的管理責任制進行結合,把檔案管理工作的質(zhì)量和效率納入到科室領導的績效考核中,醫(yī)院管理人員需要清楚了解每個科室檔案管理工作的要求與內(nèi)容,確保檔案工作可以真正得到落實,使檔案工作更加標準和規(guī)范以及制度化。

        3.2? 加強醫(yī)院管理人員和員工檔案法的學習

        在新醫(yī)改環(huán)境下,對有關檔案管理的法律法規(guī)進行深入的學習,積極宣傳檔案法的有關內(nèi)容,使醫(yī)院的管理人員和全體員工可以了解到檔案管理工作的重要性,并使其可以重視檔案管理工作,使員工可以積極配合檔案管理工作人員進行管理工作。此外,檔案管理工作人員需要加強自身檔案管理意識,對檔案管理工作的內(nèi)容需要進行全面的了解,清楚自己的職責,認真對待檔案管理工作。并且醫(yī)院管理人員還需要把檔案管理工作納入到醫(yī)院建設與發(fā)展中,從而使醫(yī)院可以順利地開展各項工作,獲得長期穩(wěn)定的發(fā)展。

        3.3? 轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念,注重對檔案資源的開發(fā)與利用

        在新醫(yī)改環(huán)境下,想要有效提升檔案管理工作的質(zhì)量,就需要實現(xiàn)對檔案的開發(fā)與利用[5]。在檔案管理工作中,檔案管理工作人員需要堅持以服務為核心,把檔案管理落實到實際的服務中,拓展檔案信息資源的渠道,注重對檔案信息資源的開發(fā),使檔案信息資源可以為醫(yī)院帶來更多的價值和經(jīng)濟效益。醫(yī)院可以定期組織一些編演活動,從而加深對檔案資源的開發(fā)與加工,確保檔案信息多元化和立體化,從而為使用檔案的人帶來更好的服務。此外,醫(yī)院需要加強對檔案利用反饋信息的管理,注重醫(yī)院之間的交流,使檔案信息資源共享,對檔案資源進行最大化的開發(fā)與利用。

        3.4? 加大對檔案管理硬件設備的投入

        在新醫(yī)改環(huán)境下,檔案管理硬件設備是保證檔案管理工作質(zhì)量的前提,因此醫(yī)院需要加大對檔案管理硬件設備的投入,注重檔案管理硬件設備的建設。①醫(yī)院需要結合自身的實際情況,遵守檔案管理的相關制度,配備檔案管理工作的庫房,并且加強安保設施,以防出現(xiàn)安全隱患。然后,醫(yī)院可以創(chuàng)建一個檔案信息資源共享平臺,并為檔案管理部門配備齊全的軟硬件設備,例如:計算機、掃描機等。從而使醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化,利用網(wǎng)絡平臺,把檔案信息資源進行共享,利用檔案管理系統(tǒng)對檔案進行管理。②醫(yī)院需要為檔案管理部門配備一整套檔案掃描系統(tǒng),代替人工手動錄入,從而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。③檔案管理部門可以把檔案都歸入到局域網(wǎng)中,人們可以通過網(wǎng)絡平臺迅速查找自己想要的信息,并且也減少了檔案信息的占用空間,還可以實現(xiàn)醫(yī)院各個部門之間的檔案信息資源共享,從而實現(xiàn)檔案管理信息化、電子化。

        3.5? 提升檔案管理工作人員專業(yè)知識和素質(zhì)

        檔案管理工作人員專業(yè)知識和素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。如果檔案管理工作人員沒有較強的專業(yè)能力,那么會降低檔案管理工作的質(zhì)量,并且還影響了檔案管理的開展。醫(yī)院在對檔案管理工作人員進行選拔和委派的時候,需要重點考核檔案管理工作人員的專業(yè)知識和能力。醫(yī)院需要定期對檔案管理工作人員進行培訓,從而提升其專業(yè)知識和能力,使其可以與時俱進,順應新醫(yī)改環(huán)境下檔案管理工作的需求。此外,醫(yī)院可以制定獎懲制度,激起員工對工作的積極性,確保檔案管理工作可以順利的開展。

        3.6? 積極進行調(diào)研和合作共享

        在新醫(yī)改環(huán)境下,想要有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率,首先需要到臨床一線中,進行調(diào)研工作,對每個科室檔案信息的要求進行深入的了解,這樣可以有針對性地進行檔案管理工作,獲得更多具有價值的信息資源[6]。此外,還需要積極開展編制工作,編織出更多的檔案信息檢索工具,從而可以更好地為臨床和科研以及決策提供服務。檔案管理部門還需要深入分析檔案管理反饋信息,提升檔案的利用率,并且需要加強和其他醫(yī)院進行檔案信息交流,實現(xiàn)檔案信息資源共享化。

        4? 結語

        綜上所述,在新醫(yī)改環(huán)境下,醫(yī)院想要長期穩(wěn)定的發(fā)展,就需要加強對檔案的管理。醫(yī)院需要結合自身的實際情況,創(chuàng)建完善的檔案管理制度,加強醫(yī)院管理人員和員工檔案法的學習,加大對檔案管理硬件設備的投入,提升檔案管理工作人員專業(yè)知識和素質(zhì)。檔案管理工作人員需要轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念,注重對檔案資源的開發(fā)與利用,積極進行調(diào)研和合作共享。只有這樣才可以使檔案管理發(fā)揮出自身的重要價值和作用,使醫(yī)院可以獲得更多的經(jīng)濟效益。

        [參考文獻]

        [1]? 黃建福.醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改下的問題和改進策略[J].蘭臺內(nèi)外,2018(2):65-66.

        [2]? 朱海峰.論新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化策略[J].信息記錄材料,2017,18(9):93-94.

        [3]? 沈麗嬌.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理問題和改進策略[J].辦公室業(yè)務,2017(12):160.

        [4]? 李麗彬.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進策略探究[J].大家健康:學術版,2016,10(8):293.

        [5]? 許傳艷.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中小企業(yè)管理與科技,2015(12上旬刊):60.

        [6]? 陸偉華.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進方法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015,12(12):105-106.

        (收稿日期:2018-05-14)

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