代宏

[摘要] 信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息化、數(shù)字化也成為了圖書(shū)館發(fā)展的主要方向，檔案管理作為圖書(shū)館重要的工作內(nèi)容之一，也需要對(duì)其加強(qiáng)信息化、數(shù)字化建設(shè)。該文主要以高校圖書(shū)館的角度出發(fā)，分析檔案管理工作信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其主要內(nèi)容，最重要的是要分析出如何才能夠做好檔案管理工作，在此基礎(chǔ)之上為加強(qiáng)其信息化建設(shè)提出一些建議，希望能夠?yàn)閳D書(shū)館檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)有效的幫助，使得圖書(shū)館檔案能夠發(fā)揮出最大的用處。

[關(guān)鍵詞] 信息化；圖書(shū)館；檔案管理

[中圖分類號(hào)] R1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）04（c）-0155-02

檔案中記錄著圖書(shū)館的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況以及多年的發(fā)展?fàn)顩r，是圖書(shū)館最為重要的一部分內(nèi)容，因此加強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理工作也是具有非常重要的意義的。尤其是信息化時(shí)代的到來(lái)，該項(xiàng)工作需要切實(shí)加強(qiáng)信息化建設(shè)才能夠滿足時(shí)代發(fā)展的要求，發(fā)揮其應(yīng)當(dāng)具有的作用。為此該文對(duì)信息化時(shí)代下的高校圖書(shū)館檔案管理工作進(jìn)行思考，分析其發(fā)展現(xiàn)狀以及加強(qiáng)信息化建設(shè)的一些方法，為相關(guān)人員開(kāi)展工作提供參考意見(jiàn)。

1 高校圖書(shū)館檔案管理工作的簡(jiǎn)單介紹

1.1 高校圖書(shū)館檔案管理工作的內(nèi)容

高校圖書(shū)館檔案管理工作的內(nèi)容主要包括對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理、歸類和保存以及使用3個(gè)方面，看似非常簡(jiǎn)單的工作，但是實(shí)際做起來(lái)卻是非常復(fù)雜的，需要檔案管理人員付出很大的精力并且具備足夠的細(xì)心和耐心程度。接下來(lái)詳細(xì)介紹一下各項(xiàng)工作內(nèi)容，首先是對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，檔案管理人員需要對(duì)圖書(shū)館內(nèi)工作的所有工作人員的身份情況以及職位狀況等多方面內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，整理成檔案，除此之外還包括各種書(shū)籍的購(gòu)買、借出以及放置位置等多項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行收集和整理，總而言之，檔案中需包括與圖書(shū)館有關(guān)的全部情況。歸類和保存是指將所有的檔案按照一定的類型進(jìn)行分類，這樣有利于在使用時(shí)能夠快速查找，保存是為了保證檔案的完整性，這項(xiàng)工作是至關(guān)重要的，在保存過(guò)程中檔案管理人員需要注意的問(wèn)題比較多。對(duì)于電子版的檔案來(lái)說(shuō)需要加強(qiáng)安全性管理，盡量使用加密軟件，而對(duì)于紙質(zhì)版的檔案來(lái)說(shuō)，就需要注意防潮防火，應(yīng)當(dāng)放到專門(mén)的存放柜中。以上所做的所有工作實(shí)際上都是為了能夠更好地使用，所以使用才是最關(guān)鍵的工作內(nèi)容，完整的檔案能夠體現(xiàn)出高校圖書(shū)館的現(xiàn)狀及發(fā)展?fàn)顩r，為圖書(shū)館的繼續(xù)發(fā)展提供相應(yīng)的參考依據(jù)，具有非常重要的意義。

1.2 高校圖書(shū)館檔案管理工作的重要意義

現(xiàn)如今之所以十分重視信息化時(shí)代下高校圖書(shū)館檔案管理工作，就是因?yàn)樵擁?xiàng)工作具有非常重要的意義，對(duì)于高校圖書(shū)館的建設(shè)及發(fā)展來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的，而圖書(shū)館又是高校的重要組成部分，為學(xué)生提供各種學(xué)習(xí)資料以及自主學(xué)習(xí)的環(huán)境，所以接下來(lái)將對(duì)信息化時(shí)代下高校圖書(shū)館檔案管理工作的重要意義進(jìn)行相應(yīng)的分析及介紹。圖書(shū)館檔案管理工作非常復(fù)雜，任務(wù)量很重，之前一直是靠檔案管理人員進(jìn)行人工整理、歸類，所以很容易出現(xiàn)失誤，稍有不慎就可能導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤。而信息化時(shí)代下的高校圖書(shū)館采用各種先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，基本上所有的工作內(nèi)容都能夠由計(jì)算機(jī)完成，這樣能夠大大提高工作的準(zhǔn)確率，而且工作效率有很大程度上的提升，減輕了檔案管理人員的工作壓力。而且建立電子檔案能夠方便實(shí)現(xiàn)信息共享，只需要通過(guò)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸就能夠彼此之間共享消息，而不是像紙質(zhì)版檔案那樣耗時(shí)耗力。建立電子檔案還有利于使用者快速查找所需要的檔案內(nèi)容，只需要輸入相關(guān)的詞匯進(jìn)行搜索即可得到想要的檔案，極大地方便了檔案的使用。檔案管理工作的主要作用就是為使用者開(kāi)展相關(guān)工作提供一定的參考意見(jiàn)，所以快速找到所需檔案資料是非常重要的，無(wú)疑信息化發(fā)展達(dá)到了這一目的。

1.3 圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)的必要性

現(xiàn)如今各高校圖書(shū)館都十分重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，是因?yàn)檫@是具有必要性的，而且在很多方面都能夠顯示出信息化建設(shè)的必要性。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案大多都是以紙質(zhì)版形式存在的，所以在放置和保存上都比較麻煩，需要占用大量的空間，尤其是隨著圖書(shū)館的運(yùn)營(yíng)時(shí)間的延長(zhǎng)，檔案資料的數(shù)量也在急劇增多，也就需要有更多的空間來(lái)存放這些資料，所以為圖書(shū)館內(nèi)各房間的分配使用造成了巨大的壓力。而進(jìn)行信息化建設(shè)就能夠有效改善這一狀況，檔案以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存檔，只需要一臺(tái)電腦就能夠輕松儲(chǔ)存所有的檔案資料，無(wú)需占用巨大的空間。而且紙質(zhì)版檔案還存在一個(gè)嚴(yán)重的弊病，那就是查找起來(lái)不方便，在使用過(guò)程中容易被損壞，基于各種不利原因，大部分檔案都是被收藏起來(lái)，很少使用，這就使檔案管理工作失去了意義。對(duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)就不需要考慮檔案在使用過(guò)程中是否會(huì)被損壞，而且查找起來(lái)也非常方便，正是因?yàn)楸阌谑褂?，才?huì)有更多的人想去使用它，因此能夠創(chuàng)造便捷的使用條件也是圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)的必要性之一。綜合來(lái)看，信息化建設(shè)在檔案管理工作上確實(shí)是起到了非常重要的作用，這是信息化時(shí)代給人們帶來(lái)的巨大福音，人們還需抓住這次機(jī)會(huì)，努力完善檔案管理的建設(shè)工作。

2 加強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案管理工作信息化建設(shè)的有關(guān)內(nèi)容

2.1 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

信息化時(shí)代下需要加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，因此應(yīng)當(dāng)主要從以下幾個(gè)方面做起。首先需要更新檔案管理理念，檔案管理員不能局限于傳統(tǒng)的管理方式，而是應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注社會(huì)的發(fā)展?fàn)顩r，不斷學(xué)習(xí)新形勢(shì)下的管理理念，在管理理念、管理方式、管理內(nèi)容上做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才有利于加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，使其符合信息化時(shí)代下的發(fā)展要求。更新檔案管理理念可以通過(guò)多種方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，圖書(shū)館就是一個(gè)有利于學(xué)習(xí)新知識(shí)的大環(huán)境，各種書(shū)籍能夠方便圖書(shū)管理員及時(shí)掌握各種先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，了解檔案管理工作的發(fā)展?fàn)顩r。還可以通過(guò)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，網(wǎng)絡(luò)上有很多與此相關(guān)的視頻和文字資料都能夠?yàn)闄n案管理員學(xué)習(xí)管理知識(shí)帶來(lái)一定的幫助。另外，圖書(shū)館自身也可以通過(guò)舉辦講座、培訓(xùn)等方式宣傳新的管理理念，整體做到與時(shí)俱進(jìn)。除了更新管理理念之外，在管理方式以及管理內(nèi)容上也需要做出相應(yīng)的改變，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)無(wú)疑需要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，這也是信息化時(shí)代的顯著特征及優(yōu)勢(shì)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中能夠創(chuàng)造更加便捷的工作條件，為用戶提供多種使用方式，接下來(lái)將詳細(xì)介紹這部分內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案多是以紙質(zhì)版文字、錄音、視頻資料等方式進(jìn)行存檔，當(dāng)使用時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找，而且也在很大程度上阻礙了資源共享，所以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)n案以電子版文字、圖像等方式記錄下來(lái)，將其壓縮后分享到平臺(tái)上，以供用戶下載和查閱，極大地方便了用戶的使用過(guò)程，具有非常顯著的作用。

2.2 明確分配檔案管理人員的工作任務(wù)

圖書(shū)館檔案信息化管理是一種需要檔案管理人員和信息化設(shè)備相關(guān)結(jié)合的管理方式，對(duì)于檔案管理人員的要求是非常高的，因?yàn)闄n案管理人員在此過(guò)程中具有非常重要的作用和不同的工作內(nèi)容，所以需要為其明確分配工作任務(wù)，以確保整體的工作質(zhì)量。主要工作內(nèi)容分為3個(gè)部分，分別是數(shù)據(jù)錄入、信息處理和使用以及對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行維修3個(gè)方面，對(duì)于工作人員也有不同的要求，以下內(nèi)容將分別對(duì)這3個(gè)部分內(nèi)容進(jìn)行介紹。①數(shù)據(jù)錄入，這一工作任務(wù)對(duì)于工作人員的專業(yè)水平有一定的要求，因?yàn)闈h字具有其獨(dú)特的性質(zhì)，在理解方面存在一定的難度，而進(jìn)行信息化管理又要求部分檔案以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行錄入，這就要求工作人員具備很強(qiáng)的理解能力和錄入數(shù)據(jù)的基本操作技能。②信息處理和使用，這部分工作內(nèi)容是最為重要的，是工作人員與信息化設(shè)備直接結(jié)合的一部分，工作人員需要對(duì)所有信息化設(shè)備具有充分的了解，包括其工作原理、工作性能和使用方式，具備熟練的操作技能，這樣才能夠確保該過(guò)程的準(zhǔn)確性。③對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修，這項(xiàng)工作內(nèi)容看上去不是檔案管理工作的重要任務(wù)，但是實(shí)際上卻會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成非常嚴(yán)重的影響，為了確保工作效率，必須保障各種信息化設(shè)備的運(yùn)行，對(duì)其出現(xiàn)的故障及時(shí)進(jìn)行維修并更換落后的和不能使用的設(shè)備，這是設(shè)備維修人員的主要工作任務(wù)。所以除了要求維修人員具備專業(yè)的維修技能之外，還需要其具備認(rèn)真的工作態(tài)度和高度的責(zé)任心，定期對(duì)各種信息化設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)故障，能夠在有效延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命，降低檔案管理工作所投入的運(yùn)行成本，所以這項(xiàng)工作內(nèi)容也是不容忽視的。通過(guò)以上內(nèi)容的介紹，可以了解到檔案管理工作的信息化建設(shè)還需要對(duì)工作人員提出更高的要求，明確分配工作任務(wù)，這是整體工作質(zhì)量得到保障的前提條件。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)安全問(wèn)題的重視

信息化建設(shè)為圖書(shū)館檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)了巨大的幫助，所以現(xiàn)如今相關(guān)部門(mén)都在高度重視這項(xiàng)工作，但是有個(gè)問(wèn)題是絕對(duì)不能夠忽視的，那就是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。檔案的數(shù)字化使其在使用過(guò)程中出現(xiàn)了比較大的安全隱患，因?yàn)楝F(xiàn)如今依然存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不夠安全這一情況，檔案資料容易遭到破壞和盜取，所以加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)還需要提高對(duì)其安全問(wèn)題的重視程度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，可以通過(guò)加訪問(wèn)密碼、進(jìn)行實(shí)名制訪問(wèn)、數(shù)字簽名等方式來(lái)提高訪問(wèn)的安全性，這是圖書(shū)館方面需要做到的。然而網(wǎng)絡(luò)這個(gè)大環(huán)境要想進(jìn)行有效的安全保證，還是需要整個(gè)社會(huì)重視，僅靠一部分人是無(wú)法做到的，所以還需提高全民素質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，大家共同營(yíng)造一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代的到來(lái)為高校圖書(shū)館檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造了非常便捷的工作條件，對(duì)其向前發(fā)展起到了有效的促進(jìn)作用，所以加強(qiáng)信息化建設(shè)成為了該項(xiàng)工作一個(gè)主要的發(fā)展方向和工作內(nèi)容，需要相關(guān)人員及部門(mén)共同努力進(jìn)而達(dá)到這一目的。為此該文主要介紹了檔案管理工作的一些基本內(nèi)容及其加強(qiáng)信息化建設(shè)需要注意的一些問(wèn)題，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員開(kāi)展此方面的研究工作帶來(lái)有效的幫助，使得圖書(shū)館檔案管理發(fā)揮其巨大的作用。

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（收稿日期：2018-01-23）