【摘要】隨著我國城鎮(zhèn)化步伐的不斷加快，房地產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)也飛速增加。如何實現(xiàn)物業(yè)管理的專業(yè)化、規(guī)范物業(yè)服務(wù)行為、提高物業(yè)管理水平、提升群眾的居住滿意度，促進社會穩(wěn)定，物業(yè)檔案的管理將起到不可或缺的作用，這也是物業(yè)管理部門應(yīng)該高度重視的問題。

【關(guān)鍵詞】物業(yè)檔案管理

1、加強物業(yè)檔案管理工作的必要性

物業(yè)管理作為一個新興行業(yè)，工作對象涉及千家萬戶，管理水平的高低不止是衡量城市管理水平的重要標志，對于改善人民群眾的工作和生活環(huán)境、擴大就業(yè)、維護社會穩(wěn)定還將發(fā)揮越來越重要的作用。

物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)開展正常經(jīng)營和服務(wù)活動的原始記錄，主要包括：物業(yè)管轄范圍內(nèi)人員基礎(chǔ)信息、物業(yè)資產(chǎn)登記檔案、物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案、物業(yè)信用檔案記錄、物業(yè)公司行政管理檔案等。對各種物業(yè)管理行為產(chǎn)生的材料做到及時的收集、整理、歸檔和利用以及進行規(guī)范化、科學化的管理，不但是維護企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證，而且是提升企業(yè)管理水平的重要參謀；不但是企業(yè)信用的真實再現(xiàn)，而且是評估物業(yè)服務(wù)質(zhì)量和效果的重要參考；同時還為各種投訴和糾紛的處理提供最直接的依據(jù)?？傊訌娢飿I(yè)檔案的管理，對規(guī)范物業(yè)管理行為、提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、密切與服務(wù)對象的關(guān)系、提升企業(yè)形象和城市管理水平的作用是不言而喻的。

2、當前物業(yè)檔案管理存在的問題

由于物業(yè)管理覆蓋面的不斷擴大，行業(yè)規(guī)模發(fā)展迅猛，但物業(yè)管理水平卻參差不齊，物業(yè)檔案的管理更是薄弱環(huán)節(jié)甚至是空白。主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1檔案管理意識薄弱

物管企業(yè)對物管檔案重視程度不夠，認為檔案管理不但不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益，而且會增加企業(yè)成本，浪費人力物力。在此思想支配下，對檔案管理的投入不夠，管理制度也形同虛設(shè)。

2.2檔案材料不完整

由于檔案意識差，物業(yè)企業(yè)在工作開展過程中，大都只注重具體工作的落實，并不在意企業(yè)經(jīng)營活動中形成的各類資料進行收集、歸檔和保存，導致檔案材料質(zhì)量不高、內(nèi)容單一。

2.3檔案管理方式落后

一是無專門檔案管理場所，檔案大都與辦公室混在一起，檔案管理要求的防火、防蟲、防濕、防霉、防鼠、防盜等設(shè)施更無從談起；二是檔案資料散亂存放，大都未按要求進行整理，甚至連簡單的目錄都沒有；三是檔案管理信息化程度低，目前基本停留在紙質(zhì)檔案，檔案的信息化、智能化程度低。

2.4檔案利用率低

物業(yè)檔案是在物業(yè)管理活動中產(chǎn)生，與人們的日常生活息息相關(guān)，在實際工作中，由于平時對檔案材料的收集不夠和管理不善，當工作需要查閱相應(yīng)資料時既費時又費力，導致檔案利用率低，檔案的作用難以發(fā)揮。

2.5檔案管理人員素質(zhì)不高

物業(yè)公司的檔案管理人員大都是兼任，檔案管理的專業(yè)性程度較低，對檔案收集、整理、歸檔、保管等方面的業(yè)務(wù)了解不透徹，很多時候?qū)n案存放入檔案盒中就了事，很少對檔案信息進行深層次的研究和開發(fā)，導致檔案管理水平低。截止2018年底，我市共有物管企業(yè)239家，但沒有一家有專職和專業(yè)的檔案管理工作人員。

3、加強物業(yè)檔案管理工作的措施

3.1提高對物業(yè)檔案工作的認識

物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要，在觀念、體制機制、管理方面進行創(chuàng)新。物管企業(yè)領(lǐng)導要提高認識，加強領(lǐng)導，將物業(yè)檔案工作與日常工作開展相結(jié)合，同其他工作一樣進行考核和獎懲；物業(yè)管理主管部門要督促物管企業(yè)建立健全各項檔案工作管理制度，并將物業(yè)檔案管理納入物業(yè)管理服務(wù)的等級標準，將物業(yè)檔案管理工作作為物業(yè)企業(yè)考評的重要內(nèi)容。

3.2建立健全檔案管理制度

一是配備檔案工作專門人員，專職檔案管理工作職責；二是明確檔案工作職責和任務(wù)，使涉及歸檔工作的各個方面都有章可循，有據(jù)可依，三是落實檔案管理專門場所，并按要求配齊相應(yīng)設(shè)施；四是明確歸檔制度，要求相應(yīng)部門工作人員在工作中形成的文件資料和各種憑證及時整理移交歸檔，檔案管理員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合；五是不斷豐富檔案內(nèi)容，不斷拓寬檔案工作范圍，特別是對涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源要注意及時收集歸檔。

3.3創(chuàng)新檔案管理方式

一是規(guī)范傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理。按檔案管理要求配備各類檔案所需設(shè)備，如：檔案保管柜、空調(diào)機、溫濕度計、滅火器、滅菌機、消毒柜等設(shè)施設(shè)備，確保防火、防蟲、防濕、防霉、防鼠、防盜，保持檔案整潔，確保檔案安全。二是加強檔案管理信息化建設(shè)。專門配備電腦及打印機、掃描儀、復(fù)印傳真一體機等現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)字檔案，實現(xiàn)房地產(chǎn)物業(yè)信息收集、整理、查詢、利用、管理的現(xiàn)代化，進一步完善電子檔案，充分利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，提高檔案的管理水平。

3.4注重檔案利用

檔案的開發(fā)利用是是檔案工作的最終目的，也是為業(yè)主利益、企業(yè)發(fā)展乃至為社會和諧穩(wěn)定提供服務(wù)的直接手段。一是開展檔案信息咨詢，編制索引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具，將收集到的檔案信息資料重新組合匯編，為用戶提供高效、快捷的服務(wù)。二是對重要的檔案及時備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用，確保檔案安全的同時得以充分利用。三是不斷創(chuàng)新服務(wù)理念和服務(wù)途徑，提高檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用。

3.5提升人員素質(zhì)

一是選配素質(zhì)好、責任心強、做事仔細踏實的同志從事檔案管理工作。二是對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，定期不定期組織學習《物權(quán)法》、《檔案法》、《檔案工作條例》、《四川省物業(yè)管理條例》等法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識的學習，提高檔案管理人員的思想認識、業(yè)務(wù)能力和管理水平。三是用制度規(guī)范檔案管理工作人員的行為，用標準規(guī)范檔案移交、審核、整理、分類、歸檔、入庫等業(yè)務(wù)操作程序，明確各個環(huán)節(jié)的工作要求，切實做到職責分明、各司其責，確保檔案管理的規(guī)范運行，為業(yè)主利益保障、企業(yè)發(fā)展和社會和諧穩(wěn)定發(fā)揮物業(yè)檔案的積極作用。

作者簡介：

陳潔（1965年10月），男，漢族，四川眉山人，中技學歷，檔案館員，單位：眉山市房地產(chǎn)服務(wù)中心，研究方向：物業(yè)檔案的管理。