第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.2文件歸檔范圍

7.3.2.1企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)（2004）4號文件要求。

一個企業(yè)的檔案應(yīng)該能夠反映這個企業(yè)各個階段和各項重要活動的全貌。通常情況下，我們所說的企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的檔案，這些檔案固然重要，但企業(yè)在籌備、建設(shè)等前期工作中形成的檔案仍然是不可忽視的。特別是前期籌建中會形成很多涉及企業(yè)權(quán)益方面的文件，比如國家有關(guān)部門對企業(yè)中土地使用等若干問題的批準文件、建設(shè)過程中的質(zhì)量保證和驗收結(jié)論文件等等，無數(shù)實踐證明這些文件在若干年后的企業(yè)變化和社會變化中仍然會有很重要的憑證和依據(jù)作用。然而很多企業(yè)在籌建初期，由于組織架構(gòu)還不完全、參與人員很有限、要做的工作又很多、管理制度建設(shè)沒能及時跟上等等原因，致使初期形成的重要文件有很多都沒能得到安全保存，當若干年后有情況發(fā)生時就會造成不必要的損失，有些甚至是慘重的損失。因此，企業(yè)應(yīng)該建立較強的檔案意識，從企業(yè)籌備初期，就要注重收集保存有關(guān)文件，在建立管理制度時將企業(yè)在各個階段和各項重要活動中形成的、具有現(xiàn)實和長遠利用價值的文件納入歸檔范圍。

我國的企業(yè)按照不同的標準可以劃分為多種類型，比如，按企業(yè)資產(chǎn)的所有性質(zhì)可以分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)，現(xiàn)在又將所有沒有國有資本參與的企業(yè)統(tǒng)稱為民營企業(yè)，還有混合所有制企業(yè)，如中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、國內(nèi)具有按照多種經(jīng)濟成分的股份制企業(yè)等。按企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)性質(zhì)分主要有工業(yè)企業(yè)、農(nóng)業(yè)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)、物流企業(yè)、交通運輸企業(yè)、金融企業(yè)，除此之外還有郵電、旅游企業(yè)等。按企業(yè)規(guī)模分為超大型企業(yè)、大型企業(yè)、中型企業(yè)和小型企業(yè)。還有一些其他的分類標準如按企業(yè)制度、產(chǎn)業(yè)性質(zhì)、組織形式、資源集約度、技術(shù)先進程度、生產(chǎn)與市場特點等等進行分類。企業(yè)的類型很多，各種類型的企業(yè)其檔案種類既有共性又有個性，比如就一般具體的企業(yè)而言，企業(yè)檔案可以按照其所反映的企業(yè)活動的職能性質(zhì)劃分為管理類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類等幾個基本類別。其中管理類檔案可以包括行政管理、黨群管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理等工作內(nèi)容；財會類和人事類檔案則是兩種專門檔案，各種類型的企業(yè)都會形成，這些是企業(yè)檔案具有共性的部分；業(yè)務(wù)類檔案情況比較多樣：生產(chǎn)、建筑等類型的企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動，其檔案內(nèi)容主要為科技檔案，經(jīng)營、運營、物流、運輸、金融等類型的企業(yè)則指以主要業(yè)務(wù)內(nèi)容為中心的活動產(chǎn)生的檔案，這是最能反映業(yè)文件企業(yè)個性和特色的部分，在不同企業(yè)的歸檔范圍中應(yīng)有所不同。

這一條重點強調(diào)的是，企業(yè)檔案要能夠真實記錄和準確反映企業(yè)的發(fā)展歷程，無論是哪種類型的企業(yè)，反映企業(yè)從籌建一直到注銷的各個階段的各項重要活動的記錄，都應(yīng)在檔案中有所保存。其中，國有企業(yè)的檔案既是企業(yè)資產(chǎn)也是國有資產(chǎn)，其文件的歸檔范圍應(yīng)符合國家檔案局、國務(wù)院國資委發(fā)布的《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā)〔2004〕4號）要求。其他類型的企業(yè)可以參照執(zhí)行。

7.3.2.2歸檔文件的主要來源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引|進項目、外購設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件：

——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

歸檔文件應(yīng)該體現(xiàn)“以我為主”的原則，但不能機械地理解為所有外來文件都不需要歸檔保存。需要歸檔保存的企業(yè)文件主要來源于本企業(yè)，但除此之外，還有一些來源于上級、下級以及非隸屬關(guān)系的外單位的重要文件，其中有利用價值的或本企業(yè)需要執(zhí)行、辦理的，應(yīng)該屬于企業(yè)文件材料的歸檔范圍，譬如，上級單位對本企業(yè)請示或事項的批復(fù)文件、與本企業(yè)工作密切相關(guān)的通知等；本企業(yè)及下屬企業(yè)的資產(chǎn)評估材料、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移證等產(chǎn)權(quán)界定材料；企業(yè)股權(quán)材料、引進項目或外購設(shè)備等接收的文件、合作項目投資可行性描述文件（如項目建議書、可行性研究報告）、資產(chǎn)證明文件（如土地使用證、房產(chǎn)證、專利證等）和資產(chǎn)清單、債權(quán)債務(wù)清單；等等。這些文件雖然不是本企業(yè)產(chǎn)生的，但對于服務(wù)企業(yè)活動和維護企業(yè)的合法權(quán)益都有著不可或缺的重要作用，應(yīng)該納入企業(yè)文件材料的歸檔范圍收集齊全。

（未完待續(xù)）