劉健

摘要：無論是對房產(chǎn)檔案管理的工作人員、還是房產(chǎn)單位本身而言，檔案都是極其重要的，做好檔案管理工作不僅關(guān)系到個人利益，更關(guān)系到房產(chǎn)單位的自身發(fā)展?？傊?，房產(chǎn)單位檔案管理工作只有切實轉(zhuǎn)變管理理念，采用先進的技術(shù)手段和高效的管理模式，才能實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理意義;研究

1 房產(chǎn)檔案管理的重要性

房產(chǎn)檔案管理是居民在進行房屋交易、房產(chǎn)評估以及房產(chǎn)抵押等活動時最重要的法律依據(jù)和憑證，并且對房地產(chǎn)企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。下面我們從三個方面來探討一下房產(chǎn)檔案管理的重要性。

首先，在政府對房地產(chǎn)行業(yè)進行檢查和督導(dǎo)的過程中會將房產(chǎn)的檔案管理作為基本的判斷依據(jù)，加強房產(chǎn)的檔案管理工作有利于政府更加有效的對房地產(chǎn)行業(yè)進行指導(dǎo)和監(jiān)管，從而使政府對于房地產(chǎn)行業(yè)的整頓和管理更加明確和有效。

其次，當(dāng)一棟房屋的產(chǎn)權(quán)歸屬存在疑問，房產(chǎn)檔案管理就能夠為房屋的所有權(quán)人提供有力的法律依據(jù)，從而有效的解決因房屋產(chǎn)權(quán)而引起的紛爭，保障房屋權(quán)利人的合法權(quán)益，對維護社會房屋產(chǎn)權(quán)秩序和社會穩(wěn)定有著重要的意義。

最后，在居民正常的房屋交易過程中，房產(chǎn)檔案是重要的房屋產(chǎn)權(quán)資料來源和依據(jù)，良好的房產(chǎn)檔案管理能夠保障居民房屋交易秩序的正常進行，促進房地產(chǎn)行業(yè)在社會主義經(jīng)濟中的健康發(fā)展。

2房產(chǎn)檔案管理出現(xiàn)的問題因素分析

總的看來，房產(chǎn)檔案工作是處于不斷完善的狀態(tài)，檔案的歸檔分類、裝訂質(zhì)量向便于查考利用方面發(fā)展，并逐漸開辟了新的領(lǐng)域—電子文件，但仍存在以下幾點有待解決的問題。

2.1檔案意識缺失

從工作實踐中體會到，檔案工作在房產(chǎn)業(yè)務(wù)工作中一直處于弱勢地位。根源在于其自身的內(nèi)向性及存放的相對隔絕性。通常只有少部分人利用，雖然與工作息息相關(guān)，但人們平時對這一客觀事物的主觀映像就不強烈，加上決策者、普通群眾檔案意識的缺失，認(rèn)為只要做好房產(chǎn)的流通、閱覽等服務(wù)讀者的工作就可以了，而檔案員對檔案工作宣傳又沒有力度，造成檔案工作始終囿于“需要的時候沒有不行，不需要的時候束之高閣”的怪圈。檔案人員常常處于被動收集、整理，類似于保管員的身份。即使制定了檔案工作規(guī)范，確定了歸檔和不歸檔的范圍，但由于人們觀念上習(xí)慣于重活動安排、重新聞通報，輕資料匯總、輕檔案保存，因此規(guī)范實行起來差強人意。

2.2檔案管理不規(guī)范

由于沒有規(guī)范的管理機制，造成房產(chǎn)各項檔案的歸檔范圍界定不明確、涵蓋面窄、保管期限不夠準(zhǔn)確。雖然原則上規(guī)定檔案要各自歸口，不能重復(fù)建檔，但實際操作中，由于無專人管理，仍然出現(xiàn)各自為營，該歸檔的放在個人處保存，不該歸檔的重復(fù)建檔，該歸在檔案室的卻放在產(chǎn)生文件的處室，這種狀態(tài)必然導(dǎo)致檔案分散管理，使許多有價值的檔案材料嚴(yán)重流失。尤其是房產(chǎn)行業(yè)，檔案工作涉及到評估檔案，而評估檔案以業(yè)務(wù)檔案為藍本，評估組必須通過審閱房產(chǎn)各項工作的檔案資料來初步界定各項標(biāo)準(zhǔn)的達標(biāo)情況，無論評估標(biāo)準(zhǔn)如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，才能形成對一個房產(chǎn)客觀全面的估價?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理和完整齊全的檔案材料是搞好房產(chǎn)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

2.3檔案電子化進程有待完善

隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案電子化進程逐步推開，由傳統(tǒng)的手工操作步入自動化、網(wǎng)絡(luò)化階段，借助計算機為檔案工作服務(wù)成為檔案利用的新領(lǐng)域。紙質(zhì)檔案與電子拷貝雙重備份的方式有利于房產(chǎn)檔案內(nèi)容信息的保護，同時兼?zhèn)淞穗娮訖n案特有的優(yōu)勢與作用。但這種“雙軌制”由于需要投入大量的人力物力，造價較高，除此之外，這種簡單的復(fù)制沒有經(jīng)過實際運行與處理，沒有現(xiàn)行效力及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，它的檔案屬性和證據(jù)力是不完整的，往往淪為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。同時，探索階段的電子文件管理是不完善的，缺乏可操作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保存電子文件的物理介質(zhì)有很大的不穩(wěn)定性，磁盤存儲空間小，磁層易損性強，光盤一類的介質(zhì)也只是理論壽命可達幾十年，這無疑意味著電子文件的完整保留、妥善保護等方面存在著致命的后遺癥。這些問題不解決好將會直接影響電子文件的歸檔質(zhì)量、永久保存和開發(fā)利用。隨著電子檔案網(wǎng)絡(luò)化進程的推進，數(shù)字檔案信息所具有的可分離性、系統(tǒng)依賴性、易更改、易復(fù)制、易傳輸?shù)奶匦?，又會給檔案信息的安全存儲與保管帶來新的威脅。必須經(jīng)過相當(dāng)長的一段時間，我們才能驗證數(shù)字化檔案是否是一種合理的選擇。

3 加強房產(chǎn)檔案管理的具體措施

3.1 強化工作人員的房產(chǎn)檔案管理意識

對于大多數(shù)的房地產(chǎn)檔案管理工作來說是比較乏味和枯燥的，再加上工作量日益繁重，對房產(chǎn)檔案管理工作的重視程度不斷下降，思想意識較為淡薄，從而造成了很多房產(chǎn)檔案管理人員只是機械的重復(fù)工作，不利于房產(chǎn)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，要想提高房產(chǎn)檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，那么就必須要培養(yǎng)工作人員科學(xué)化管理房產(chǎn)檔案的思想意識，扭轉(zhuǎn)固有的不利于發(fā)展的傳統(tǒng)思想模式，建立工作人員高度的責(zé)任心和使命感，讓他們在工作發(fā)揮工作積極性，搜集有價值的房產(chǎn)檔案資料，并根據(jù)所學(xué)知識進行最專業(yè)合理的分類，最終進行科學(xué)化歸檔，充分體現(xiàn)房屋產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的存在價值，有效推動現(xiàn)代化房屋產(chǎn)權(quán)管理工作質(zhì)量和效率的提升。

3.2 提高對房地產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)力度

房產(chǎn)檔案管理是一項專業(yè)性很高的工作，從事這項工作的人必須擁有熟練、扎實的專業(yè)知識，因此，房產(chǎn)檔案的管理階層應(yīng)該重視對工作人員專業(yè)知識水平的提高，定期對工作人員做專業(yè)化的培訓(xùn)，提高工作人員對房產(chǎn)檔案管理工作的認(rèn)識和學(xué)習(xí)，提高工作人員的專業(yè)管理能力。培訓(xùn)課程的具體內(nèi)容可以視工作人員的具體情況而定，例如，房產(chǎn)檔案管理部門可以從如何將檔案資料進行合理化收集、整理以及歸檔等方面對檔案管理人員進行培訓(xùn)，使檔案管理人員明白在日常工作中如何對檔案作出分類和歸檔，鍛煉他們管理房產(chǎn)檔案的工作能力，減少他們在工作當(dāng)中的失誤，從而保障房產(chǎn)檔案管理工作不出現(xiàn)任何錯誤，這樣就可以保證房產(chǎn)檔案資料的準(zhǔn)確性和價值性。

3.3 加強房產(chǎn)檔案管理的信息化應(yīng)用

隨著科技的不斷進步，信息化手段已經(jīng)在社會的各個方面得到了廣泛的應(yīng)用，現(xiàn)代化、信息化的房產(chǎn)檔案管理手段是當(dāng)前房屋產(chǎn)權(quán)管理工作中的必要舉措，有利于保持房產(chǎn)檔案信息的完整性，對于提高房產(chǎn)檔案管理價值上具有重要的意義，因此在房產(chǎn)檔案管理部門加強信息化手段的應(yīng)用，提高對檔案資料中文字、圖像、數(shù)據(jù)等信息管理水平是目前房產(chǎn)檔案管理的必要趨勢。

4結(jié)語

檔案管理是管理工作中基礎(chǔ)且重要的內(nèi)容，不僅是當(dāng)下及歷史的客觀呈現(xiàn)，同時也是后續(xù)發(fā)展的重要信息支撐。本文圍繞現(xiàn)行檔案管理的相關(guān)問題進行探討，梳理了現(xiàn)行檔案管理存在的問題，提出了針對這些問題的有效建議和對策，希望給檔案管理工作者一些啟發(fā)。

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（作者單位：鶴崗市不動產(chǎn)登記中心）