韓明秀

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的、以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。隨著人們?cè)絹?lái)越多地熟悉和使用電子文件傳遞信息、記錄各種行為活動(dòng)，電子文件作為一種獨(dú)立的記錄手段呈現(xiàn)于人們面前。電子文件真實(shí)性和可靠性問(wèn)題是電子文件管理之中的關(guān)鍵性一環(huán)。

一、電子文件的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比較，電子文件呈現(xiàn)如下特點(diǎn)：依賴性與不可識(shí)別性，技術(shù)的不穩(wěn)定性，載體形式多樣性且體積小，載體不穩(wěn)定性且壽命短，信息的易控性、可變性與易丟失性，信息的可共享性，動(dòng)態(tài)性與虛擬文件特征。

二、電子文件的真實(shí)性與可靠性

鑒于以上特點(diǎn)，電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸、處理、存儲(chǔ)的文件，兼有“數(shù)字信息”和“文件”雙重特征，其特征的復(fù)雜性給現(xiàn)代文件管理帶來(lái)了極大的便利，但也決定其缺乏穩(wěn)定性和安全性。如何維護(hù)電子文件、電子檔案的真實(shí)性，保障其憑證作用，成為檔案管理者關(guān)心的重要問(wèn)題。在信息化社會(huì)中，法律、商貿(mào)、金融、圍防以及政府和企事業(yè)各界也在關(guān)注這一問(wèn)題，因?yàn)樗婕暗皆陔娮迎h(huán)境下確保法律的公正、商業(yè)的公平、行政的準(zhǔn)確、經(jīng)濟(jì)的高效、金融及國(guó)家安全。

電子文件的真實(shí)性決定于其本質(zhì)要素。在這一點(diǎn)上是與傳統(tǒng)文件一致的，只是傳統(tǒng)文件的內(nèi)容主要是通過(guò)載體形式直觀地體現(xiàn)出來(lái)，其真實(shí)性在很大程度上是通過(guò)形式的真實(shí)加以判斷。在傳統(tǒng)文件中，載體是判斷電子文件真實(shí)性的重要證據(jù)，因?yàn)閷?duì)于傳統(tǒng)文件，任何更改都必然會(huì)在載體上留下蛛絲馬跡。而電子文件載體的不固定性使得我們不得不放棄傳統(tǒng)的對(duì)載體依賴性的觀念，著眼于本質(zhì)內(nèi)容和屬性。電子文件信息形態(tài)的特殊性，導(dǎo)致了一些必需的背景要素的產(chǎn)生，但是它們并非真實(shí)性的決定因素。因此，電子文件的真實(shí)性要求其本質(zhì)要素保持不變，這一認(rèn)識(shí)對(duì)于電子文件真實(shí)性管理非常重要。

電子文件的真實(shí)性是指文件由特定機(jī)構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件生成，并沒(méi)有被篡改或破壞。電子文件的可靠性則指文件的內(nèi)容值得信賴。這兩個(gè)概念的區(qū)別在于：真實(shí)性是指文件的來(lái)源是可信的，而且自文件生成之時(shí)起沒(méi)有被改動(dòng)過(guò)。可靠性是指文件生成之時(shí)，其內(nèi)容與客觀事實(shí)相符的。影響電子文件的真實(shí)性與可靠性的有兩大因素：有人為因素和非人為因素。人為因素是指由于人的行為而破壞電子文件的真實(shí)性與可靠性。可分為兩大類(lèi)：蓄意破壞和疏忽引起的事故。非人為因素是指不是由于人的直接行為引起的電子文件真實(shí)與可靠性的損失，主要有設(shè)備故障和失效、自然災(zāi)害和意外災(zāi)禍。此外更換技術(shù)平臺(tái)，也有可能帶來(lái)信息丟失。

三、 如何保證電子文件的真實(shí)性和可靠性

電子文件的出現(xiàn)是人類(lèi)記錄史上的一次革命，不僅要求人們?cè)谛睦砩贤耆蛹{它，而且要求在管理技術(shù)、方法、體制、原則、理念等各個(gè)層面上的更新。此不同層面之間必須相輔相成，相互關(guān)聯(lián)，相互影響，其中任何一個(gè)方面的滯后都可能對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、管理系統(tǒng)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)不良的影響。

一是觀念的更新。人們對(duì)于電子文件總是抱有一種“恐懼”心理，也許是吃的苦頭太多了，突然死機(jī)、磁盤(pán)損壞造成的文件丟失，黑客等非法入侵者對(duì)文件的篡改和泄密，這些都使得電子文件管理面臨著比紙質(zhì)文件管理更多、更復(fù)雜、更棘手的問(wèn)題。但這并不能成為全盤(pán)否定電子文件的借口。電子文件同樣是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，否定了它，就等于否定了歷史本身。因此，必須拋棄這種畏懼心理，勇于、善于接受新鮮事物，大膽去嘗試。

二是檔案自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

三是有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四是確保電子文件原始性的管理措施。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。具體可采取以下幾點(diǎn)措施對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行保護(hù)。（1）加密技術(shù)。電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。（2）簽署技術(shù)。目前，在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。（3）防火墻技術(shù)。（4）防寫(xiě)措施。上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。

五是“兩套制”原則。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

六是嚴(yán)細(xì)歸檔程序。（1）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后完成上述工作；（2）存儲(chǔ)電子文件的載體和包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等；（3）將電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表；（4）需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上；（5）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年；（6）在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。

在我國(guó)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理理論和管理方法已經(jīng)不能完全適用于電子文件的管理，尤其是一些基本的概念和性質(zhì)界定，更需要在原有的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件自身的特點(diǎn)，予以發(fā)展和完善。只有這樣才能制定出一套合理、可行的電子文件管理方案，有效地保證電子文件的真實(shí)性和可靠性。

（作者單位：山東泉興能源集團(tuán)有限公司）