俞木發(fā)

簡單醒目 為計劃制定顏色提示

計劃制定后為了方便跟蹤，我們可以為計劃填充不同的顏色而進(jìn)行標(biāo)注，這樣通過顏色就可以很方便地區(qū)分出任務(wù)日期。比如下面的計劃，我們需要設(shè)置計劃時間和當(dāng)天時間的比較，如果當(dāng)天已到計劃時間則顯示為紅色，并且狀態(tài)顯示為“已到期”，否則顯示為“進(jìn)行中”（圖1）。

因為計劃時間是和當(dāng)天日期比較，日期比較可以使用DAT ED I F函數(shù)進(jìn)行設(shè)置，狀態(tài)判斷則可以借助I F函數(shù)完成。定位到C 2，輸入函數(shù)“=IF（DATEDIF（TODAY（），B2，"d"）=0，"已到期"，"進(jìn)行中"）。”函數(shù)的意思是使用DATEDIF將計劃日期（即B2顯示日期）和當(dāng)天日期進(jìn)行相減，如果為0，表示計劃時間已到，顯示為“已到期”，否則顯示為“進(jìn)行中”，按提示下拉公式，這樣狀態(tài)顯示會自動讀取日期相減的結(jié)果并顯示對應(yīng)的文字狀態(tài)（圖2）。

對于顏色的顯示則可以使用條件格式進(jìn)行判斷填充。點擊“開始→條件格式→新建規(guī)則”，在打開的窗口選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，然后輸入公式“=DATEDIF（TODAY（），B2，"d"）=0”，即使用DATEDIF函數(shù)進(jìn)行日期判斷，如果日期一致則應(yīng)用條件格式，然后點擊“格式→填充”，將其顏色填充為紅色（圖3）。

點擊“確定”，然后選擇應(yīng)用區(qū)域為“B2：B5”，這樣當(dāng)計劃時間到達(dá)當(dāng)日時間后狀態(tài)會顯示為“已到期”。同時計劃時間單元格會被自動填充為紅色，這樣通過顏色我們就可以知道哪些計劃時間已經(jīng)到期，哪些則正在進(jìn)行中（圖4）。

項目跟蹤 一目了然

如果計劃是由多個項目組成的，我們利用條件格式設(shè)置也可以設(shè)置直觀的提醒表。比如下列的計劃，每個項目是由多個子項目組成，如果子項目都顯示OK，那么就要在結(jié)果項顯示綠鉤表示已完成，同時用文字表示該計劃已經(jīng)完結(jié)（圖5）。

因為這里G3是要對B3：F3的狀態(tài)進(jìn)行判定，同時使用圖標(biāo)進(jìn)行標(biāo)注。條件格式中的圖標(biāo)只能和具體數(shù)字對應(yīng)，因此這里首先需要COUNTBLANK函數(shù)進(jìn)行數(shù)字的轉(zhuǎn)換。

定位到G 3，輸入公式“= I F （ N （C O U N T B L A N K（ B 3 ： F 3） = 0） ，"已完成"，"進(jìn)行中" ）”并向下填充。這里使用 COUNTBLANK函數(shù)對B3：F3單元格進(jìn)行統(tǒng)計，如果其中沒有空白單元格（即全部包含OK字樣），則返回TRUE，否則返回FALSE。外層的N函數(shù)則是將返回的TRUE或者FALSE轉(zhuǎn)換為1或0（分別對應(yīng)TRUE或者FALSE），最外層的IF函數(shù)則對1或0進(jìn)行判斷，分別顯示對應(yīng)的狀態(tài)文字。將公式下拉后，G列狀態(tài)就會顯示為“已完成”或者“進(jìn)行中”（圖6）。

點擊“開始→條件格式→圖標(biāo)集→其他規(guī)則”，在打開的窗口選擇“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，格式樣式選擇“圖標(biāo)集”，然后選擇對鉤、感嘆號樣式，并且類型全部設(shè)置為數(shù)字（圖7）。

這樣返回Excel窗口，如果某個項目全部顯示為OK，那么在完成進(jìn)度就會顯示綠鉤標(biāo)記，同時結(jié)果顯示為已完成。這樣通過圖標(biāo)就可以一目了然看到計劃完成的狀態(tài)了（圖8）。

當(dāng)然我們還可以根據(jù)實際需要靈活使用條件格式進(jìn)行計劃狀態(tài)的標(biāo)注。比如上述任務(wù)各個子項根據(jù)工作量可以分解為不同比重，這樣在G3通過SUM求和可以得到完成任務(wù)的比重。選中G3：G5，點擊“開始→條件格式→圖標(biāo)集→數(shù)據(jù)條”，選中一種格式后就可以通過數(shù)據(jù)條表示任務(wù)完成的百分比。最后在G3輸入公式“=IF（G3=100%，"已完成"，"完成部分"）”并下拉，這樣任務(wù)狀態(tài)就可以非常直觀地進(jìn)行展示了（圖9）。