吳新軍

摘 要：隨著社會的發(fā)展，各大公司也在積極的進行自身的改革。主要是因為當前社會發(fā)展太快，如果不進行變革就將會被淘汰。但是這種變革一般來說都是從最基礎的單位進行的。不過，在單位中，雖然人是最基礎的單位，但是每個人由于隱私權等問題是無法進行一對一改革管理的。這就需要從人的上一級單位開始，也就是辦公室。在當前來說，辦公室對于公司，就像是細胞對于人，如果辦公室出現(xiàn)問題，那么公司也會出現(xiàn)問題。筆者就針對當前的辦公室情況進行探究，來得出如何進行辦公室的現(xiàn)代化管理。

關鍵詞：辦公室；管理；科學化

隨著社會的發(fā)展，任何行業(yè)想要獲得更好的前景，都需要企業(yè)本身能夠快速高效的運行。這就需要企業(yè)從每一個部分進行優(yōu)化。而優(yōu)化的主要部分就是辦公室的管理。辦公室是企業(yè)中最基礎的部分，只有做好辦公室部分的管理，才能保證任務的具體實行不會出現(xiàn)問題。尤其是當前社會，信息量較大，如果辦公室的現(xiàn)代化管理工作做不好，很容易導致辦公室內部出現(xiàn)混亂的情況。

1 辦公室的重要性

在闡述辦公室的重要性之前，我們首先要知道的就是辦公室是什么。根據(jù)官方解釋，辦公室一個集中處理中樞，它負責匯總，傳達，處理等一系列任務。有些類似于電子計算機的CPU。而通俗的講，辦公室所負責的工作就是上傳下達。有些類似于清代的軍機處。它需要接收上級的命令，然后將命令按照具體的工作進行分工，然后再按照分工將內容下達到不同的部門中去。這就是辦公室的作用。因此，在整個公司的狂階結構中，辦公室就是一個處理中樞。它緊密的連接著每一個部分讓每個部分都能有序的進行運轉。如果辦公室自身出現(xiàn)了混亂等問題，那就會導致整個公司一塌糊涂。其具體的重要性，筆者認為可以體現(xiàn)為如下幾個方面：首先是辦公室承載著處理的重要任務。根據(jù)辦公室的具體任務，我們得知辦公室的任務之一就是處理公司上下匯到的一些文件，這些文件是整個公司運行的指令。只有這些指令都得到有效的合理的處理，才能讓公司正常運轉。因此，就需要辦公室能夠有一個合理的管理制度，首先確保辦公室的高速運轉。其次是辦公室有效的將各個部門聯(lián)合在一起。公司的各個部門之間的相互聯(lián)系其實并不多，因為去分工都是獨立的。為了能夠讓這些獨立的信息形成一個整體，就需要辦公室能夠將這些信息整合起來。如果不能有效的整合，那么各個部門之間就無法形成有效的配合。企業(yè)也會產(chǎn)生混亂。最后是簡化決策層的任務。一般來說，公司對于各類信息的第一次刪選了處理是由辦公室來完成的。如果辦公室不做這個工作，那么這個工作就需要交由上層決策結構進行，這樣就耽誤了決策機構的工作，導致公司的運轉速度下降。所以，在當前看來，為了保證企業(yè)的高效運轉，進行辦公室的現(xiàn)代化管理模式建設，是非常有必要的。

2 辦公室現(xiàn)代化科學管理的主要內容

隨著現(xiàn)代公司經(jīng)營管理模式的演變，辦公室的職責也逐漸發(fā)生了變化，目前來看，可主要概括到管理的制度化、程序化和自動化三個方面。

2.1 制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，提高工作效率和質量，做到凡事有章可循，有據(jù)可依，確保公司決策與管理制度化、標準化、規(guī)范化，為公司近期目標實現(xiàn)和長遠發(fā)展提供制度保障。制度化工作應著重抓好如下幾項制度：一是會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經(jīng)驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規(guī)律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問，是科學管理辦公室的重要內容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：（1）嚴格控制會議數(shù)量。如果無論大小事情都要通過開會決定，會議將會泛濫成災，領導者的許多精力和時間也將消磨在茫?！皶！敝?。因此，建立嚴格的會議審批制度，可開可不開的會議一律不要開；能小會解決問題的就不要開大會；能短會解決問題的就不要開長會。（2）提高會議質量和效率，充分做好會前準備，并嚴控會議時間，做到議而有決，決而有行，防止拖泥帶水、會議結論模糊不清。二是公文處理制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，如沒有一定的章法很容易出差錯或造成公文旅行、公文積壓，導致效率低下。為此，必須建立健全公文制度，通過現(xiàn)代化公文管理軟件和工具，提高辦文質量，加速公文運轉。（1）規(guī)范公文種類，通過辦公OA等現(xiàn)代化途徑發(fā)布公文分類。（2）統(tǒng)一公文格式和固定行文關系，通過辦公OA系統(tǒng)設置，統(tǒng)一規(guī)范各類公文的行文要求和行文關系；（3）準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉的效率。三是接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內容。其工作的好壞，直接影響到機關或企業(yè)的形象和聲譽。

2.2 程序化。所謂的程序化就是辦公室在進行具體的工作的時候，應該是按照一個具體的順序進行的。在當前看來，制定這個順序，所需要做的就是考慮這四個方面：可行性，有序性，系統(tǒng)性和簡潔性。這四個方面必須全部做到，才能保證辦公室的新程序能夠有效的運轉。首先我們來說說可行性，可行性就是指辦公室的具體運轉流程是可以實現(xiàn)的。而不是一種空想的合理流程，否則就會造成工作室工作中出現(xiàn)斷層，在某一部分的時候出現(xiàn)卡頓或者無法實行的情況。第二點就是有序性。辦公室的運轉具備有序性是非常正常的。因為其工作是較為雜亂的，因此就需要程序具備一定的秩序，這樣才能保證整個流暢正常運轉，不會出現(xiàn)疏忽和遺漏，這樣才能保證辦公室的工作是正常進行的。第三個方面是系統(tǒng)性。系統(tǒng)性主要是因為辦公室作為一個連接的樞紐，如果辦公室的辦公流程不是一個全面的系統(tǒng)，那么就會讓其他部門與辦公室做合作的時候無從下手。最后是間接性。這點原則基于當前社會的情況，當前公司的發(fā)展都需要公司能夠高效高速的運行，而辦公室作為一個處理中樞，如果其辦公流程不夠簡潔就會拖慢整個公司的辦公效率。因此在進行程序化制定的時候，就必須考慮簡潔性。只有具備了這幾點的辦公程序化規(guī)則才是符合當前社會發(fā)展的規(guī)則。

2.3 信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，信息化辦公應運而生。辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉向現(xiàn)代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現(xiàn)辦公室管理科學化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地促進辦公室自動化的進程。如可以在辦公OA里綜合建立系統(tǒng)，覆蓋公文、公告、制度、日程等模塊，大幅提高公文處理效能，建成效率高、反應快的辦公決策服務系統(tǒng)。

3 結束語

現(xiàn)代科技的快速發(fā)展帶來了現(xiàn)代辦公的便利，辦公室管理應緊跟時代步伐，秉承現(xiàn)代化科學管理理念，在辦公管理具體工作中充分使用現(xiàn)代化管理方法和工具，從而將辦公室傳統(tǒng)意義上“重、苦、雜、難”的各類工作系統(tǒng)地規(guī)范化并“簡化”，更好地做好辦公室各項基本工作的同時為現(xiàn)代組織提供更優(yōu)的辦公室服務。

參考文獻

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