孫仲秋

摘 要：現(xiàn)在我國高等教育已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了普及化，高校畢業(yè)學(xué)生的數(shù)量越來越多，但是相比之下人們都更加重視畢業(yè)生的就業(yè)問題，但是對檔案管理工作則沒有給予相應(yīng)的重視，很多學(xué)生甚至自己都沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這在我國是一個非常普遍的問題。我國很多人才交流服務(wù)中心本身也并不具備足夠的信息化程度，檔案流轉(zhuǎn)工作規(guī)范程度也存在嚴(yán)重不足，所以需要我們給予足夠的重視。本文首先探討了畢業(yè)生檔案信息管理工作中的問題，之后結(jié)合實(shí)際情況提出了一些對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；人才交流中心；檔案管理

正常來說，在高校學(xué)生畢業(yè)之后，檔案往往是從學(xué)校直接發(fā)往生源當(dāng)?shù)氐娜肆Y源管理中心，畢業(yè)生在去得畢業(yè)證書之后應(yīng)該前往人社局報(bào)到，之后直接轉(zhuǎn)入人才就留中心，也可以在擇業(yè)期結(jié)束之后轉(zhuǎn)入生源處當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)中心。但是目前我國每年都有近千萬高校學(xué)生畢業(yè)，各地人才服務(wù)中心的檔案接收和處理工作也越來越繁重，管理工作中或多或少都出現(xiàn)了一些問題，所以我們應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視程度，不斷總結(jié)現(xiàn)有問題才能提出對策，提高檔案管理工作的水平。

1 當(dāng)前人才中心在畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題

1.1 信息技術(shù)普及程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，信息化技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，并且已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到了人們各項(xiàng)日常工作中，這也給我們的生活和工作提供了非常便利的條件，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)硬件在檔案管理工作中具有著相當(dāng)明顯的先天優(yōu)勢，例如處理速度快、儲存量大等等。但是就實(shí)際情況總結(jié)我們發(fā)現(xiàn)，很多人才中心信息化水平都存在著一些缺陷，無法滿足于日益繁重的工作需要，在這種條件下，很多人才中心無論是服務(wù)質(zhì)量還是服務(wù)效率都有所欠缺。很多基層人才服務(wù)中心硬件投入嚴(yán)重不足，并且很多地區(qū)學(xué)生檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，無論是整理還是錄入都存在著一定的困難沒這也給管理工作的信息化帶來了很大的不便。

1.2 棄檔管理的問題

在學(xué)生畢業(yè)之后，檔案直接從學(xué)校轉(zhuǎn)入生源所在地，并且移交到當(dāng)?shù)氐娜松缇?，但是在?shí)際工作中，人才中心在檔案管理工作中面臨著一些新問題。舉例來說，很多學(xué)生在畢業(yè)之后并沒有回到原籍報(bào)到，這樣一來，就導(dǎo)致了檔案的棄置。除此之外，很多畢業(yè)生在檔案轉(zhuǎn)入人才中心之后就不再過問，檔案更新情況嚴(yán)重落后，這也是檔案棄置的重要原因，直接給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 人員數(shù)量不夠、檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性不強(qiáng)

其實(shí)在檔案管理工作中已經(jīng)出臺了一系列具體規(guī)定，相關(guān)規(guī)定中直接要求檔案的數(shù)量和專職管理人員的數(shù)量比例應(yīng)該維持在1000：1，但是由于人手匱乏，并且一直以來檔案管理工作都沒有得到足夠的重視，所以實(shí)際情況遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到相關(guān)要求的水平。目前每年高校畢業(yè)生數(shù)量都在不斷增加，檔案管理工作也將更加繁重，所以如果不采取有效措施，這個問題將會越來越嚴(yán)重。

對于檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)來說，很多檔案都存在著非常嚴(yán)重的不規(guī)范問題。首先在檔案轉(zhuǎn)遞的過程中，很多學(xué)校在會允許學(xué)生自行帶走，但是在報(bào)到的過程中，代辦和私自拆封檔案的問題都非常嚴(yán)重。其次，很多畢業(yè)生在移交檔案的時候過程中也存在一定的違規(guī)問題，舉例來說，很多調(diào)檔部門要求本人攜帶檔案，但是時間很短，給畢業(yè)生帶來了很大的困難。

2 加強(qiáng)人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的策略

人才中心檔案管理部門在接收畢業(yè)生檔案的時候，應(yīng)將這些檔案中的信息一一錄入到計(jì)算機(jī)中，同時，平時的管理工作中對于畢業(yè)生提取檔案以及遞交后續(xù)的檔案資料等新的內(nèi)容，也應(yīng)在計(jì)算機(jī)上面認(rèn)真、細(xì)致地進(jìn)行記錄，并對于檔案管理的各個流程都嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化的管理。

2.1 加快檔案管理電子化進(jìn)度

為使檔案管理變得更加簡單并盡快實(shí)現(xiàn)管理信息化，在接收檔案時，人才中心應(yīng)將畢業(yè)生檔案信息錄人電腦；在管理過程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取其檔案，都應(yīng)在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細(xì)致記錄，加強(qiáng)檔案管理。同時，地方政策應(yīng)支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對檔案管理軟件的資金投人，購買適合縣級人才中心實(shí)際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學(xué)化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。

2.2 進(jìn)一步完善檔案管理辦法

對檔案管理的辦法進(jìn)行進(jìn)一步的完善是提高人才中心畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的重要途徑，而且為了更好實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過統(tǒng)一歸類的辦法實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時間為依據(jù)進(jìn)行歸類管理，也可以采取分級分類的方式進(jìn)行管理，這種方式對于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對這些檔案可按地區(qū)先進(jìn)行一次歸類，再根據(jù)寄存時間進(jìn)行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地讓畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。

2.3 適當(dāng)增加管理人員，提高其素質(zhì)

應(yīng)積極引進(jìn)人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)則和實(shí)際需求配備足夠的專職人員，切實(shí)解決目前人才中心畢業(yè)生檔案管理人員不足的問題。其次，為了更快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，我們應(yīng)該重視檔案管理人員專業(yè)水平和信息技術(shù)的培訓(xùn)和提高工作，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)過硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富又懂得信息技術(shù)復(fù)合型人才。

2.4 強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性

實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對于流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)和錯誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。結(jié)束語綜上所述，我們應(yīng)正確面對目前人才中心畢業(yè)生檔案管理存在的問題，并不斷探索改進(jìn)的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量和效率的全面提升

3 結(jié)束語

經(jīng)過前文總結(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前在畢業(yè)生檔案管理工作中存在著不少問題，需要我們提高對檔案管理工作的重視程度，這也是很多人才服務(wù)中心所需要面對的重要課題。首先需要相關(guān)財(cái)政部門對人才服務(wù)中心給予足夠的支持，提高經(jīng)費(fèi)投入，從軟件設(shè)施和硬件設(shè)施雙管齊下，提高信息化建設(shè)水平，同時也要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠勝任當(dāng)前越來越繁重的檔案管理工作，這樣才能不斷提高檔案管理工作的便利性。

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