(遼寧省彰武縣水利技術(shù)推廣中心站，遼寧 阜新 123200)

水土保持工作的開(kāi)展對(duì)保證水資源合理利用具有重要意義。而在水土保持工作開(kāi)展中，對(duì)水土保持過(guò)程中所形成的檔案進(jìn)行合理管理，將對(duì)實(shí)現(xiàn)水土保持工作的合理開(kāi)展及為后期維護(hù)與保養(yǎng)提供參考[1]。水土保持檔案主要指留有保存價(jià)值的文字、土質(zhì)及聲像等文件資料，是水土保持工程實(shí)施工作的重要反映；做好檔案管理對(duì)實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目的全面鑒定及事故調(diào)查具有重要意義。隨我國(guó)水土保持建設(shè)投資與建設(shè)力度的增大，水土保持工作檔案管理涉及內(nèi)容廣泛且難度加大[2]。因此，如何實(shí)施對(duì)水土保持檔案管理及解決現(xiàn)有檔案管理混亂的局面對(duì)促進(jìn)水土保持工作質(zhì)量的提高具有重要意義。

1 水土保持檔案特點(diǎn)及其功能分析

1.1 水土保持檔案特點(diǎn)分析

綜合來(lái)講，水土保持檔案具有以下特點(diǎn)，具體如下：(1)水土保持工程涉及范圍廣及內(nèi)容豐富，如包含勘察、測(cè)繪、評(píng)估、施工等，且還包括水利、氣象等信息，故涉及面廣及綜合性強(qiáng)是主要特點(diǎn)。(2)水土保持屬于實(shí)踐活動(dòng)，具有季節(jié)性及涉及區(qū)域廣等特點(diǎn)，故水土保持過(guò)程所形成的文件及檔案須包含汛期多變氣候數(shù)據(jù)及地質(zhì)災(zāi)害預(yù)測(cè)等，數(shù)據(jù)的收集國(guó)過(guò)于分散且影響性強(qiáng)。(3)檔案形成的周期性也是主要特點(diǎn)，即部分水土保持工程項(xiàng)目艱巨，且受地質(zhì)及地理環(huán)境影響大，工程項(xiàng)目實(shí)施周期長(zhǎng)(長(zhǎng)達(dá)多年)；而部分項(xiàng)目屬于小型工程，施工周期短(2-3個(gè)月基本完工)，使得水土保持檔案管理存在周期性差異，常由于人員、環(huán)境等因素導(dǎo)致檔案管理不及時(shí)及出現(xiàn)差異。

1.2 水土保持檔案功能分析

做好檔案管理，有利于相關(guān)人員分析水土保持相關(guān)數(shù)據(jù)及為科學(xué)研究與項(xiàng)目實(shí)施提供技術(shù)參考。綜合來(lái)講，水土保持檔案管理可為以下工作的實(shí)施提供根據(jù)，具體如下：(1)水土保持檔案可作為工程項(xiàng)目檢查驗(yàn)收的依據(jù)；如工程項(xiàng)目驗(yàn)收主要包括技術(shù)資料、資金落實(shí)等內(nèi)容；檔案驗(yàn)收作為工程項(xiàng)目驗(yàn)收的主要資料，有利于工程項(xiàng)目驗(yàn)收的順利進(jìn)行。(2)水土保持檔案涉及范圍廣，如生態(tài)建設(shè)情況、監(jiān)督管理情況及環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，政府及相關(guān)單位在對(duì)水利工程項(xiàng)目實(shí)施建設(shè)中必須參考水土保持相關(guān)檔案，以便為項(xiàng)目決策提供科學(xué)及有效性。(3)水土保持檔案中包含大量信息，檔案管理工作的有效實(shí)施保證了檔案的完整性，可促進(jìn)相關(guān)單位及人員之間的信息交流與合作，有利于水土保持工程的發(fā)展[3]。

2 水土保持檔案管理存在問(wèn)題分析

2.1 部分區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理重視程度不足

遼河流域?qū)儆谖覈?guó)七大流域之一，橫跨遼寧省，并流經(jīng)多個(gè)區(qū)縣，水土保持工作管理分散，難度大，做好檔案管理尤為重要。而結(jié)合實(shí)際情況，雖然該省市區(qū)域檔案管理工作取得了較大的成績(jī)，檔案管理的完整性及有效性得以顯著的提升，但部分區(qū)域管轄領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理的不重視導(dǎo)致檔案管理存在較多漏洞；如部分區(qū)縣水土保持管理部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)導(dǎo)致及管理經(jīng)費(fèi)不足等，導(dǎo)致檔案管理存在較多問(wèn)題，如資料保存不完整及保存中由于外界因素影響而造成損壞等，影響保存及使用。

2.2 檔案管理相關(guān)制度不健全

基于管理學(xué)理論，以法治理及以制度辦事是基本原則，而現(xiàn)有檔案管理中常由于缺乏必要的管理制度而影響檔案的管理；以此同時(shí)，部分區(qū)域雖然建立了檔案管理制度，明確了檔案管理的基本理念及方法，但管理辦法可行性低、實(shí)施效果差等導(dǎo)致檔案管理工作存在較多漏洞，如檔案文件管理中原始文件丟失及損壞情況嚴(yán)重，影響檔案功能的發(fā)揮及使用。

2.3 檔案管理不規(guī)范及利用率低

檔案應(yīng)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的收集及完整、系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存是基本原則。故在檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)檔案類型分類、分冊(cè)、分區(qū)域存放，建立目錄并裝訂成卷宗，以便后查。而目前水土保持檔案雖然按照項(xiàng)目類型實(shí)施了分類管理，但未按照要求建立目錄及實(shí)施統(tǒng)一編碼管理，故在后期檔案調(diào)閱中增加了檔案查詢難度，不僅不利于檔案的歸檔與保存，且對(duì)檔案調(diào)閱與查詢帶了不便。

2.4 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差

雖然各政府及單位加強(qiáng)了對(duì)水土保持檔案的管理，部分單位由于缺乏必要的資金投入及未設(shè)置專門或兼職的檔案管理人員實(shí)施對(duì)檔案的管理，常造成檔案管理中存在較多問(wèn)題。如部分單位未設(shè)置“專人專室專柜”對(duì)檔案實(shí)施管理，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程存在隨意化及檔案無(wú)地存放等，致使檔案遺漏、損壞、丟失他人隨意亂動(dòng)的情況經(jīng)常發(fā)生，對(duì)水土保持工作的開(kāi)展及其不利。

2.5 檔案管理專業(yè)技術(shù)人員及技術(shù)缺乏

近些年，我國(guó)在大力推進(jìn)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使得檔案管理工作及能力得以顯著提升。但人員問(wèn)題及技能問(wèn)題導(dǎo)致檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理存在難度。(1)檔案管理專業(yè)化人才缺乏，雖然各高校加大了對(duì)檔案管理專業(yè)專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，但由于相關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度低，擇業(yè)困難，導(dǎo)致專業(yè)技術(shù)人才缺乏；(2)技術(shù)缺乏也是主要問(wèn)題，先進(jìn)信息化管理手段未能得以使用導(dǎo)致檔案管理智能化水平差。

3 水土保持檔案管理應(yīng)對(duì)措施分析與討論

3.1 相關(guān)單位管理人員提高檔案管理意識(shí)及實(shí)施統(tǒng)籌管理

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理管理引起高度重視，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)。(1)相關(guān)單位應(yīng)對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，并組織相關(guān)培訓(xùn)等，加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員的思維意識(shí)，提高其對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度；(2)相關(guān)單位應(yīng)建立單位領(lǐng)導(dǎo)為主導(dǎo)的的檔案管理小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行部署與協(xié)調(diào)，減少檔案管理工作中的盲目性；(3)在日常管理中，單位應(yīng)提供有效機(jī)會(huì)，創(chuàng)造機(jī)會(huì)，強(qiáng)化與專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的交流與協(xié)作，引入先進(jìn)檔案管理理念，為水土保持檔案管理工作的開(kāi)展提供保證。

3.2 建立健全規(guī)章制度及規(guī)范并有效落實(shí)

針對(duì)檔案管理規(guī)范不健全及落實(shí)不到位的問(wèn)題，應(yīng)從以下兩方面抓起：(1)建立健全檔案管理制度；國(guó)家及地方政府根據(jù)所管轄區(qū)域特點(diǎn)，明確檔案管理的基本思路及方式，為地方部門制定檔案管理制度提供依據(jù)與綱領(lǐng)。地方單位應(yīng)結(jié)合上級(jí)政府對(duì)檔案管理的綱領(lǐng)性文件，制定符合自身的檔案管理制度，以保證其可操作性；(2)相關(guān)單位應(yīng)建立檔案管理記錄，對(duì)歸檔及借閱情況進(jìn)行記錄，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與考核，定期對(duì)檔案的收集與歸檔情況進(jìn)行核查，以確保檔案管理工作的落實(shí)。

3.3 統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與方法

檔案管理工作屬于嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致性工作，建立合理的管理標(biāo)準(zhǔn)并落實(shí)將對(duì)管理工作的開(kāi)展起到積極作用。做好對(duì)檔案文件的分類，以水土保持檔案特殊性考慮，可將該類檔案分為，文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、聲像檔案和特殊載體檔案等7大類。根據(jù)以上分類，對(duì)其分類進(jìn)行細(xì)化，如業(yè)務(wù)檔案又分為:小流域綜合治理規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)項(xiàng)目水土保持方案、坡耕地治理實(shí)施方案、水土保持監(jiān)測(cè)等。在以上分類基礎(chǔ)上，按照不同年份進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)與歸類，制作檔案管理目錄，并放入指定檔案盒進(jìn)行管理，對(duì)于保證檔案的可查性及實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理具有一定參考價(jià)值。

3.4 落實(shí)專人專室管理及全員參與的管理方式

水土保持工作所涉及的檔案文件繁多，且數(shù)量大，實(shí)現(xiàn)有序安全管理，必須投入足夠經(jīng)費(fèi)實(shí)施專人專室管理，確保其安全。首先，相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理相關(guān)要求設(shè)立專門的檔案存放室或存放柜，上鎖管理與保存，以減免遺失等情況發(fā)生。其次，專人管理對(duì)于保證檔案管理責(zé)任制的落實(shí)及提高管理效果具有重要意義，企業(yè)應(yīng)引入專業(yè)人員從事該項(xiàng)工作，確保該項(xiàng)工作有序開(kāi)展。再者，檔案管理工作應(yīng)在專人負(fù)責(zé)為主導(dǎo)上，各相關(guān)部分及科室應(yīng)指定專人或兼職收集、分類相關(guān)信息，及時(shí)歸檔及提交，實(shí)現(xiàn)全員參與，人人有責(zé)的目的。此外，對(duì)于電子檔案的管理，應(yīng)設(shè)定密碼及專人保存，嚴(yán)禁其他人員復(fù)制及使用。

3.5 加強(qiáng)人員培訓(xùn)及先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用

檔案管理工作屬于專業(yè)性工作，專業(yè)化程度高及責(zé)任重大，檔案管理人員應(yīng)具有專業(yè)的技能及責(zé)任意識(shí)。首先，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，采取適當(dāng)激勵(lì)措施提高管理人員技能水平。其次，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理系信息技術(shù)的應(yīng)用，利用當(dāng)前自動(dòng)信息化相關(guān)技術(shù)，完善信息數(shù)據(jù)收集手段及流程，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并設(shè)定供具有權(quán)限人員查詢的端口等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集歸檔及查詢的電子化服務(wù)，提高檔案管理效率。再者，加大對(duì)檔案室相關(guān)防護(hù)措施的投入及做好監(jiān)督，如完善檔案室存儲(chǔ)條件，安設(shè)空調(diào)、溫濕度監(jiān)控儀、滅火器等設(shè)施，改善檔案室硬件條件，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案完好存儲(chǔ)提供必要保證。

4 結(jié)語(yǔ)

以管理學(xué)角度來(lái)講，適應(yīng)的環(huán)境、專業(yè)的人員、健全的設(shè)施及完善的規(guī)章制度對(duì)于保障有效管理及促進(jìn)工作開(kāi)展具有重要意義。水土保持相關(guān)檔案種類繁多、數(shù)量巨大且重要程度偏高，日常對(duì)其進(jìn)行管理中應(yīng)采取有效措施進(jìn)行處理，以保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。筆者結(jié)合實(shí)際情況，就水土保持檔案及其管理的重要性進(jìn)行了分析，并對(duì)當(dāng)前我國(guó)相關(guān)單位檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況，制定了提高檔案管理有效性及安全性的措施，以便為我國(guó)相關(guān)單位完善檔案管理體系及確保檔案管理工作的有效開(kāi)展提供參考依據(jù)。

[1]王振穎,蔡景平,張中凱.遼寧省水土流失現(xiàn)狀、動(dòng)態(tài)變化及防治對(duì)策[J].水土保持應(yīng)用技術(shù).2002.(05)：32-36.

[2]付凝.喀左縣果園水土保持管理技術(shù)[J].水土保持應(yīng)用技術(shù).2017.(05)：32-34.

[3]朱淼.遼寧省水土流失重點(diǎn)防治區(qū)劃分方法及成果[J].水土保持應(yīng)用技術(shù).2017.(03)：30-32.