胡海鶯

摘要：隨著信息時代的發(fā)展，人事檔案管理工作也即將投入信息化的建設(shè)，在人事檔案信息化建設(shè)中如何克服困境，提出對策建議，進一步推進人事檔案信息化管理，是我們當(dāng)前需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：人事檔案信息化建設(shè)

困境

對策

當(dāng)今的時代是信息化的時代，隨著各項工作的信息化建設(shè)逐步取代傳統(tǒng)手工操作的同時，人事檔案也將破繭而出，步入信息化建設(shè)的行列。但任何新工作的推動都面臨著舊思想的固封和新思想的起步困境，人事檔案更是以絕對保密的形式阻擋著信息化建設(shè)的腳步。人事檔案在信息化建設(shè)中將面臨著哪些困境，有什么對策建議，本文作者就這些問題提出拙見。

一、人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境

1.傳統(tǒng)思想的固封。一提起人事檔案，大家首先想到的就是鐵門鐵窗的專用房間，專人管理，絕對保密。因為很多人的思想都受著傳統(tǒng)思想的影響，認為人事檔案記錄著一個人的成長過程、思想變化、家庭信息、受教育情況以及政治生涯等等一些本人和單位才知道的個人材料，它起著憑證、依據(jù)和參考的作用，這些特點決定了一是不能將它公開于眾，二是不能將它放到本人手里保管，所以要放在單位的人事部門，由組織選派黨性較強的專人保管，而且絕不能泄密。其實，人事檔案分類十種，這十種里，有不能向其他人泄露的秘密，當(dāng)然也有很多公眾所知道的，并且還要時常利用到的資料。如果每次利用這些可以查閱復(fù)印的資料，都需要到人事部門當(dāng)面申請領(lǐng)導(dǎo)，再由檔案專管登記、查閱、復(fù)印所需的內(nèi)容，手續(xù)相當(dāng)繁瑣。但因長期受到人事檔案絕對保密這種傳統(tǒng)思想的影響，大部分人很難突破手工操作盡管繁瑣但很安全這一事實，去尋求別的辦法。

2.信息化建設(shè)中存在的問題。一是信息化建設(shè)本身存在不安全性弊端。人事檔案一旦成為電子版并且進入網(wǎng)絡(luò)就會存在不安全性，并且有被黑客破解利用的可能性。二是信息化建設(shè)中需要大量的資金保障來提供不斷的技術(shù)支持和硬件維護。檔案信息化建設(shè)不是說單位只要買一套檔案信息化管理軟件就大事告成了，檔案信息化軟件在使用時與單位檔案工作是否一直契合，如單位在購買檔案軟件后，檔案的整理歸檔原則又發(fā)生變化，已有的軟件功能不能滿足現(xiàn)有的管理需要，單位在購買軟件的售后服務(wù)期滿后再次出現(xiàn)相關(guān)的技術(shù)難題以及需要補充完善軟件模塊時，我們是否可以投入大量的資金保障來提供不斷的技術(shù)支持。此外，我們還需要準(zhǔn)備一定的資金作為后期硬件設(shè)備的維護費。

3.信息化建設(shè)起步時的繁瑣。要實現(xiàn)人事檔案信息化，必須建立健全人事檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，也就是需要錄入單位每位員工的基本信息，包括花名冊、簡歷及其家庭成員情況等信息，這些信息的錄入需要大量的時間和繁瑣的翻閱檔案的過程，信息化建設(shè)的起步對一個從來沒有建立過電子檔案的單位來說，其過程是繁瑣的。所以，很多單位的人事處因為平時工作繁多，很難抽調(diào)人員進行專門的信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，或是很難抽出時間進行此項工作，所以進行信息化建設(shè)需要很大的決心和起步時花費比手工操作要多很多的經(jīng)歷和時間這一點，也足以讓想實現(xiàn)人事檔案信息化管理的許多單位，望而卻步。

二、對策建議

1.破除傳統(tǒng)思想。既然人事檔案不是所有的內(nèi)容都對個人絕對保密，例如在參加考學(xué)、職稱評審中需要復(fù)印的年終考核表，需要不斷更新的個人簡歷、自傳等這些內(nèi)容完全可以向個人開放，那么就應(yīng)該在本人需要利用和補充時，有一個局域網(wǎng)中的檔案信息化管理程序進行利用和補充申請。這樣既可以簡化了利用、補充的過程和檔案人員的工作量，也可以維護人事檔案紙質(zhì)材料的完整性，防止紙質(zhì)材料因經(jīng)常翻閱而損壞。所以，一直受人事檔案絕對保密這種傳統(tǒng)思想影響的人，應(yīng)該逐步接受人事檔案個別信息可以對本人公開的事實，并且這種公開是有利于檔案的更新、利用和工作的高效完成的。

2.對信息化建設(shè)揚長避短。第一，盡管信息化時代的確存在不安全性弊端，并且也曾發(fā)生過網(wǎng)絡(luò)泄密事件，但信息化建設(shè)本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是從外部進行計算機硬件安全隔離的防護措施，如防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)可有效隔離單位以外人員的隨意訪問和黑客的攻擊；其次是從軟件內(nèi)部—方面加強人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理，通過設(shè)置用戶名權(quán)限和密碼等方式，有效防止用戶越權(quán)操作或非法操作；另—方面引進安全防范技術(shù)，防止第三方軟件截取文件，破解源文件。之所以會發(fā)生信息泄露主要原因是由于網(wǎng)絡(luò)安全知識的疏忽和缺乏，有了對這些方面的加強，防范單位人事檔案信息的泄露便不成問題。第二，如果不能阻止檔案整理歸檔原則的變化，那么單位檔案在進行信息化管理的同時，就應(yīng)該預(yù)支一部分能投入到信息化軟件售后服務(wù)和硬件維護中的資金。

3.派專人學(xué)習(xí)錄入檔案信息化軟件。萬事開頭難，有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保障，后面的工作都將變得簡便。所以一定要克服人事檔案剛起步時的困難，多想想今后工作的便利性。單位應(yīng)該選派專人，最好是檔案專管對檔案信息化軟件進行學(xué)習(xí)，給予充足的錄入信息的時間，盡量把基礎(chǔ)工作打牢，這樣的話，后面繁瑣的統(tǒng)計工作、檔案的查閱利用工作都會高效率完成。

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