黃志瑋

摘要：對于擴(kuò)張迅速的大型企業(yè)來說，如何提高企業(yè)的管理水平，尤其是財(cái)務(wù)管理水平，如何加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)控力度等都是首要解決的問題。文章對財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)產(chǎn)生的背景，和系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用進(jìn)行了簡要分析，以期能幫助企業(yè)降低成本、提高企業(yè)管理水平、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的力度。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)；財(cái)務(wù)共享服務(wù)；財(cái)務(wù)授權(quán)；審批管理

多子公司、多項(xiàng)目的大型企業(yè)想要在激烈的市場競爭中生存，就必須建立先進(jìn)的財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)，輔助企業(yè)管理越來越多的業(yè)務(wù)和越來越多的管理項(xiàng)目。

一、財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)簡介

經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展催收了共享服務(wù)，首先起源于西方發(fā)達(dá)國家，隨著不斷的推廣和發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)成共享服務(wù)中的重要內(nèi)容，福特公司、杜邦電氣、摩托羅拉公司、中英人壽保險(xiǎn)公司、輝瑞制藥公司以及中興通訊都逐步建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，為企業(yè)節(jié)約成本、提高效率和核心競爭力提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一個(gè)核心系統(tǒng)，是最重要的信息系統(tǒng)，它可以減少冗余的基礎(chǔ)工作，將重復(fù)式的業(yè)務(wù)分離出來，由系統(tǒng)統(tǒng)一處理，生成會計(jì)憑證，并通過網(wǎng)絡(luò)使不同地域的管理人員對電子單據(jù)進(jìn)行審批，節(jié)約流程時(shí)間、提高工作效率、優(yōu)化企業(yè)的資源配置。

二、企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)的重要性

首先，每一個(gè)分子公司、跨國公司都需要成立自己的財(cái)務(wù)部，這就增加了公司的成本和人員，加之沒有統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理規(guī)范，使得大型企業(yè)的管控也難以統(tǒng)一，各分子公司、跨國公司在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，各部門為節(jié)約成本，會依據(jù)自身的需求支配財(cái)務(wù)人員既做高級管理工作，又做基礎(chǔ)核算工作，使得財(cái)務(wù)人員分工不詳細(xì)、不專業(yè)，這不僅導(dǎo)致員工工作效率低下，也使公司在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略上難有作為。其次，分子公司、跨國公司缺乏統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理規(guī)范，這增加了大型企業(yè)財(cái)務(wù)管控的難度，甚至還會導(dǎo)致公司間的連鎖反應(yīng)，即一個(gè)公司出現(xiàn)問題，連帶著其它公司也會受到影響，使企業(yè)難以發(fā)展及擴(kuò)張。最后，如果分子公司、跨國公司的財(cái)務(wù)業(yè)績反應(yīng)不真實(shí)或者反饋不及時(shí)，將嚴(yán)重影響大型企業(yè)股東及時(shí)做出正確的戰(zhàn)略方針和管理決策，阻礙公司的發(fā)展壯大。因此，建立一套統(tǒng)一的、信息和服務(wù)共享的平臺對大型企業(yè)的管理工作非常重要。

財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)可將分散的、重復(fù)性高的業(yè)務(wù)集中到一個(gè)系統(tǒng)中，統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行處理，從以下幾個(gè)方面提高企業(yè)整體的經(jīng)營效益。

第一，降低了企業(yè)的運(yùn)作成本。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部的分散式、重復(fù)式的業(yè)務(wù)進(jìn)行集約管理，提高了財(cái)務(wù)管理水平，為企業(yè)節(jié)約了資源和精力，使企業(yè)可更好的專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。

第二，提高了管理效率。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)采用統(tǒng)一的流程和標(biāo)準(zhǔn)，可實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的數(shù)據(jù)整合，它擁有所有公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，節(jié)省了數(shù)據(jù)的匯總時(shí)間和進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)分析。它為企業(yè)節(jié)約了人員和成本，使企業(yè)有更多的費(fèi)用去聘請資深的財(cái)務(wù)人員，并將同一領(lǐng)域的專業(yè)人員集中起來，為企業(yè)提供更專業(yè)、更標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)，有利于企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。以國內(nèi)知名企業(yè)中興通訊為例，該集團(tuán)依托財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，系統(tǒng)應(yīng)用前后的財(cái)務(wù)處理情況如表1所示。

分析表1數(shù)據(jù)可知，應(yīng)用財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)之后，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理人員的數(shù)量與相應(yīng)的人力成本均減少一半左右，單據(jù)處理成本大幅降低，單據(jù)處理與財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的效率提升也非常明顯。

第三，提高了企業(yè)的核心競爭力。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)可以在短時(shí)間內(nèi)為新子公司的財(cái)務(wù)管理提供專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)，使新子公司的高級管理人員可以有更多的精力去發(fā)展核心業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)的運(yùn)作遵循了整體企業(yè)的戰(zhàn)略方針和計(jì)劃，依據(jù)企業(yè)的目標(biāo)不僅和業(yè)務(wù)在責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)上進(jìn)行了明確，還在一定程度上輔助業(yè)務(wù)的發(fā)展。

第四，技術(shù)推廣。大型企業(yè)還可將運(yùn)行成熟的財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)技術(shù)與其他集團(tuán)公司進(jìn)行分享，洽談合作。

三、財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)在大型企業(yè)中的應(yīng)用路徑

（一）統(tǒng)一支付審批管理

大型企業(yè)分子公司多、項(xiàng)目多，使大型企業(yè)不得不面對與日俱增的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工作，如何解決企業(yè)現(xiàn)有文化和管理程序的復(fù)制、統(tǒng)一以及更新成為大型企業(yè)的首要問題。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)的信息化可以迅速的將大型企業(yè)現(xiàn)有的管理程序復(fù)制到新子公司系統(tǒng)中去，可以通過財(cái)務(wù)共享將大型企業(yè)現(xiàn)有的企業(yè)文化迅速地滲透到新子公司中去，加強(qiáng)大型企業(yè)對分子公司及項(xiàng)目的管控和影響。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)中有著成熟的審批流程，可以通過整體企業(yè)財(cái)務(wù)信息共享，以低成本的統(tǒng)一支付、統(tǒng)一審批的方式，使企業(yè)的管理程序更加規(guī)范，使新成立的公司和項(xiàng)目減少了財(cái)務(wù)管理成本，能更快的融入進(jìn)企業(yè)的管理中來。

（二）統(tǒng)一財(cái)務(wù)授權(quán)管理

在規(guī)模小、運(yùn)行簡單的公司里，財(cái)務(wù)授權(quán)一般是通過人工自覺控制實(shí)現(xiàn)的，而在一些復(fù)雜的大型企業(yè)中，一個(gè)員工往往需要身兼數(shù)職，一位高級管理人員在不同的分公司、項(xiàng)目公司、職能部門以及業(yè)務(wù)領(lǐng)域之間都有不同的財(cái)務(wù)授權(quán)。由于財(cái)務(wù)授權(quán)審核責(zé)任重大，對審核人員的要求也非常嚴(yán)格，而申請授權(quán)的人員還必須清楚每項(xiàng)手續(xù)的審核授權(quán)人員是誰，這無疑增加了工作人員的審批難度以及申請授權(quán)流程的耗時(shí)，拖累了企業(yè)人員的工作效率。而使用財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)，就避免了此問題。

幾乎所有的企業(yè)都制定了財(cái)務(wù)授權(quán)管理制度，依據(jù)級別層層授權(quán)，一般都需要董事會總批。而公司董事會以及高級管理人員由于不能通曉公司所有的事務(wù)，對財(cái)務(wù)的有些業(yè)務(wù)管理不甚了解，難以判斷財(cái)務(wù)授權(quán)管理制度是否在整體企業(yè)的框架之內(nèi)，而財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)授權(quán)系統(tǒng)可以通過集約式的管理方式，只需將各公司的系統(tǒng)植入現(xiàn)有的框架之內(nèi)，審核授權(quán)時(shí)各級工作人員調(diào)整一下授權(quán)金額就可以完成，這不但提高了企業(yè)內(nèi)部控制的水平，還有效的落實(shí)了整體企業(yè)的管理文化精神。

（三）統(tǒng)一主數(shù)據(jù)及財(cái)務(wù)核算信息管理

財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)必須按照統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，采用集群式的數(shù)據(jù)庫部署，以保證企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的信息來源一致，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)多個(gè)信息系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)可以同步管理。

統(tǒng)一的主數(shù)據(jù)是企業(yè)財(cái)務(wù)核算信息管理的基礎(chǔ)，可加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制。財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)從系統(tǒng)中調(diào)取供應(yīng)商、客戶群、銀行、財(cái)務(wù)預(yù)算、會計(jì)憑證等相關(guān)主數(shù)據(jù)，通過將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)有機(jī)結(jié)合，有效提高核算、支付的準(zhǔn)確率，降低造假的可能性。通常情況下，在員工發(fā)起調(diào)用預(yù)算、采購、成本等的主數(shù)據(jù)申請時(shí)，系統(tǒng)就應(yīng)該允許調(diào)用以保證數(shù)據(jù)的一致性，但對財(cái)務(wù)支付的主數(shù)據(jù)由于可以自動實(shí)現(xiàn)信息傳輸，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也改變了出納人員的工作性質(zhì)，將出納的工作從操作轉(zhuǎn)變成了審核，提高了信息質(zhì)量，確保了高級管理人員在第一時(shí)間內(nèi)獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，因此，有關(guān)會計(jì)憑證和支付信息的財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)，可在核算環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)信息同步。

隨著市場的千變?nèi)f化，財(cái)務(wù)共享信息系統(tǒng)也需要不斷的優(yōu)化、更新以及研討新的信息技術(shù)，以便更好地滿足企業(yè)集團(tuán)發(fā)展的需要，為企業(yè)集團(tuán)適應(yīng)多變的業(yè)務(wù)邏輯提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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（作者單位：酒客來網(wǎng)絡(luò)科技有限公司）