劉葭

【摘要】本文根據(jù)陜西地礦集團(tuán)有限公司工作的實(shí)際，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)行了分析，重點(diǎn)對(duì)陜西地礦集團(tuán)有限公司現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠?qū)μ嵘龂?guó)企檔案管理工作有一定的借鑒意義，促進(jìn)國(guó)企長(zhǎng)期健康平穩(wěn)地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息一體化;檔案管理;國(guó)企

一、國(guó)企檔案管理的重要性分析

檔案管理是文件管理的有效方法，合理的檔案管理方式不僅能夠減少檔案搜索時(shí)間，而且還能有效降低檔案管理人員的工作量。企業(yè)檔案雖然是一種記錄歷史的材料，但是在企業(yè)的發(fā)展中，檔案記錄可以作為企業(yè)未來(lái)發(fā)展選擇中的重點(diǎn)輔助內(nèi)容。在改革的進(jìn)程中，大型國(guó)有企業(yè)也逐漸朝著多元化、集團(tuán)化的方向發(fā)展，集團(tuán)公司和所屬子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關(guān)系，在這種關(guān)系中，檔案管理的行政作用被進(jìn)一步弱化。

企業(yè)檔案信息資料的形成，同企業(yè)管理、生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)各個(gè)方面息息相關(guān)，是對(duì)企業(yè)發(fā)展變化過(guò)程的記錄。現(xiàn)在，企業(yè)檔案的組成除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，還有圖片、錄音、錄像等多種形式。在企業(yè)發(fā)展中，行政管理檔案材料可以為未來(lái)行政策劃、管理決策提供依據(jù)，以提升行政管理工作的科學(xué)性和可操作性。在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，會(huì)計(jì)檔案和涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的文書(shū)檔案，都能夠作為企業(yè)制定經(jīng)濟(jì)財(cái)物風(fēng)險(xiǎn)管理方案的基礎(chǔ)，保證企業(yè)財(cái)務(wù)穩(wěn)定;在企業(yè)文化建設(shè)中，檔案材料是管理者提煉企業(yè)精神，凝聚企業(yè)思想，提升企業(yè)凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑;在企業(yè)遇到法律問(wèn)題時(shí)，檔案儲(chǔ)存可以作為證據(jù)出現(xiàn)在法庭上，抵御法律風(fēng)險(xiǎn)?？傊?，通過(guò)做好企業(yè)檔案管理，有利于企業(yè)更加良好、長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定地發(fā)展。

二、做好國(guó)企檔案管理工作的有效措施

筆者所在的陜西地礦集團(tuán)有限公司，前身是陜西省地礦局，是省政府所屬的事業(yè)單位，2010年改為國(guó)有企業(yè)，下屬22家單位，其中有20家單位雖然已經(jīng)完成事業(yè)改革，但是其檔案管理工作較為混亂，缺少專(zhuān)職管理檔案的人員和檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。面對(duì)信息一體化的潮流，改變現(xiàn)有檔案管理方式，使下屬子公司的檔案管理水平基本達(dá)到集團(tuán)公司總部的標(biāo)準(zhǔn)是現(xiàn)階段最需要解決的問(wèn)題。

（一）加快完善企業(yè)檔案管理信息化。信息一體化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，信息化的檔案管理方式不僅能夠提升檔案管理質(zhì)量，還能顯著提升檔案管理的效率。檔案管理信息一體化系統(tǒng)能夠及時(shí)整理辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，定期收集、整理、歸檔文件材料，解決了文件材料歸檔整理流程中產(chǎn)生的重復(fù)作業(yè)問(wèn)題。另外，電子化的實(shí)現(xiàn)也節(jié)省了檔案查詢(xún)需要的時(shí)間，提升了檔案管理效率，降低了檔案破損概率，降低了檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)了檔案在集團(tuán)內(nèi)部的資源共享。陜西地礦集團(tuán)有限公司目前實(shí)行了OA無(wú)紙化辦公，但是還沒(méi)有達(dá)到數(shù)字化歸檔，依然是紙質(zhì)歸檔。對(duì)此，我們可以建立健全信息一體化系統(tǒng)應(yīng)用，加強(qiáng)硬件、軟件平臺(tái)的建立，利用云計(jì)算或者大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的技術(shù)，完善國(guó)企檔案管理。為更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息發(fā)揮作用，參照高校數(shù)字化圖書(shū)館的建設(shè)和管理，國(guó)有企業(yè)也可以創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，提升網(wǎng)絡(luò)中的信息檢索功能，為職工建立實(shí)時(shí)在線(xiàn)服務(wù)功能，隨時(shí)解決職工在檔案查詢(xún)檢索中的問(wèn)題，提升檔案的利用率，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作水平。

（二）規(guī)范文書(shū)檔案管理。整理和管理文書(shū)檔案是筆者工作的重要部分，國(guó)有企業(yè)在日常運(yùn)行管理中會(huì)產(chǎn)生許多文書(shū)檔案，這些檔案雖然較為瑣碎，但是能夠在特定時(shí)刻為企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生具有指導(dǎo)意義的參考價(jià)值。文書(shū)檔案具有數(shù)量巨大、內(nèi)容繁瑣、項(xiàng)目眾多的特點(diǎn)，為了保證管理質(zhì)量和管理效率，筆者會(huì)對(duì)文書(shū)檔案的整理和排版、裝訂嚴(yán)格要求，內(nèi)容字跡必須要清晰，檔案的收集、整理、排號(hào)都必須嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，文書(shū)檔案只有按照規(guī)章合理辦理，才能從根本上保證其管理科學(xué)、有序。制度是保證工作正常進(jìn)行的先決條件，我們現(xiàn)在已經(jīng)找到了檔案管理信息一體化系統(tǒng)這一現(xiàn)代化的檔案管理方式，國(guó)有企業(yè)還要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合系統(tǒng)需要建立一套完整的檔案管理制度。對(duì)于陜西地礦集團(tuán)有限公司下屬的20家改企單位來(lái)說(shuō)，建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，完善檔案調(diào)查（閱）流程，規(guī)范檔案按照不同部門(mén)、不同期限整理歸檔就顯得尤為重要了。

（三）創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。隨著國(guó)企檔案管理數(shù)字化程度的提升，國(guó)企檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也需要提升。針對(duì)筆者所在的陜西地礦集團(tuán)公司下屬單位檔案管理工作多為兼職人員、少有專(zhuān)人管理的問(wèn)題，筆者認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部首先應(yīng)該選拔或者招聘相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士，然后再建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步培訓(xùn)。各單位要結(jié)合自身實(shí)際情況，創(chuàng)建合理的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，為了適應(yīng)大多數(shù)員工的需求，可以實(shí)行網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)為輔的方式，在對(duì)管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)的層面上，著重加強(qiáng)其對(duì)檔案管理實(shí)踐知識(shí)的培訓(xùn)，為了提升員工的學(xué)習(xí)激情，企業(yè)內(nèi)部可以開(kāi)展“專(zhuān)業(yè)技能大比拼”的活動(dòng)，對(duì)優(yōu)勝者給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì);也可以將比賽成果同當(dāng)月或當(dāng)季度工資掛鉤，促使其不斷強(qiáng)化自身技能，以便更好地為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

事實(shí)證明，利用現(xiàn)代化的信息手段，將檔案信息和檔案資源有機(jī)結(jié)合起來(lái)，不僅可以提升國(guó)企運(yùn)行效率，而且還能降低管理成本，對(duì)增強(qiáng)國(guó)企的競(jìng)爭(zhēng)力有積極意義。

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