師迎春

【摘要】信息技術(shù)的高速發(fā)展使其被應(yīng)用于生活的方方面面，醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理在信息化環(huán)境的包圍下已經(jīng)出現(xiàn)滯后性，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展需要，亟待改革，而融合信息技術(shù)與醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理是人們關(guān)注的焦點(diǎn)，怎樣基于信息技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理就成為一項(xiàng)重要課題，加強(qiáng)探究勢(shì)在必行。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;信息技術(shù);檔案管理;優(yōu)化

在當(dāng)今的信息化時(shí)代，信息技術(shù)大大推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)獲得寶貴的契機(jī)。然而信息技術(shù)在方便醫(yī)院檔案管理的同時(shí)也產(chǎn)生了規(guī)格和形式各異的電子文件，通過(guò)歸檔形成醫(yī)院電子檔案，增加了檔案管理難度，利用信息技術(shù)更好地開展檔案管理工作是醫(yī)院促進(jìn)管理改革的必然要求。下面就從信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理的新要求著手，探討基于信息技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的措施。

一、信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理的新要求

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理發(fā)生了巨大的改變，面臨著一些新要求，主要包括：一是加強(qiáng)檔案信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，這是傳統(tǒng)檔案管理未涉及的內(nèi)容，是基于信息技術(shù)開展檔案管理工作必須滿足的要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院數(shù)字檔案信息的管理。通過(guò)建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的采集、管理和利用，這是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的核心。二是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，這和醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的要求是一致的，要不斷豐富館藏，即豐富醫(yī)院檔案信息資源。從載體的角度看，檔案信息資源就是數(shù)字化信息的各種存儲(chǔ)載體;從內(nèi)容的角度看，不僅包括醫(yī)院檔案，還包括具備檔案價(jià)值的相關(guān)信息資源。三是加強(qiáng)檔案信息的安全與保密管理，因?yàn)獒t(yī)院檔案信息類型多樣，不僅記錄著醫(yī)療、管理、人事管理等信息，還是后續(xù)開展各項(xiàng)工作的依據(jù)，保證信息的安全性至關(guān)重要。同時(shí)，醫(yī)院檔案信息的類型不同，其保密需求也不同，需要形成良好的保密性，提高患者和大眾對(duì)醫(yī)院的信任。面對(duì)這些新要求，醫(yī)院檔案管理應(yīng)采取針對(duì)性的措施加以優(yōu)化。

二、基于信息技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的措施

（一）完善建設(shè)醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)。為促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展，需基于信息技術(shù)完善，建設(shè)其檔案信息化管理系統(tǒng)，結(jié)合醫(yī)院管理實(shí)際情況，參考科學(xué)的、先進(jìn)的管理方案，規(guī)劃醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，且要細(xì)致到各個(gè)部門、各個(gè)科室，促進(jìn)彼此的協(xié)調(diào)與合作，達(dá)到優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的目的。一是要明確基于信息化技術(shù)開展醫(yī)院檔案管理工作的重要性，在構(gòu)建檔案應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)遵守標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與系統(tǒng)化的原則。二是嚴(yán)格遵循檔案管理雙軌制，轉(zhuǎn)變檔案管理重心，從之前的檔案實(shí)體轉(zhuǎn)變成檔案信息，通過(guò)利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院實(shí)體檔案的信息化與數(shù)字化，但不能輕視紙質(zhì)檔案。三是為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理目標(biāo)，應(yīng)對(duì)檔案管理進(jìn)行長(zhǎng)期的信息化建設(shè)，在不斷實(shí)踐與改進(jìn)中體現(xiàn)出信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，進(jìn)而體現(xiàn)出醫(yī)療服務(wù)的現(xiàn)代化水平。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息資源的優(yōu)化整合。一是文件歸檔。醫(yī)院基于信息技術(shù)增加了很多電子文檔，需要檔案部門同時(shí)歸檔紙質(zhì)檔案、電子檔案，以完善檔案館藏，豐富檔案信息資源。醫(yī)院需要?dú)w檔的材料包括紙質(zhì)、電子、照片、錄像帶、錄音帶等，特別是這些電子文檔的聲音與圖像能準(zhǔn)確真實(shí)地再現(xiàn)場(chǎng)景，全面記錄醫(yī)院發(fā)生的重大事件。一旦醫(yī)院需要開展各種活動(dòng)，電子文檔就能發(fā)揮出紙質(zhì)檔案達(dá)不到的效果。二是建立健全醫(yī)院檔案信息檢索體系，為檔案使用者提供各種查詢便利，促使檔案資源信息化。完善現(xiàn)有查詢體系，不但要有過(guò)去的檔案室與專題介紹、形式各異的書本目錄或卡片，還要建立計(jì)算機(jī)目錄或全文檢索，嘗試?yán)镁W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)形成遠(yuǎn)程檢索，提高醫(yī)院檔案信息資源的整合度，從而提高利用率。三是在歸檔的醫(yī)院電子文件中，所歸檔的電子文件材質(zhì)應(yīng)保持良好，且書寫與繪畫都要整齊、細(xì)致，圖像與聲音等要逼真而清楚。醫(yī)院檔案部門要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)實(shí)情況制定歸檔管理的有效制度，在歸檔紙質(zhì)文件與電子文件的同時(shí)做好電子文件備份，巧妙保存?zhèn)浞莸臋n案信息。

（三）深化醫(yī)院檔案信息的安全保密管理。隨著信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的深入應(yīng)用，電子信息成為時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步的必然產(chǎn)物，而建設(shè)電子信息檔案就成為醫(yī)院檔案管理最主要的發(fā)展方向。較醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子信息檔案能大大節(jié)約資源，節(jié)省檔案建設(shè)成本、存儲(chǔ)成本、維護(hù)成本，提高檔案調(diào)用效率。然而電子信息檔案的廣泛應(yīng)用給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)信息安全問(wèn)題，不管是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)過(guò)程還是檔案信息傳播過(guò)程均存在安全風(fēng)險(xiǎn)，不法分子在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下總有可乘之機(jī)。因此，醫(yī)院檔案管理要緊跟時(shí)代步伐，掌握并應(yīng)用電子信息安全技術(shù)，主要包括病毒查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)等，從而把電子信息安全技術(shù)變成醫(yī)院信息保密技術(shù)的組成部分之一，保證醫(yī)院檔案信息的安全性。在利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息時(shí)，要對(duì)設(shè)備實(shí)施定期維護(hù)，預(yù)防因設(shè)備損壞而丟失檔案信息。如果涉及外部存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)妥善保管設(shè)備，明確相應(yīng)責(zé)任，預(yù)防醫(yī)院檔案信息基于這種途徑被泄露。醫(yī)院在建設(shè)電子檔案信息時(shí)也要繼續(xù)確保檔案信息的安全性，尤其是針對(duì)重要的科研信息、患者信息等要做好保密工作。

三、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)能為醫(yī)院檔案管理工作提供便捷條件，通過(guò)在檔案管理中廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理發(fā)揮出獨(dú)特作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的科學(xué)調(diào)度與充分利用，從而優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，助推醫(yī)院提升整體管理水平、醫(yī)療水平，促進(jìn)醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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