◎杜秀吉

一、中學(xué)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

當(dāng)前我國(guó)通用的各類信息管理軟件，雖然已經(jīng)運(yùn)用在大多數(shù)學(xué)校的檔案信息管理中，但往往具有使用及查詢方式較為復(fù)雜，功能缺乏多樣性的缺點(diǎn)，而反觀國(guó)外，自20世紀(jì)以來(lái)歐美日等經(jīng)濟(jì)技術(shù)發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)，已經(jīng)開(kāi)發(fā)并投入使用了多種功能全面的專家級(jí)系統(tǒng)，如應(yīng)用于各類科研機(jī)構(gòu)和學(xué)校的教學(xué)管理系統(tǒng)，應(yīng)用于建筑領(lǐng)域的工程決策系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、項(xiàng)目信息評(píng)價(jià)系統(tǒng)、問(wèn)題診斷系統(tǒng)等。這些數(shù)字化程序能夠在一些方面有效的代替管理者診斷與解決問(wèn)題，在學(xué)校方面也可對(duì)教學(xué)工作帶來(lái)幫助。因此，我國(guó)在對(duì)數(shù)字化軟件的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用上，也應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)此類軟件的優(yōu)點(diǎn)，并盡力查找自身的不足之處，使中學(xué)檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)W(xué)校的教學(xué)工作起到多種多樣的作用，并使學(xué)校的教學(xué)效率得到提高。

二、如何構(gòu)建中學(xué)檔案數(shù)字化管理體系

1.系統(tǒng)應(yīng)滿足國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn) 要使檔案系統(tǒng)真正融入數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，就需要保證其網(wǎng)絡(luò)具有通用性，為此網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建所依靠的硬件、軟件及網(wǎng)絡(luò)協(xié)議都應(yīng)當(dāng)符合國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)或工業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)，以此才能夠順利的結(jié)合國(guó)內(nèi)及國(guó)際的網(wǎng)絡(luò)特征，使信息的交流和使用即使在不同的環(huán)境中也能毫無(wú)阻礙的進(jìn)行。

2.應(yīng)用技術(shù)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn) 對(duì)數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行構(gòu)建時(shí)，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，采用國(guó)際通用的J2EE（JAVA2Enterpfise Eifion）技術(shù)，以此使該軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用都能夠?qū)Ξ?dāng)前時(shí)代下更新迅速的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)具有良好的適應(yīng)能力，并能夠跨平臺(tái)通用。

3.系統(tǒng)應(yīng)具有可擴(kuò)展性 數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)不但需要符合國(guó)際通用的配置標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)當(dāng)具有開(kāi)放式的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以此達(dá)到與其他系統(tǒng)的相互鏈接，并能夠使系統(tǒng)在日后的使用中能夠按需求進(jìn)行擴(kuò)張與發(fā)展。如果其具備了靈活的擴(kuò)展性可修改性，那么在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境出現(xiàn)變化時(shí)，也可以只進(jìn)行一定程度的調(diào)節(jié)就能夠在新環(huán)境中順利運(yùn)行，對(duì)外界環(huán)境要求較低。

4.系統(tǒng)應(yīng)盡量提升性價(jià)比 作為一個(gè)數(shù)字化的通用信息平臺(tái)，在信息管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建中應(yīng)當(dāng)依據(jù)學(xué)校的資源投入程度，盡量降低花費(fèi)，使系統(tǒng)的性價(jià)比程度提升到最高。為此可以充分利用學(xué)校各部門現(xiàn)有的軟件硬件資源，爭(zhēng)取做到在完成本職檔案管理工作的同時(shí)，以最小的投入獲得最優(yōu)的使用效果。

5.以多種機(jī)制保證信息安全 作為整個(gè)信息網(wǎng)路建設(shè)的根本保障，信息安全是系統(tǒng)必須著重關(guān)注的部分，因此在系統(tǒng)的關(guān)鍵部分，應(yīng)采用質(zhì)量可靠有保障的硬件設(shè)備，并以冗余備份設(shè)計(jì)來(lái)避免單點(diǎn)故障的出現(xiàn)，使系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)作。此外，在信息數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)方面也應(yīng)當(dāng)采取安全性強(qiáng)的磁盤或可讀寫光驅(qū)進(jìn)行信息備份。在軟件的安全性上，可通過(guò)管家軟件對(duì)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的問(wèn)題。在對(duì)用戶訪問(wèn)的管理上應(yīng)設(shè)定不同的信任等級(jí)，將安全程度不同的用戶進(jìn)行分類，拒絕未獲得操作權(quán)限的用戶訪問(wèn)系統(tǒng)。此外系統(tǒng)安全保密機(jī)制也是必不可少的，為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整和真實(shí)性，必須對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行多種保護(hù)。此外還應(yīng)當(dāng)通過(guò)防火墻、訪問(wèn)控制、子網(wǎng)隔離等手段組織網(wǎng)絡(luò)病毒感染，保障系統(tǒng)的信息安全。

6.系統(tǒng)應(yīng)易于維護(hù) 最后，整個(gè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在穩(wěn)定長(zhǎng)久運(yùn)行外，還應(yīng)當(dāng)方便維護(hù)，將系統(tǒng)的執(zhí)行文件與數(shù)據(jù)分離，能夠使網(wǎng)絡(luò)便于對(duì)文件及系統(tǒng)的完整性進(jìn)行檢測(cè)，并在必要時(shí)進(jìn)行備份文件的恢復(fù)。

三、中學(xué)檔案數(shù)字化的安全設(shè)計(jì)原則

信息技術(shù)系統(tǒng)是一個(gè)具有多層次特征的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，因此在安全防護(hù)的設(shè)計(jì)中，也應(yīng)當(dāng)采用多層拓?fù)浞烙O(shè)置。也就是說(shuō)，一個(gè)全面的數(shù)字化信息安全管理方案，應(yīng)當(dāng)能夠包含整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的多個(gè)層級(jí)，因此中學(xué)檔案數(shù)字化的安全管理系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)中應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

1.符合互聯(lián)網(wǎng)的分級(jí)管理方案 由于互聯(lián)網(wǎng)的覆蓋范圍與用戶十分廣闊，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的信息安全管理往往采用三層分級(jí)的安全管理方案，由第一級(jí)（中心網(wǎng)絡(luò)）為核心，其后依次為第二級(jí)（部門級(jí)）和第三級(jí)（用戶終端）

2.符合相對(duì)性原則 由于網(wǎng)絡(luò)的信息化及多樣性，我們很難說(shuō)某一網(wǎng)絡(luò)是絕對(duì)安全的。因此在安全管理的構(gòu)建中，我們通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的性能與結(jié)構(gòu)等各類研究，并預(yù)估該網(wǎng)絡(luò)在實(shí)際運(yùn)行中可能遭遇的各類威脅與風(fēng)險(xiǎn)，以此制定應(yīng)對(duì)方案，這樣能夠使系統(tǒng)具有相對(duì)的安全性。

3.符合整體性原則 對(duì)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)在個(gè)人、設(shè)備、信息數(shù)據(jù)等方面的地位和意義，只有綜合系統(tǒng)的各方面特性，從一個(gè)整體的角度進(jìn)行分析與研究，才能得到完整有效，具備可行性的安全管理措施。因此計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)當(dāng)時(shí)刻符合整體性原則，以此依據(jù)既定的安全管理標(biāo)準(zhǔn)，制定合理的安全管理體系。

4.符合便捷性原則 無(wú)論構(gòu)建完成的網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)多么完美，最終都需要人工的管理與維護(hù)，如果系統(tǒng)操作手段過(guò)于復(fù)雜，則可能使系統(tǒng)的安全防范機(jī)制無(wú)法完善順利的運(yùn)作。此外，對(duì)安全管理措施的制定不能對(duì)系統(tǒng)本身的正常運(yùn)行造成干擾，使系統(tǒng)的運(yùn)行速度降低。

5.符合分段操作原則 隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)范圍的不斷擴(kuò)張，網(wǎng)絡(luò)本身的安全性也將隨之降低，但我們往往不能夠一次性解決全部系統(tǒng)安全隱患與問(wèn)題。同時(shí)進(jìn)行信息安全管理方案也需要極大的人力物力投入，因此在網(wǎng)絡(luò)安全管理中，可以采用分段操作的方式，循序漸進(jìn)的排查與解決問(wèn)題，這樣不但能夠保障系統(tǒng)的基本安全，也能夠減輕學(xué)校資源壓力。

四、總結(jié)

作為一種日益重要的資源，中學(xué)檔案數(shù)據(jù)在信息化時(shí)代中已經(jīng)日益受到管理與應(yīng)用上的重視。因此，對(duì)學(xué)校檔案的數(shù)字化管理必將成為信息環(huán)境下檔案管理和利用的大勢(shì)所趨。對(duì)構(gòu)建中學(xué)檔案數(shù)字化管理的分析與思考，希望能夠有效推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新與發(fā)展，并為中學(xué)檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障。