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        信息化時(shí)代辦公室檔案管理存在的不足及完善策略分析

        2018-04-04 09:27:58劉爽
        魅力中國 2018年46期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化策略

        劉爽

        摘要:為了保證信息化背景下辦公室當(dāng)中檔案管理工作能有良好質(zhì)量,應(yīng)認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)對(duì)于辦公室當(dāng)中檔案管理工作的重要性,并能結(jié)合辦公室當(dāng)中檔案管理工作需要制定科學(xué)的檔案管理方案。本文就信息化背景下辦公室當(dāng)中檔案管理工作的不足以及完善方式進(jìn)行了分析。

        關(guān)鍵詞:信息化;辦公室;檔案管理;完善;策略

        檔案中記錄了大量關(guān)鍵信息,對(duì)于辦公室工作正常開展有基礎(chǔ)性的保障作用,而在社會(huì)發(fā)展實(shí)現(xiàn)信息化之后也更需要辦公室當(dāng)中的檔案管理工作質(zhì)量能隨之提升。但在辦公室實(shí)際開展檔案管理工作的時(shí)候,仍存在不足,需要辦公室當(dāng)中檔案管理人員使用信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量。

        一、信息化背景下辦公室當(dāng)中檔案管理不足

        (一)信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)偏低。

        在進(jìn)入到新時(shí)代后,辦公室當(dāng)中檔案管理工也在不斷發(fā)展,不但在檔案管理工作中使用的設(shè)備更加現(xiàn)代化,同時(shí)在管理理念方面也取得了突破,讓辦公室當(dāng)中檔案管理工作質(zhì)量獲得了全面提升。但網(wǎng)絡(luò)普及范圍增大、使用人員增多之后,網(wǎng)絡(luò)上也出現(xiàn)一些網(wǎng)絡(luò)黑客,這些不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊行為直接對(duì)信息數(shù)據(jù)安全性、完成性造成了較大影響,在這種情況下同樣也使得辦公室當(dāng)中的檔案管理安全性受到了影響。由于辦公室是企業(yè)或者是單位主要的辦公場(chǎng)所,因此在辦公室當(dāng)中工作人員在開展工作的時(shí)候也就會(huì)涉及大量的檔案文件信息,其中不乏極為重要的檔案信息。一旦辦公室當(dāng)中的信息系統(tǒng)遭受了黑客攻擊出現(xiàn)了檔案信息的丟失、破損,那么就會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)的企業(yè)、單位出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失,甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)、單位發(fā)展速度受到限制。但在當(dāng)前辦公室當(dāng)中的檔案管理方面,部分工作人員對(duì)于檔案信息安全性重視程度較輕、缺乏強(qiáng)烈的安全意識(shí),再加之檔案信息的內(nèi)容種類較多、內(nèi)容復(fù)雜,最終導(dǎo)致辦公室當(dāng)中檔案管理方面泄密情況時(shí)有發(fā)生。

        (二)檔案管理人員工作方式和企業(yè)發(fā)展存在沖突。

        當(dāng)辦公室當(dāng)中檔案管理工作在設(shè)備現(xiàn)代化程度、管理理念技術(shù)均發(fā)生了優(yōu)化之后,也需要辦公室當(dāng)中檔案管理人員個(gè)人能力能有同步成長,要能掌握各種類型檔案信息的管理方法、管理技術(shù)以及管理關(guān)鍵點(diǎn)。但在實(shí)際的檔案中,部分檔案管理人員未能跟上時(shí)代信息化的發(fā)展速度,在工作中未使用先進(jìn)的云端儲(chǔ)存以及檔案歸類技術(shù),而是繼續(xù)沿用了過去的檔案整理以及檔案管理方式,導(dǎo)致辦公室當(dāng)中檔案管理工作質(zhì)量受到了影響,檔案管理工作效率難以穩(wěn)步提升,甚至還會(huì)在工作中出現(xiàn)重文件、檔案丟失的情況。另外,在采用人工整理、管理模式對(duì)檔案文件進(jìn)行分類、編輯、儲(chǔ)存管理的時(shí)候,受到工作人員注意力、個(gè)人專業(yè)素質(zhì)等多方面因素的影響,也會(huì)增大檔案文件丟失的情況,人工操作失誤會(huì)讓管理工作難度有所增加。

        (三)檔案管理方面機(jī)械設(shè)備落后的問題。

        檔案管理工作中涉及的檔案文件信息數(shù)量大、類型多,因此對(duì)檔案文件管理方案的機(jī)械設(shè)備要求也較高,否則就會(huì)由于設(shè)備性能問題影響檔案管理工作的正常開展。尤其對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、管理軟件性能以及機(jī)械設(shè)備整體維護(hù)工作質(zhì)量有了較高要求。但從當(dāng)前辦公室檔案管理方面設(shè)備組成來看,由于部分企業(yè)在檔案管理方面投入的資金較少,因此辦公室也就未能購進(jìn)高性能的機(jī)械設(shè)備,影響了辦公室管理工作的正常開展。

        二、完善辦公室當(dāng)中檔案管理工作的措施

        (一)強(qiáng)化工作人員管理意識(shí)。

        辦公室當(dāng)中的檔案管理人員承擔(dān)了主要的檔案管理工作,工作人員的管理意識(shí)、個(gè)人專業(yè)性也就會(huì)直接對(duì)管理工作質(zhì)量產(chǎn)生影響。因此在信息化背景下強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量的時(shí)候要能做好工作人員管理意識(shí)的強(qiáng)化工作,通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)以及理念,實(shí)現(xiàn)管理工作質(zhì)量的強(qiáng)化,并通過高質(zhì)量檔案管理工作的開展,讓企業(yè)當(dāng)中的各個(gè)部門均能受到積極影響,促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)化,讓企業(yè)在未來有蓬勃發(fā)展。在日常進(jìn)行信息化模式下檔案管理的時(shí)候,應(yīng)能對(duì)檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確劃分,讓管理工作能實(shí)現(xiàn)體系化、現(xiàn)代化發(fā)展,這種現(xiàn)代化的管理模式也就能讓方案管理工作質(zhì)量獲得顯著提升。另外,辦公室當(dāng)中的檔案管理人員還應(yīng)能做好相應(yīng)文件信息的保密工作,對(duì)檔案管理中需要使用的軟硬件設(shè)備中均能做好加密處理,并通過設(shè)置權(quán)限進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息的安全性。

        (二)提高檔案信息管理意識(shí)措施。

        檔案信息管理系統(tǒng)的建立,需要樹立全新的管理意識(shí),突破傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)中存在的缺陷,充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理的重要性。加強(qiáng)管理意識(shí)重視的基礎(chǔ)上,還需要投入大量管理資金,為檔案信息管理提供保障,奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)完善過程中,需要涉及很多信息技術(shù)以及設(shè)備,因此需要花費(fèi)大量的資金,所以在資金方面一定要保證充足。例如檔案信息管理系統(tǒng)中,包含檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng),不同檔案系統(tǒng)在建設(shè)以及完善上包含很多不同,檔案管理系統(tǒng)主要職責(zé)是對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、鑒別以及整理、保管等,其包含不同模塊,比如說業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)維護(hù)等。檔案采集系統(tǒng)主要是將紙質(zhì)檔案歸檔到數(shù)字化檔案形式的過程。

        (三)推進(jìn)數(shù)字化發(fā)展。

        首先是制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作計(jì)劃,包含人、財(cái)、物等多個(gè)方面,并定期進(jìn)行檢查和監(jiān)督,確保各項(xiàng)工作的開展落實(shí)到位。其次是建立雙套歸案制度。要將電子檔案和紙質(zhì)檔案通過光盤、網(wǎng)上輸入等方式,實(shí)現(xiàn)電子化歸檔,努力健全檢索機(jī)制,提升檔案的查準(zhǔn)率和查全率。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)該加快資源共享機(jī)制的建設(shè),將檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)上辦公系統(tǒng)相融合,可以使一些檔案自動(dòng)生成、整理和歸檔,方便業(yè)務(wù)部門的查詢和調(diào)用。

        三、結(jié)束語

        辦公室檔案管理工作者要客觀全面地認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理工作中的不足,反思自身問題,積極認(rèn)真地采取措施進(jìn)行完善解決,建立健全辦公室檔案管理制度,合理組織檔案管理部門,規(guī)范檔案管理工作流程;緊跟時(shí)代步伐,順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,提升檔案管理信息化水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化管理。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]王德川.信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策分析[J].湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版),2017,14(2):146-147.

        [3]王彥文.衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)管理問題與完善策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(1):68-68.

        [4]孫帥.信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].中國管理信息化,2017,20(16):173-174.

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