李健峰

（山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，山東 濟南 250100）

一、新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理工作的必要性。

（一）歷史沿革的必要性。高校即是我們口中的大學(xué)，它的檔案是指在院校幾十年的甚至上百年發(fā)展歷史中積累形成文件、表格、圖書、實物、器材、影像資料、建設(shè)圖紙、基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)等等多種具有保存價值和研究價值的資料總匯。它映射出一個學(xué)校的發(fā)展軌跡和歷史沿革，同時也客觀反映了這所學(xué)校辦學(xué)水平和綜合實力。

（二）本科評估的必要性。應(yīng)用型本科院校的核心在“應(yīng)用”上，同時近年來升本的院校又都是新建?！靶陆ā焙汀皯?yīng)用”是關(guān)鍵詞，也表明該所院校還在等待教育部的本科院校合格評估，“革命尚未成功，同志仍需努力”，全校的前進步伐不會減速，反而會加速變革和發(fā)展。在這個過程中，檔案工作能不能為院校發(fā)展提供強有力的支撐和動力是一個大課題。檔案資料是一個學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、綜合實力和社會地位的客觀記錄和真實憑證，他們的完整性和真實性對本科院校的合格評估工作起到了至關(guān)重要的作用。合格評估的進行也將推動一個學(xué)校的檔案建設(shè)與管理工作，為其帶來難得的發(fā)展空間和機遇。迎接合格評估工作中最重要的材料支撐就是真實且完整的各類檔案資料。所以。加快推動新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理水平提高，發(fā)揮好檔案工作的支撐和服務(wù)屬性，為合格評估交一份滿意答卷，是當(dāng)前新建應(yīng)用型本科院校的重要工作。

（三）校園文化發(fā)展的必要性

任何一所高校經(jīng)過幾十年的建設(shè)發(fā)展都形成了自身獨有的校園文化。體現(xiàn)在學(xué)科建設(shè)、校園文化、校園建設(shè)、人文沿襲等等方面，不論哪個方面，展現(xiàn)其內(nèi)涵實質(zhì)特點的主要依靠各種檔案資料。通過圖片了解一個學(xué)校的建設(shè)史，讓人們看到一草一木的變化；通過論文等學(xué)術(shù)資料，讓人們看到一個學(xué)科建設(shè)的進步和過程，方便后人們學(xué)習(xí)前人的經(jīng)驗來推動學(xué)科發(fā)展；通過學(xué)生們的各種保留資料和人文資料，讓人們看到一個人的成長和一個學(xué)院的變遷……以上種種都是校園文化的組成，這也成為一個高校展示自身形象的良好載體。

（四）新時期黨建工作和巡視審計工作要求的必要性

在我國高校工作是在黨委領(lǐng)導(dǎo)下進行的，黨建工作的重要性不言自明。過去有一段時間，高校黨建工作有些放松，形式大于內(nèi)容。自黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央對高校黨建工作提出了新要求，全國高校都認真貫徹執(zhí)行。每一個黨員都及時認真的學(xué)習(xí)中央各項指示精神，定期過組織生活。各個高校各支部都按照校黨委的要求做好學(xué)習(xí)記錄和會議記錄，定期把各種黨建檔案資料匯集整理及時歸檔。切實把黨建工作的內(nèi)容做足做實。

自十八大以來，黨中央、國務(wù)院開展了定期巡視和審計工作，加大了對違紀違規(guī)行為的處罰。各高校黨委及校行政的各項工作也因此走上了規(guī)范化道路，做到規(guī)范用權(quán)、科學(xué)管理。對每一項工作的決議和商議過程都做到了有檔可查。校內(nèi)各部門也把日常工作檔案資料的完整性保存作為一項工作來對待，以備日后檢查審計用。這樣一來，對推動高校健康有序的發(fā)展起到很好的推動作用。

因此，檔案資料在一所學(xué)校的發(fā)展歷程中是不可或缺且十分必要的。

二、新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理的問題及現(xiàn)狀分析

（一）人員方面。檔案工作理應(yīng)由專門的管理人員進行專職工作，只有這樣才能“管的清楚，理得明白”。但目前的情況是各高校普遍是人員兼職，專職人員少之又少。僅有的幾個專職人員往往僅存在學(xué)校層面，各二級學(xué)院和各處室基本上都是由兼職人員負責(zé)，有的相當(dāng)一部分檔案就放在部門領(lǐng)導(dǎo)的柜子里，別人誰也見不著。當(dāng)然，這與編制緊張及年輕同志不愿意從事檔案工作有很大關(guān)系。如果從制度上片面要求所有檔案由專職人員管理似乎也不現(xiàn)實，因為沒有哪個單位愿意專門拿出人來去做所謂“沒大有什么事的工作”。檔案人員不專業(yè)、不固定是制約新建應(yīng)用型本科院校發(fā)展的瓶頸之一。

（二）制度方面

制度建設(shè)在任何一個單位都是一個老生常談的問題，從來不忽視卻又從來不重視。新建應(yīng)用型本科院校關(guān)于檔案管理的制度多多少少都有，很多都在墻上掛著。但是制度與實踐脫節(jié)，很多制度還是?？茖W(xué)校時的制度，生成本科以后依然沿用至今，沒有多少同志去思考如何與時俱進，改進老制度使之優(yōu)化成為應(yīng)用型本科院校的檔案管理制度。制度過時了，不適應(yīng)新形勢等于沒有制度。

（三）認識方面

新建應(yīng)用型本科院校因為是從老?？茖W(xué)校發(fā)展而來，往往都有幾十年的歷史，檔案資料復(fù)雜，千頭萬緒，按照高校評估合格的要求管理檔案，需要巨大的人力物力投入，才能做到科學(xué)歸檔、規(guī)范建檔、便捷提檔。因為工作復(fù)雜，工作量大且相對枯燥乏味，多數(shù)同志不愿意深入到這項繁雜瑣碎的工作中去。檔案工作的隱含性強，不具備像教學(xué)科研、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)那些工作的顯性特點，檔案管理工作往往是辛苦自知外人不曉。很多檔案工作人員存在工作不出成績混著干的心態(tài)，總覺得這份工作可有可無，交差就好。院校工作重點一般都在學(xué)科建設(shè)、硬件建設(shè)上，對檔案建設(shè)與管理不是很重視。檔案工作做得好是一個積累過程，日日積累，定期整理，檔案的完整性才能得到體現(xiàn)。很多院校到了教育部評估專家組快來的時候才臨時抱佛腳，抽調(diào)人員加班加點搞突擊，檔案的整理停留在“應(yīng)戰(zhàn)”層面，而不是一個學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性層面。

（四）領(lǐng)導(dǎo)方面。在高校工作中領(lǐng)導(dǎo)的決策很多來源于對過往工作的解讀和積累，領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱檔案資料找依據(jù)、找老辦法是常有的事。這就促成了部分高校領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作的要求停留在了找得到、丟不了、保管好的層面。領(lǐng)導(dǎo)要求不高，從事檔案管理的同志自然也不會用高標(biāo)準來規(guī)范自己的工作。只要做到領(lǐng)導(dǎo)需要時找得到就好，把檔案沒有丟失作為一大工作標(biāo)準。因此，新建應(yīng)用型本科院校各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)與管理工作的認識不足造成了檔案工作水平?jīng)]有與時俱進。

（五）系統(tǒng)性方面

新建應(yīng)用型本科院校在辦學(xué)定位和教學(xué)質(zhì)量上的要求是突破性和高標(biāo)準的。那么在檔案管理與建設(shè)上的工作標(biāo)準也應(yīng)該是具有突破性和高標(biāo)準的。然而目前現(xiàn)狀是在校級層面的檔案工作起點高，領(lǐng)導(dǎo)重視，人員編制完整且整體素質(zhì)高，軟硬件基本都符合要求。然而在二級學(xué)院合下屬部門層面無論在人員配備、軟件服務(wù)、硬件設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)重視程度上等等方面都達不到檔案規(guī)范科學(xué)管理的要求。在檔案系統(tǒng)上來說，校級檔案管理基本上與二級學(xué)院和下屬部門的檔案管理是半脫節(jié)狀態(tài)，可以說是各管各的。檔案管理不成體系將出現(xiàn)檔案資源利用率低下、重復(fù)存檔、檔案查找不方便等問題。檔案工作是一個條線，資源整合，系統(tǒng)性管理和使用是現(xiàn)代化檔案建設(shè)與管理的關(guān)鍵所在。

（六）外部環(huán)境方面

本文所指的檔案管理工作外部環(huán)境是指單位層面和社會層面對檔案工作的認識及常見評判?，F(xiàn)在各高校中較為普遍的就是對檔案工作認識不到位，往往將一些年齡比較大的，工作不上進的、領(lǐng)導(dǎo)不喜歡的或者學(xué)歷不夠高的同志來從事檔案工作。在社會層面大家也都把檔案管理工作看做“清水衙門”評判為不重要崗位，從事檔案工作的人員也往往被視作單位里面不重要的角色。在這樣的外部環(huán)境下，客觀上造成年輕同志不愿意從事檔案管理工作，形成了檔案工作人員年齡普遍偏大，學(xué)歷普遍較低，職務(wù)普遍不高的局面。

（七）硬件建設(shè)方面

檔案資料的存放要求干凈整潔、不潮濕、避光、地點相對穩(wěn)定等。現(xiàn)在各高校的情況不一樣，但總體上學(xué)校層面較好，大多都有專門的檔案室和檔案柜來保存各種檔案資料。只是在檔案室的地點選擇上存在差異，有些還不夠科學(xué)。更多的問題出現(xiàn)在各下屬學(xué)院和部門的檔案存放上面，很多沒有專門的檔案室和檔案柜，與其它合并使用。檔案資料保存的好與不好，跟硬件設(shè)施有直接關(guān)系，硬件到位必然事半功倍，反之則魚目混珠，自受其亂。檔案資料必須放的好、找得到，當(dāng)前新建應(yīng)用型本科院校的檔案庫硬件建設(shè)工作還有很長路要走。

三、推動新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理的路徑

（一）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員隊伍

當(dāng)前，各個新建應(yīng)用型本科院校較之以往?？圃盒r期都有了脫胎換骨的進步，尤其在學(xué)科建設(shè)上引進和培養(yǎng)了大批高素質(zhì)人才，唯獨檔案工作人員隊伍的提升落在了后面。這項工作應(yīng)當(dāng)盡快提上議事日程?？梢酝ㄟ^人員崗位流動、對外崗位應(yīng)聘、內(nèi)部檔案工作人員能力提升培訓(xùn)等方式解決目前隊伍建設(shè)問題。讓愿意干，有能力，對檔案工作認識到位的同志加入到檔案建設(shè)與管理這項工作中來。把那些兼職做檔案管理工作的同志納入到統(tǒng)一的檔案管理能力提升培訓(xùn)體系中，造就一個專業(yè)的檔案建設(shè)與管理人才隊伍。

（二）修改和制定規(guī)范化的檔案工作制度

檔案工作的各項規(guī)章制度和規(guī)范，是檔案崗位人員必須遵守的工作守則，新建應(yīng)用型本科院校應(yīng)該依據(jù)其改建升本之后的學(xué)校定位、建設(shè)理念、發(fā)展方向制定出切合自身現(xiàn)實條件的檔案工作制度和規(guī)范。務(wù)必做到條例清晰，職責(zé)明確，便于執(zhí)行和落實，具備操作性強的特點，撇棄制度條文的假大空和陳舊性。讓從事檔案建設(shè)與管理的同志“看的明白，干的精準”。為了更好的激發(fā)檔案工作人員的工作積極性，還應(yīng)當(dāng)制定出臺相應(yīng)的獎勵機制，不論是從榮譽上還是職務(wù)職稱晉升上對檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)異的同志給予獎勵。同時，每年進行考核驗收、評比評定對檔案工作中不合格的同志給予相應(yīng)的處罰。有獎有罰，賞罰分明才能帶動這支隊伍的工作積極性，從而提高檔案工作效率，做到科學(xué)規(guī)范。

（三）建設(shè)檔案工作中的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)權(quán)制度

能否充分認識到檔案管理工作的重要性、能否具備檔案工作意識、能否帶動檔案工作人員隊伍干好本職工作，是評價一個單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的重要指標(biāo)。通過建立單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作權(quán)責(zé)制度，明確領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任和權(quán)利義務(wù)，進而讓院校各級領(lǐng)導(dǎo)從思想上充分重視檔案工作的重要性，行動上嚴格執(zhí)行國家對檔案管理的各項制度規(guī)范，以身作則，自上而下的帶動整支檔案工作隊伍高效規(guī)范的工作。

（四）建設(shè)具有時代性、全局性的規(guī)范化檔案工作體系

鑒于檔案管理的歷史沿革性、周期長、多個部門分散管理的特點，應(yīng)當(dāng)打造建設(shè)一個符合現(xiàn)代大學(xué)特性，全校統(tǒng)一調(diào)配管理的全局性規(guī)范化檔案工作體系。作為全校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，校級檔案管理部門對全校的檔案工作負總責(zé)，實行總監(jiān)督、總指導(dǎo)、總調(diào)度。各二級單位的檔案管理室要具有全局觀，聽從指揮，各負其責(zé)，既要保管好本部門的各種檔案資料，又要積極配合全校統(tǒng)一的檔案協(xié)調(diào)工作。這樣檔案資料不論保存在誰那里都能發(fā)揮出最大的作用。從而避免檔案資料進了柜子就石沉大海，不同部門各過各的小日子，沒有互通有無的情況。

（五）推動電子檔案信息化平臺建設(shè)

原始檔案的存放，分門別類收納入柜，可能很多年不會再去動它，甚至有可能因為查找不方便而出現(xiàn)需要時找不到的現(xiàn)象，這樣的檔案資源就失去了利用價值，雖然在柜里卻與丟掉無異。將常規(guī)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，錄入電子平臺是目前廣大院校普遍正在做的事情，有的學(xué)校進度快些有的學(xué)校進度慢些。但真正做到全校和二級部門的檔案資料全部實行電子化管理，建立檔案大數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一在一個平臺上使用的高校目前還寥寥無幾。造成這種局面往往不是硬件的問題，二是認識的問題。

隨著各高校校園局域網(wǎng)建成使用，將檔案數(shù)據(jù)庫一體化平臺與校園辦公自動化融合已擺在新建應(yīng)用型本科院校的面前。校園局域網(wǎng)、辦公自動化、檔案大數(shù)據(jù)庫有機結(jié)合在一起，將使檔案的利用效率大幅提升，推動院校整體辦公效率的提高，及時高效的為行政工作、教學(xué)工作、科研工作、學(xué)生管理工作提供更便利的業(yè)務(wù)支撐。

（六）強化宣傳和制定激勵機制，提升檔案工作形象。

多年來對檔案工作的輿論導(dǎo)向是不客觀和輕視的，由此造成了高素質(zhì)人才和年輕人不愿從事檔案工作。要改善這一局面，一是首先從宣傳教育上入手。通過宣傳教育的引導(dǎo)作用，要讓所有教職員工認識到檔案工作的重要性和不可或缺性。還要讓大家有一種理念：必須是素質(zhì)高、手勤心細的同志才能干好檔案工作，而不是業(yè)務(wù)能力低、學(xué)歷低同志的養(yǎng)老院。要讓正在崗位上的檔案工作人員從內(nèi)心深處認識到這個工作的重要性并喜愛它。二是其次要從職務(wù)晉升和職稱評定上對檔案工作人員予以傾斜。要讓干的好的檔案工作從業(yè)者有奔頭有前途，領(lǐng)導(dǎo)打造出一個有希望的工作平臺，平臺上的人自然就有一種只爭朝夕的工作勁頭。職務(wù)能進步，職稱能升級，自然就會吸引更多優(yōu)秀年輕同志加入到檔案工作隊伍中來。

（七）設(shè)立檔案工作培訓(xùn)的長效機制

不論檔案工作的硬件條件多好，電子化信息化平臺多么先進，工作人員的能力和責(zé)任心永遠是決定檔案工作成敗的決定性因素。培訓(xùn)=培養(yǎng)+訓(xùn)練。通過培養(yǎng)加訓(xùn)練檔案條線的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員讓所有相關(guān)人員熟悉檔案業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)，認識其必要性和重要性，增強他們的使命感和責(zé)任心。培訓(xùn)不僅僅是提高工作水平，通過加深對檔案建設(shè)與管理的深層次了解，使受訓(xùn)人員提高對這份工作的執(zhí)著與熱情，讓他們干一行愛一行。

檔案管理者培訓(xùn)也不是一蹴而就的臨時行為，應(yīng)當(dāng)建立長效機制，每年固定時間集中培訓(xùn)至少一次。在培訓(xùn)內(nèi)容上注意把握好與時俱進，注重關(guān)注年輕同志的心理動向，有針對性的開展業(yè)務(wù)能力和愛崗敬業(yè)責(zé)任心的培訓(xùn)。在培訓(xùn)班上要以老帶新，既傳承老辦法好經(jīng)驗又發(fā)掘新苗子，不斷培養(yǎng)和訓(xùn)練才能使檔案管理者這支隊伍保持長久的活力。

（八）建設(shè)新型檔案庫房和檔案保存設(shè)備。

檔案資料的存放不是三年兩載的事，要有一個長期保存并保證其有效性的硬件條件。好的檔案資料要能保存幾十年甚至上百年時間，做到隨時能查閱，保存不變質(zhì)，做到這些前提就是要有一個好的檔案保存條件?，F(xiàn)代化的檔案室成為新建應(yīng)用型本科院校必不可少的基本條件。良好的檔案室要求避光、干燥、整潔、防潮、無噪聲污染等條件。目前不少高校的檔案室還是因陋就簡調(diào)劑出的普通房間，有的直接用過去教室改成檔案室，明亮的光線不宜于檔案資料的保存；有的檔案室甚至還設(shè)在地下室這樣潮濕的地方，一旦暴雨導(dǎo)致進水后果不堪設(shè)想。除了檔案室，專業(yè)的檔案保存設(shè)備也是不可或缺的，現(xiàn)在有些院校還在用不專業(yè)的檔案柜，很多還放在普通的鐵質(zhì)或木質(zhì)柜子中，既不方便查找也不方便保存。因此，投資建設(shè)現(xiàn)代化、標(biāo)準化的檔案室就成為提升檔案建設(shè)與管理工作的必然路徑。