應瑞功

（中國科學院海洋研究所，山東青島 266071）

0 引言

黨的十九大報告提出“加快建設海洋強國”的戰(zhàn)略舉措，在“海洋強國”發(fā)展戰(zhàn)略的指導下，海洋事業(yè)得到了長足的發(fā)展，對海洋調查儀器設備的使用管理也提出了嚴格要求。為了滿足新時代海洋資源開發(fā)利用的需要，獲取高質量的數(shù)據(jù)和樣品，工作人員需要對海洋科考儀器進行更好的管理與維護，并根據(jù)需要研制新的設備，因此做好調查儀器的技術檔案工作顯得十分重要。

1 技術檔案工作的重要性

海洋科考儀器設備的技術檔案可以讓人們掌握儀器設備的運行及性能狀況，是儀器設備技術工作和日常管理的重要技術資料，為設備正常運行及維護保養(yǎng)、故障處理、技術改造等提供了技術支持，對提高海洋科考儀設備完好率，充分發(fā)揮儀器潛力、提高海洋儀器的使用效益都有重要作用。與此同時，也對新儀器的購置研發(fā)提供了重要參考依據(jù)。完整、準確的海洋科考儀器技術檔案可以讓人們對設備的型號、使用情況、維護情況等進行全面了解，可以了解設備的故障并迅速排查，且讓人們查詢到需求的備品備件物料清單，并針對航次指導備航，為海洋科考的順利實現(xiàn)提供了支撐，避免因計劃不當或決策失誤而影響科考航次的順利進行。海洋調查資料的質量，除了受調查儀器的影響之外，還與海上調查的現(xiàn)場質量也有很大關系。通過技術檔案記錄可以查詢當時作業(yè)的具體情況，能分析產(chǎn)生異常數(shù)據(jù)的原因，為航次的數(shù)據(jù)質量提供保障。

2 海洋科考儀器技術檔案的內(nèi)容和范圍

海洋科考儀器技術檔案的收集整理是一個長期的過程，貫穿于整個設備的生命周期，從購買（生產(chǎn)）之日起到報廢階段為止整個過程中所產(chǎn)生的技術資料信息。需要針對性確定海洋科考儀器技術檔案的范圍內(nèi)容，倘若范圍內(nèi)容不明確，將給技術檔案的收集整理等帶來困難。以儀器設備投入使用前為時間節(jié)點確定技術檔案的內(nèi)容和范圍，投入使用前的技術檔案資料包括：使用說明書、維護保養(yǎng)手冊、安裝軟件、操作說明書及技術規(guī)格書等，安裝調試資料，設備組成明細表（附件、工具、備品備件）等。儀器投入使用后，就產(chǎn)生包括記錄工作情況、運行時間、工作內(nèi)容、操作人員等的運行記錄；運行時出現(xiàn)故障，應及時填寫故障時間、現(xiàn)象、維修處理過程、故障原因分析等內(nèi)容，修復后還要考核主要性能指標，記錄相關數(shù)據(jù)、圖表，由維修人員和操作人員簽名。

根據(jù)海洋調查儀器運行過程，整理了所產(chǎn)生的技術資料：航前檢查表、儀器海上測試記錄表、值班日志 交接班記錄設備班報、運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、監(jiān)測記錄，備件耗材使用記錄、故障報告、技術資料、航次計劃-航次總結、配置參數(shù)的修訂，數(shù)據(jù)處理的設置等，操作軟件，照片等。

在海上作業(yè)過程中必須認真填寫調查值班日志，內(nèi)容要包括儀器安裝調試情況、參數(shù)配置情況、導航信息、經(jīng)緯度信息、氣象信息等，調查中遇到的特殊海洋現(xiàn)象及處理情況等。注意海上觀測各項記錄表格要按規(guī)定的要求填寫，海上觀測結果必須立即記入規(guī)定的記錄表中。

3 技術檔案工作存在的問題與面臨的挑戰(zhàn)

隨著海洋科考任務的增多，對設備的使用越來越頻繁，海洋科考儀器的技術檔案的內(nèi)容日漸復雜，工作量也日漸增多，技術檔案管理工作也面臨各方面的挑戰(zhàn)。

3.1 技術檔案專業(yè)性強、涉及內(nèi)容范圍廣給管理帶來了難度

海洋科考儀器技術檔案涉及到的內(nèi)容很多，包括設備運行維護、校準標定、數(shù)據(jù)觀測等工作，除紙質檔案外，還包括大量的光盤等技術檔案資料。所形成的技術檔案資料內(nèi)容范圍廣，形式也極為多樣。在電子文件等內(nèi)容的收集和整理上，由于具體的管理環(huán)節(jié)不同，管理要求也存在很大差異。有了完整的技術檔案，才能在今后該設備的使用和維修中準確地利用。

此外，海洋科考項目本身具備很強的專業(yè)性，科研工作的研究范圍也較廣，如物理海洋、海洋氣象、地質情況等，這其中還包括專業(yè)儀器設備的使用。在此過程中，所形成的具體技術材料同樣具備很強的技術性，與一般行業(yè)的文書檔案展現(xiàn)出明顯不同。在海洋環(huán)境調查過程中，所形成的文件內(nèi)容應該涵蓋值班日志、導航記錄、航次總結等多項內(nèi)容，如果無法保證技術檔案的完整程度，便會為后續(xù)海洋科考儀器技術檔案的管理帶來不必要的麻煩。

3.2 技術檔案牽涉人員太多，普遍檔案意識不強

科考任務負責單位以及航次隊員、船載實驗室人員的檔案意識與最終的技術檔案質量有著直接關系。海洋科考儀器出海時使用設備的人員較多，人員變動大。每個航次的調查隊伍都來自不同的單位、不同的部門，缺乏相應的檔案知識。出海作業(yè)比較重視設備的使用，對使用過程中產(chǎn)生的技術資料不注重收集。如果各個部門人員檔案意識不強，對檔案工作重視不夠，在海洋調查過程中也會將海洋科考儀器技術檔案管理工作忽略，往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，不能規(guī)范的進行整理。

3.3 技術檔案資料內(nèi)容不完整，歸檔整理不及時

檔案工作是一項規(guī)范性非常強的工作，實驗室的檔案管理制度不健全，導致相關工作中既缺少規(guī)范的依據(jù)，也缺少對相關工作人員的約束。檔案資料實際上來自于日常的每一項工作，注意在日常工作中時時刻刻進行積累。日常對工作材料積累不足，到了需要匯總形成檔案的時候，往往出現(xiàn)東拼西湊的情況。有些重要的資料由于沒有及時收集、整理而無法形成檔案的情況也時有發(fā)生。各個工作人員自主性或隨意性也對自身工作內(nèi)容所形成的檔案信息的歸檔形成了困難。另外重結果輕過程造成歸檔的內(nèi)容不完整。運行維護過程中形成的很多過程性的和背景性的數(shù)據(jù)都被忽略了。而這些原始的實驗數(shù)據(jù)無論是成功的還是失敗的都具有重要價值，但是往往只重視最終結果。由此，一些部件的修改，線路的改進，參數(shù)的配置，修改前后缺乏對文檔的校核，造成了內(nèi)容的不完整。

3.4 設備的共享帶來技術檔案的管理的困難

隨著共享經(jīng)濟的到來，海洋科考儀器共享使用。為技術檔案資料的歸檔帶來了挑戰(zhàn)。儀器共享期間的使用、維護的過程，缺少專人管理，非專業(yè)人員不僅因為操作不熟悉，工作效率低下，且會操作不當導致故障率提高，使用壽命縮短。

4 加強技術檔案管理的措施

4.1 加強學習培訓，提高工作水平和檔案意識

海洋科考儀器技術檔案管理工作具有較強的專業(yè)性和技術性，相關管理人員需要具備一定的檔案業(yè)務和專業(yè)技術知識。需要邀請專業(yè)檔案管理人員定期講解，并對相關工作進行指導，促使相關工作人員對技術檔案的性質和內(nèi)容等進行了解；同時組織儀器技術管理和業(yè)務知識培訓學習，對一些精密儀器的使用原理和性能進行總結，這其中還涉及一些維護方面的基礎知識，從而維護技術檔案的完整性和安全性。

4.2 明確工作責任，強化技術檔案資料的收集整理

技術檔案資料的收集工作，是海洋科考儀器設備檔案建設工作難點。工作人員應采取各種措施做好技術檔案資料收集工作，要求做到全員參與，重點管理。設備使用人負責檔案的收集與管理。船載實驗室負責檔案資料的收集，岸基負責整理歸檔。實驗室留有儀器的技術檔案，并負責運行、使用、維護等資料的收集整理工作。岸基支撐定期（如每個航次結束時，設備保養(yǎng)結束時）向船載實驗室要技術檔案資料并記錄相關資料，確保資料的完整性和一致性。

技術資料歸檔應以航次為節(jié)點，航次結束資料上交。資料歸檔的目的是規(guī)范技術資料，確保技術資料的真實性、完 整性、有效性和安全性。歸檔的電子版技術資料應與相應的紙質技術資料在內(nèi)容 、相關說明及描述上保持一致。歸檔電子版技術資料應由交接雙方對其真實性、完整性、有效性進行檢驗，經(jīng)責任人簽署意見后辦理移交歸檔手續(xù)。電子版技術資料未經(jīng)批準不得私自復制、拷貝或傳送他人。在檔案信息歸檔過程中，應保證各種形式的資料內(nèi)容一一對應，確保管理流程的合理性。

4.3 嚴格控制技術檔案的質量，做好檢驗標定工作

海洋科考儀器作業(yè)過程必須如實規(guī)范記錄海洋調查過程中所產(chǎn)生的技術資料，如航前檢查表、測試及參數(shù)配置情況、海上測試記錄表、運行記錄、維護記錄、監(jiān)測記錄，保養(yǎng)記錄、備件使用記錄、故障報告、設備班報、值班日志、交接班記錄等，特別是作業(yè)過程中遇到的特殊情況的處理及科考儀器存在的問題等。為了保證記錄的正確，在每張記錄紙上，記錄人、計算人和校對人都應簽名，以示負責。觀測得到的所有資料，必須妥善保存，其資料應指定專人保管，必要時必須備份。以確保技術檔案資料的完整性和質量。

另外，為了確保儀器具備較高的性能和精度，海洋科考儀器應依據(jù)統(tǒng)一的調查標準并進行計量認證，必須按規(guī)定定期經(jīng)國家法定計量機構鑒定，或自行用正確的方法和允許的準確度及時測試其系統(tǒng)的參數(shù)；例如通過國家海洋標準計量中心對CTD（Committee on Trade and Development，貿(mào)易發(fā)展局）進行定期標定，對多波束、淺剖等定期進行自校。在每次校檢之后，都應該做好記錄工作，并留檔保存。通過定期校驗可以掌握儀器的性能變化情況，保證數(shù)據(jù)的質量，提高數(shù)據(jù)的科學價值。

4.4 保證海洋科考儀器技術檔案與海洋科考航次管理工作同步實施

海洋科考儀器技術檔案在形成過程中具有較強的周期性特點，只有保證相關檔案的形成工作與海洋科考管理工作同步實施，才能為海洋科考儀器技術檔案內(nèi)容的完善提供基礎條件，提升檔案的整體質量。在科考任務的下達初期，航次首席科學家和船載實驗室負責人需要對技術檔案信息的收集和整理工作進行明確，將不同工作人員的工作職責突顯出來，并安排專門的工作人員對技術檔案信息進行收集和整理。航次結束時對文件材料的形成情況進行全面預覽，檢查是否符合標準，并對其中缺少的技術內(nèi)容進行補充，確保技術檔案資料完整性和科學性全面提升。

5 結束語

海洋科考儀器技術檔案是儀器設備技術工作和日常管理的重要技術資料，為設備正常運行及維護保養(yǎng)、故障處理、技術改造等提供了基本技術支持，對提高海洋科考儀設備完好率，充分發(fā)揮儀器潛力、提高海洋儀器的使用效益都有重要作用。同時也對新儀器的購置研發(fā)提供了重要參考依據(jù)。它既有普通檔案管理的屬性，又有專業(yè)技術管理的個性。要做好海洋科考儀器技術檔案管理工作，就要將檔案管理的標準要求與海洋科考儀器專業(yè)技術有機結合起來，滿足對海洋科考儀器技術檔案管理的需求。