張 巖

（赤峰學(xué)院 報(bào)刊社，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 前言

在新時(shí)代背景下，信息成了一項(xiàng)重要的社會(huì)資源，它不僅能夠有效促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展，而且還可以為我國(guó)教育水平的不斷提升帶來(lái)重要的推動(dòng)性作用.高校檔案所記錄的是高校在開(kāi)展教育教學(xué)活動(dòng)、管理工作以及科研活動(dòng)過(guò)程中所形成的重要信息資料，其不僅能夠?qū)Ω咝５目沙掷m(xù)性發(fā)展帶來(lái)直接性的影響，而且對(duì)于高校的教學(xué)管理、科研管理以及人事管理等方面均起到了不容忽視的作用.然而，縱觀我國(guó)高校的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，由于受到了多方因素的干擾，無(wú)論是管理模式與管理手段，還是管理理念與管理范圍，均存在著很多亟待解決的問(wèn)題.為了能夠進(jìn)一步提高我國(guó)高校檔案的管理水平，國(guó)家政府與地方上的教育部門(mén)應(yīng)針對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)給予應(yīng)有的重視，為其創(chuàng)造出更多的有利條件，以此來(lái)幫助高校的檔案管理工作可以較好地應(yīng)對(duì)由時(shí)代發(fā)展所帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn).

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)

如今，有很多高校管理者并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予較高的關(guān)注，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部的檔案管理制度比較松散.首先，部分高校檔案管理部門(mén)中的崗位設(shè)置比較隨意，諸如檔案信息收集、檔案信息整理以及電子檔案錄入等工作均由一個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)，這不僅導(dǎo)致檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都漏洞百出，而且還影響到了檔案信息編排的規(guī)范性；其次，國(guó)家政府雖然針對(duì)檔案管理工作制定出了多項(xiàng)法律制度，例如《檔案管理員崗位職責(zé)》《檔案保密制度》《庫(kù)房管理制度》以及《檔案室設(shè)備管理制度》等，但由于高校領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致檔案管理人員也不會(huì)嚴(yán)格按照這一系列配套制度來(lái)開(kāi)展借閱管理與使用管理工作，長(zhǎng)此以往，高校檔案管理模式變得愈發(fā)隨意.最后，國(guó)家政府對(duì)于高校的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)制定出了以下的配備要求：檔案室、檔案庫(kù)房、微機(jī)室、辦公室以及閱覽室等.其中，在檔案庫(kù)房中應(yīng)當(dāng)配置防火系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)、除濕裝置、消毒裝置、吸塵裝置等.然而卻僅有很少的一部分高校能夠達(dá)到上文所提到的配置標(biāo)準(zhǔn)，極大地影響到了檔案管理工作的專業(yè)性.

2.2 查閱程序不夠規(guī)范

目前，絕大多數(shù)的高校檔案管理人員都不能夠針對(duì)檔案信息展開(kāi)及時(shí)且合理化的分類整理，在日常的管理工作當(dāng)中，只是按照之前的檔案管理方案來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行粗略化的分類，從而導(dǎo)致檔案信息的查閱效率低下，十分不利于檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè).

2.3 信息化不夠完善

如果想要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上提高高校檔案管理的信息化水平，首先需要完成的一項(xiàng)工作即為構(gòu)建出高校自由的檔案管理系統(tǒng).目前雖然有很多高校針對(duì)檔案的信息化管理建設(shè)出了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但其中僅包括案卷目錄、指引目錄以及索引目錄等內(nèi)容，并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化與自動(dòng)化查詢.

3 高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的作用

具體一些解釋，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)需要建立在信息科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，同時(shí)結(jié)合高校當(dāng)前的人力、財(cái)力以及物力資源，制定出合理化的檔案管理體系，從而確保高校內(nèi)部的檔案管理人員可以達(dá)到有組織、有計(jì)劃、有指揮的檔案管理工作程度.經(jīng)過(guò)大量的工作實(shí)踐證明，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)于高校的可持續(xù)性發(fā)展起到了決定性的作用，具體表現(xiàn)為如下的四個(gè)方面：

首先，通過(guò)加強(qiáng)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以全面提升檔案管理的工作效率，根據(jù)檔案使用者的實(shí)際需求來(lái)制定出全面的服務(wù)體系，提高檔案使用效率的同時(shí)促進(jìn)高校檔案管理工作的良好發(fā)展.

其次，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以從根本上發(fā)揮出檔案信息的共享價(jià)值，在擴(kuò)大檔案信息資源應(yīng)用范圍的同時(shí)減少不必要的資源浪費(fèi).

再次，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以進(jìn)一步加快檔案管理工作的統(tǒng)一化速度，以此來(lái)降低高校檔案管理工作的整體難度，確保管理工作人員可以有據(jù)可查、有理可依.

最后，在高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中，高校中的檔案管理人員會(huì)積極地投入到教育培訓(xùn)活動(dòng)中，緊跟住時(shí)代的發(fā)展腳步提升自身的管理技術(shù)水平與工作能力.

4 促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

4.1 規(guī)范檔案管理程序，突出領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

對(duì)于高校的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，高校中的管理人員需要肩負(fù)起自己的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，根據(jù)高校當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)進(jìn)一步規(guī)范檔案管理程序.首先，高校管理者應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性地深入到檔案管理工作人員身邊，同他們展開(kāi)深入地溝通，全方位地了解到檔案管理人員在工作中所遇到的問(wèn)題和困難，唯有如此才能夠制定出可行性高的檔案管理工作計(jì)劃.此外，高校管理者還要虛心聽(tīng)取檔案管理人員所給出的意見(jiàn)與建議，盡可能地為他們創(chuàng)造出良好的工作氛圍；其次，高校管理者要通過(guò)恰當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)加強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感，一方面要激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，讓他們可以主動(dòng)地投身到檔案管理的工作崗位中，另一方面還要讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，以此來(lái)提高檔案信息資源的安全等級(jí)；再次，高校管理者要經(jīng)常性地對(duì)檔案管理人員展開(kāi)培訓(xùn)與教育活動(dòng)，其中包括最新的管理技術(shù)、信息技術(shù)以及職業(yè)道德等；最后，高校領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予一定的精神與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于那些擅離職守且工作責(zé)任心不強(qiáng)的管理人員給予適當(dāng)?shù)奶幜P.

4.2 完善檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，加大對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度

為了能夠促進(jìn)高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行，高校管理者需要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度.首先，高校中的檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格按照現(xiàn)代化建設(shè)的要求標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展檔案收集、檔案整理、檔案鑒定以及檔案統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作，同時(shí)還要將所需要的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施記錄下來(lái)，及時(shí)地上報(bào)給高校領(lǐng)導(dǎo)；其次，高校管理者要結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)盡可能地加大對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)的經(jīng)濟(jì)投入力度，為高校檔案管理部門(mén)創(chuàng)造出更多的現(xiàn)代化建設(shè)條件；最后，高校檔案部門(mén)要充分發(fā)揮出校內(nèi)網(wǎng)與教育網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，將高水平的技術(shù)人才聚集到一起，全面提高檔案管理系統(tǒng)的安全性能.

4.3 構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

通過(guò)上文中的介紹可知，高校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，然而由于受到了傳統(tǒng)管理模式的影響，高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，其中最為重要的一項(xiàng)建設(shè)環(huán)節(jié)即為構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù).信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)需要得到Web/Internet技術(shù)的支持，簡(jiǎn)單一些解釋，在選擇信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí)不僅要考慮到C/S體系結(jié)構(gòu)，而且還要保證系統(tǒng)支持分布式處理功能.一方面要能夠具備高安全性能的聯(lián)機(jī)事務(wù)與數(shù)據(jù)處理能力，另一方面還可以被應(yīng)用到多種類型的硬件平臺(tái)中，同時(shí)還要能夠同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換.目前，我國(guó)絕大多數(shù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所采用的是DBase、FoxBASE、FoxPro等程序，由于這些編寫(xiě)程序是對(duì)一般操作系統(tǒng)的環(huán)境延伸，因此在單機(jī)狀態(tài)中是可以被采用的，但如果將其應(yīng)用到MIS系統(tǒng)之中，那么以上所提到的幾個(gè)程序無(wú)論是在使用功能還是在安全等級(jí)上都存在著很多的問(wèn)題.基于此種情況，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮采用能夠被適用于多種操作系統(tǒng)、硬件平臺(tái)，且能夠具備處理多用戶登錄與多任務(wù)指令的能力，同時(shí)還要可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中安全運(yùn)行，兼具服務(wù)器與客戶機(jī)構(gòu)的先進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng).

4.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平是促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的又一項(xiàng)重要舉措，由于人力資源才是檔案管理工作的主體，因此高校中檔案管理人員的管理能力、道德品質(zhì)、思想內(nèi)涵以及工作責(zé)任感均能夠?qū)n案管理的工作效率帶來(lái)直接性的影響.在日后的工作中，高校管理者應(yīng)當(dāng)從如下幾個(gè)方面入手來(lái)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)：

首先，高校管理者要在社會(huì)中廣招優(yōu)秀人才.在制定招聘信息時(shí)一定要明確強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘人才需要具備完善的檔案管理專業(yè)知識(shí)與豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，并且還要接受系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)教育活動(dòng).其次，高校管理者如果想要將檔案管理人才長(zhǎng)時(shí)間地留在高校中，就必須要從工作環(huán)境、管理政策以及薪資待遇等多個(gè)角度入手來(lái)給予檔案管理人員以支持，了解他們真實(shí)的想法與需求.最后，高校管理者要進(jìn)一步完善分配體系，制定出獎(jiǎng)罰分明的管理制度，將優(yōu)秀員工樹(shù)立為部門(mén)典型，利用榜樣的力量來(lái)帶動(dòng)起其他檔案管理人員的工作積極性.此外，高校管理者還要定期展開(kāi)崗位培訓(xùn)，將培訓(xùn)重點(diǎn)放到計(jì)算機(jī)技術(shù)與系統(tǒng)軟件操作等方面.

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是高校中不可或缺的一項(xiàng)重要組成部分，其不僅包括了對(duì)高校歷屆發(fā)展情況的詳細(xì)記錄，同時(shí)還包括了高校師生信息、科研成果、教學(xué)水平以及招生情況等記錄，這些重要的信息數(shù)據(jù)不僅是高校各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策的基礎(chǔ)參考，同時(shí)還是調(diào)整高校管理方案的首要依據(jù).為此，在新時(shí)期背景中，高校管理者要進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)注力度，著眼存在于檔案管理工作中的問(wèn)題來(lái)制定出行之有效的解決方法.