（山東理工大學，山東 淄博 255000）

一、引言

高校檔案，是指高等院校通過招收新生、教學科研、日常管理等多種活動行程的具有保存意義的文字、圖像等資料。在高校檔案中不僅包含了學生的私密個人信息，還有大量的科研項目和成果等重要的資料信息，高校的檔案不論是泄露、破壞或是非法利用，都會給學校造成巨大的損失，甚至對國家安全造成威脅。在如今科學技術十分發(fā)達的社會，加上高校的檔案頻繁地被使用，使得高校檔案保密工作十分復雜，鑒于此，本文從當前高校檔案管理中存在的不足進行分析，對強化高校檔案保密工作提出合理的建議。

二、高校檔案保密工作的必要性

從歷史上看，對檔案的管理可以追溯到先秦時代，但隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的覆蓋面逐步擴大，檔案中所涉及的信息涵蓋了更多的內容，對檔案的分類產生了一定的難度，如何在類型多樣的檔案中進行種類劃分，區(qū)別哪些檔案可以被公開，哪些檔案應當被保密，成為了一項十分復雜的工作。針對高校檔案保密管理工作，教育部特頒布《高等學校檔案管理辦法》等相關的制度規(guī)章，對促進高校檔案保密管理工作的順利開展提供制度支持。

由于高等院校在日常的教學和科研活動中會產生具有機密性質的信息，強化對高校的檔案保密管理，更加具有必要性，按照一般標準，高校的檔案可以劃分為以下幾種：

第一，上級部門的機密信息，包含特定人員可獲取的會議資料、黨政部門下發(fā)的秘密資料等；

第二，在日常管理中產生的秘密資料，比如高校的未來發(fā)展方向等；

第三，在各種考試中形成的信息資料；第四，各種科研課題所涵蓋的信息。四種信息對高校的發(fā)展有重要的影響，關系到高校的科研成果、社會形象等多個方面，因此要求高校必須做好檔案的保密工作。

三、目前高校檔案保密工作存在的問題

（一） 高校檔案管理設施陳舊落后

近年來，高校對軟件設施的投資力度較大，對檔案管理的硬件投入不足，檔案保密設備不及時更新，其安全性受到嚴重的挑戰(zhàn)，在正常情況下，檔案管理部門應當設有攝像頭、報警保險柜等，對于重要的資料應當建有專門的保管檔案室來進行保管存儲。

另外，由于計算機網絡不斷發(fā)展，在當今社會上被廣泛應用，利用網絡進行非法操作，竊取高校的檔案資料事件層出不窮，但是很多高校沒有對網絡安全予以足夠的關注，網絡硬件設施不到位，安全保密意識較差，給不法分子可乘之機，落后的設備設施導致了檔案管理環(huán)境的安全度降低，漏洞百出，給檔案的保密工作帶來了極大的隱患。

（二） 高校檔案管理意識不足

高校學生信息被泄露、以不正當手段交易學生信息的現象近年來屢見不鮮，歸根到底，這些現象的出現是由于高校對檔案保密的意識較淡薄，沒有對檔案管理工作予以足夠的重視。檔案保密作為高校日常管理中的重要組成部分，是一種無形的工作，在目前高校的檔案管理工作中，主要的關注點在檔案的接收和對檔案的利用上，檔案的保密工作沒有得到足夠的關注，長此以往，致使檔案管理工作人員對檔案保密工作的懈怠，在檔案的接收和利用中，放松了對檔案的保密工作，工作人員的意識淡薄直接導致了檔案保密工作的缺失。

（三） 高校檔案保密工作人員的專業(yè)技能不高

檔案的保密工作，需要配有專門的人員，但對于高校而言，其工作重點往往過分集中于科學研究和學生管理上，對檔案保密工作有所懈怠，檔案保密工作人員的準入門檻低，專業(yè)技能欠缺，其對檔案的保密意識不足，應對緊急事前的臨時處理能力不足。

與此同時，很少有高校對檔案管理工作人員進行定期的培訓，伴隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案竊取手段的科技化程度增強，導致檔案保密工作人員的專業(yè)技能難以應對飛速發(fā)展的竊密技術，極易造成檔案保密工作的不規(guī)范。另外，技能不足的檔案保管理工作人員難以對檔案進行正確的分類，導致各類檔案相互混雜，以及使檔案流失。

（四） 高校檔案保密制度的完善

高校對檔案的利用十分關注，但由于高校的檔案十分龐雜，對檔案自來的借閱在提高檔案利用率的同時，也給檔案管理帶來的極大的困難，因此，建立起完善的檔案借閱制度、監(jiān)督檔案的利用，是做好對檔案保密管理的重要內容。高校不同于市場中其他部門，其制度的變更存在較長的滯后性，檔案保密管理相較于其他行業(yè)存在差距，制度上有待完善，在高校的檔案借閱制度中，不能嚴格按照檔案的類別采取不同的檔案管理方式。不完善的高校檔案保密工作制度，導致了高校檔案管理工作的可操作性受到挑戰(zhàn)，對檔案保密的正常工作產生阻礙。

（五） 科學技術的發(fā)展給檔案保密工作帶來更大的挑戰(zhàn)

由于現代化技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息傳遞方式已經逐漸淡出人們的生產和生活，大部分高校已經實現了采用數字技術對檔案進行管理，簡化了檔案管理工作的煩瑣流程，是檔案資料能夠得到及時傳遞和利用，但同時也給檔案保密工作帶來了挑戰(zhàn)。信息化時代，如果高校對網絡檔案不給予足夠的保護，檔案信息極易被竊取，因此，互聯網技術的發(fā)展對高校檔案管理來說是一把雙刃劍，雖然便捷化檔案的整理和推動高效利用，但同時也給檔案保密工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

四、提高高校檔案保密工作質量的策略

（一） 及時更新檔案保密的設備，從硬件上改善檔案管理工作條件

由于高校檔案管理的基礎設施不完善，增加了對檔案保密工作難度，因此，需要高校對檔案保密工作的硬件設施予以足夠的關注面，對設施設備及時更新。

第一，各個高校應當根據自身的實際情況，對檔案資料室進行防盜設施的安裝，增加保險箱、保險鎖等設備，建立專門的檔案資料管理室。

第二，對于高校來說每期檔案資料大多是紙質材料，需要加強防水、防火、防雷電工作力度，安裝防火設備，增添避雷針，減少安全隱患。

（二） 強化高校檔案管理工作人員的保密意識

在當今的社會形勢下，要發(fā)揮高校檔案保密工作的真正效用，需要根據高校的實際情況，從思想、組織以及管理制度方面入手。

第一，定期組織宣傳檔案保密工作的重要性，由于高校的檔案管理是一項十分復雜的工作，這就要求高校需要根據目前對檔案保密工作的進度，對阻礙檔案保密工作的因素進行分析排除，通過宣傳活動來強化高校檔案保密工作人員的保密意識，在《檔案法》和《保密法》的指導原則下，將高校的檔案保密工作責任落實到個人。

第二，由于檔案的信息量十分龐大，資料的種類繁多，需要檔案保密人員根據檔案的主體、利用方式、重要程度等對不同的檔案采取不同的檔案保密機制。

第三，強化對檔案的保密工作，不僅應當用社會規(guī)范和道德來對人員進行制約，還應當借助于法律的權威強化對檔案的保密工作力度。

第四，在對高校的檔案實際進行管理時，需要在各個環(huán)節(jié)對方案的保密工作進行約束，價格機密信息、一般信息按照標準進行劃分，以時限等為劃分標準對檔案進行解密或降密。

（三） 強化高校大干保密工作人員的綜合素質

第一，高校檔案保密工作人員應當全面系統(tǒng)地學習檔案管理方面的相關知識，對《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國國家安全法》進行學習，高校的管理者應當定期對檔案管理人員進行培訓，在對其宣傳相關的檔案保密工作制度規(guī)范的同時，不斷對其引導，強化其檔案保密意識，增強責任意識和工作自覺性，制定嚴格的懲獎制度，避免檔案管理工作人員存在懈怠工作的僥幸心理。

第二，由于檔案保密工作與檔案管理工作人員之間具有直接關聯，提升人員的綜合素質對檔案保密工作具有十分重要的意義，對于檔案管理人員，應當具備以下幾方面的素質：對檔案管理工作充滿熱情，具備高度的責任意識；擁有較高的職業(yè)技能，能夠靈活應對檔案管理工作的突發(fā)狀況；有解決實際問題的能力，具備敏銳的洞察力，能夠及時發(fā)現檔案管理中的不正?，F象并采取恰當的策略進行修正。

（四） 調整檔案管理系統(tǒng)

在高校當中，匯集了大量的高素質人才，在日常的管理和教育當中，往往會伴隨著大量的秘密資料產生，高校的檔案管理人員應當根據高校的特殊性與檔案保密工作的原則，根據實際工作情況對檔案管理工作制度不斷進行完善修正，將原有的封閉式檔案管理轉變?yōu)殚_放式管理模式，同時應當將高校的部分管理人員納入檔案管理工作當中，共同完善檔案管理工作制度，推動檔案保密工作。

（五） 應用現代化技術，完善檔案保密水平

互聯網技術的發(fā)展在提升高校檔案信息利用率的同時，為檔案的保密工作增添了很大的難度，從目前的情況來看，對檔案管理進行現代化建設是一項十分復雜的任務，涉及面廣泛，應用到的信息技術種類繁多，對檔案管理人員的技能要求不斷提升，鑒于此，需要高校不斷地強化檔案管理人員的技能水平。

一方面，高校應當強化對檔案管理人員的信息技術教育培訓，使檔案管理人員具備對檔案的保密意識，對檔案管理中出現的泄露信息隱患問題能夠及時地采取措施進行處理。

另一方面，需要管理人員不斷地通過自身的努力提升自己的業(yè)務能力，積極地參加信息技術培訓和再教育，在工作中不斷地總結經驗。

另外，高校應當聘請專業(yè)的團隊對學校的檔案管理工作進行指導，引進先進的檔案管理經驗，提升高校檔案管理人員的水平，根據實際中存在的問題對互聯網時代下檔案保密工作系統(tǒng)全面地進行分析和研究，為高校檔案保密工作的順利進行做好鋪墊。

（六） 處理好高校檔案保密與開放利用之間的關聯

對高校的檔案充分進行利用具有十分重要的意義，近年來各個高校對檔案資料的開發(fā)也越來越深入，但是對檔案信息的利用必須建立在嚴格的制度規(guī)范之下，對檔案心理的開放做好相關的審查，將檔案的開放程度限定在一定范圍之內，在進行詳細的審查之后方可對其進行資源的共享，真正實現將高校檔案資源的利用與保密相結合。

五、結束語

隨著我國經濟水平的不斷提高，高校檔案保密工作呈現出了十分重要的價值，不僅對高校的科研、學生教育以及日常管理產生影響，同時與國家的現實利益息息相關，本文基于目前我國高校檔案保密工作存在的不足之處，基于現有條件，對如何提高高校檔案保密工作提出了相關性建議。但仍需專家學者和高校的管理人員共同努力、積極思考，不斷地提高高校檔案保密工作質量。