朱輝秋 王 昊 戴娜娜

南京市鼓樓區(qū)人民檢察院 江蘇南京 210015

一、數(shù)字檔案室的概念

數(shù)字檔案室是指黨政機關、企事業(yè)單位等相關組織在其履行職能過程中，運用現(xiàn)代化技術手段對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的綜合檔案信息集成管理平臺。

不少人認為數(shù)字檔案室就是簡單的對紙質檔案的數(shù)字加工，這是一個誤區(qū)，其實紙質檔案加工只是數(shù)字檔案室建設的一部分，它是通過多部門的協(xié)同，從檔案管理體制、標準規(guī)范、采集、管理模式等方面全面變革，建立一套新的檔案管理模式。

二、數(shù)字檔案室的優(yōu)點

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字檔案室具有許多優(yōu)勢。比如有一些檔案因為翻閱量大、利用較為頻繁，時間久了，檔案會出現(xiàn)殘破的問題，這對檔案資料保護提出了嚴重的挑戰(zhàn)，而數(shù)字檔案室即可可有效解決這一問題。在數(shù)字檔案室建設完成后，以后查閱檔案時只需獲取相關授權后，即可在網絡上查看檔案，而不再需要翻閱檔案原件。用戶不再需要“登門造訪”，大大加快信息交流與反饋速度。且以前是以檔案為中心，轉變?yōu)橐杂脩魹橹行?，以動態(tài)分布的方式提供信息，提高獲取檔案的效率。

三、數(shù)字檔案室建設原則

數(shù)字檔案室的建設應堅持“資源優(yōu)先、標準規(guī)范、統(tǒng)籌整體、確保安全”四原則。即著眼于檔案資源建設，保證及時、規(guī)整、有效歸檔，以資源建設質量為出發(fā)點。統(tǒng)籌協(xié)調文件管理與檔案管理、業(yè)務工作與檔案工作、檔案時與綜合檔案室之間關系。將數(shù)字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設緊密結合起來，整體推進。同時建立相關安全管理制度，分級保護，配備相應應急設施，確保數(shù)字檔案室安全運行。

四、數(shù)字檔案室建設要求

數(shù)字檔案室的建設是多部門協(xié)同開展的，包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設，涉及到機關檔案部門、業(yè)務部門和信息化部門等。

硬件要求。主要需要用于檔案數(shù)字化的專用場地、用于信息數(shù)據(jù)存儲管理和應用運行的服務器、用于各類用戶訪問的終端設備、各種輸入輸出、掃描設備等、用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機等，以確保數(shù)據(jù)采集、處理的準確高效。

軟件方面?？筛鶕?jù)自身情況選購配套性好、安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)。選擇與本單位信息管理實際標準相符的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理與辦公自動化的無縫銜接。

數(shù)字化標準要求。依據(jù)國家檔案局相關標準進行科學加工和整理。

五、建設數(shù)字檔案室的幾點建議

（一）領導重視，建立相應協(xié)調機制。在如今越來越重視效率的情況下，數(shù)字檔案室的建立對機關單位辦公提供極大的便利。所以應當加強檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設工作重要性的認識。目前存在的問題是相關專業(yè)的人才短缺，這就需要建立檔案機構、信息技術中心、業(yè)務部門之間的協(xié)作機制，以彌補人才不足。同時也要加大相關人才培養(yǎng)，適應新形勢下的工作。

（二）加大投入，保障經費需求。目前數(shù)字檔案室建設的一大攔路虎即經費不足，主要還是重視程度不夠，因此就需要加大宣傳力度，讓領帶重視起來，增大相關經費投入和政策。同時利用有限的資源有序開展相關建設工作，優(yōu)先利用率高的、涉及切實利益的檔案數(shù)字化工作，從小到大，有計劃有重點的進行。

（三）明確職責，規(guī)范制度。建立完善的出入庫管理制度，強化工作職責，優(yōu)化管理和使用環(huán)境。

（四）加強數(shù)字化加工安全和質量監(jiān)控。提前做好卷宗質量檢查，審核其規(guī)范程度，保證數(shù)字化時的標準化作業(yè)，避免隨意性。同時應安排人員進行不定期抽查，保證數(shù)字檔案與原始檔案的一致性。

數(shù)字檔案室的建立是實現(xiàn)檔案信息化的必然要求，對單位各項工作的開展有著重要的意義。隨著時代的發(fā)展，電子政務已成為發(fā)展趨勢，檔案數(shù)字化工作承擔著檔案管理現(xiàn)代化的職責，提供在線信息服務，已成為機關工作的基礎一環(huán)，因此檔案管理工作想要更上一層樓，數(shù)字檔案室的建設必不可缺。