隋立揚(yáng) 沈穎

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式要素劃分為版頭、主體、版記三部分。其中，公文首頁(yè)紅色分隔線以上的部分稱為版頭，包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人六個(gè)格式要素。版頭部分的格式要素排布在公文首頁(yè)，堪稱公文的“門面”。版頭部分的格式要素標(biāo)注得準(zhǔn)確、規(guī)范、美觀，能夠顯示公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；反之，如果標(biāo)注得錯(cuò)誤、無(wú)序、散亂，就會(huì)使讀者對(duì)公文的第一印象大打折扣，甚至導(dǎo)致處理上的偏差。本文結(jié)合公文處理工作實(shí)踐，對(duì)公文版頭部分的格式要素進(jìn)行分析解讀，供讀者參考。

一、份號(hào)

涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。收文單位根據(jù)份號(hào)批抄分發(fā)公文，可以準(zhǔn)確定位公文的受文對(duì)象，掌握每一份公文的流向。標(biāo)注份號(hào)，對(duì)于公文的分發(fā)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、清退、銷毀等工作很有幫助，有利于加強(qiáng)公文的管理和利用。份號(hào)一般用六位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

份號(hào)的常見錯(cuò)情有：1. 涉密公文未標(biāo)注份號(hào)。2. 位置標(biāo)注錯(cuò)誤，如標(biāo)注在版心右上角。3. 份號(hào)不足六位或超出六位，如“0003”。4. 隨意手寫份號(hào)。

二、密級(jí)和保密期限

涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限，并按照相應(yīng)涉密等級(jí)嚴(yán)格管理。保密期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容，按照維護(hù)國(guó)家安全和利益的需要，限定在必要的期限內(nèi)。正確標(biāo)注密級(jí)和保密期限，既是對(duì)公文涉密內(nèi)容的保護(hù)，也是對(duì)接觸公文人員的提醒。密級(jí)和保密期限一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

密級(jí)和保密期限的常見錯(cuò)情有：1. 涉密公文未標(biāo)注密級(jí)，如某單位學(xué)習(xí)貫徹某個(gè)涉密公文情況的報(bào)告未標(biāo)注密級(jí)。2. 位置標(biāo)注錯(cuò)誤，如標(biāo)注在版心右上角。3. 保密期限中的數(shù)字用漢字標(biāo)注，如“秘密★十年”。

三、緊急程度

緊急程度是指公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文處理工作實(shí)踐中，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容實(shí)事求是、準(zhǔn)確合理地確定公文是否標(biāo)注緊急程度，標(biāo)注哪種緊急程度。內(nèi)容為常規(guī)的工作安排、總結(jié)或?qū)W習(xí)貫徹上級(jí)文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議精神等非緊急事項(xiàng)的公文，不應(yīng)標(biāo)注緊急程度。緊急程度一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

緊急程度的常見錯(cuò)情有：1. 不急的公文卻標(biāo)注緊急程度。2. 位置標(biāo)注錯(cuò)誤，有的甚至隨意在版頭區(qū)域加蓋“特急”印章。3. 紙質(zhì)公文錯(cuò)用電報(bào)的緊急程度，如標(biāo)注“特提”等。4. 緊急程度表述不規(guī)范，如標(biāo)注“緊急”“急”等。

錯(cuò)情圖例1：份號(hào)不足六位；保密期限中的數(shù)字用漢字標(biāo)注；紙質(zhì)公文錯(cuò)用電報(bào)的緊急程度。

四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志主要有兩種形式：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成；二是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志一般用紅色小標(biāo)宋體字居中排布，其字間距應(yīng)適中，不宜太密。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣為35mm。

聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的常見錯(cuò)情有：1. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、印章不一致。如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志用“××市財(cái)政局”，發(fā)文機(jī)關(guān)署名或印章卻是“××市財(cái)政局黨組”或“××市財(cái)政局辦公室”。2. 位置不規(guī)范。如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上空距離過大，或距離下方的發(fā)文字號(hào)過遠(yuǎn)。

錯(cuò)情圖例2：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)署名不一致。

五、發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。公文標(biāo)注發(fā)文字號(hào)，可以表明公文出自哪個(gè)單位、形成的年度及順序，既便于分類管理、查詢檢索，又便于公文引用。機(jī)關(guān)代字要求準(zhǔn)確、規(guī)范、精練、無(wú)歧義、易識(shí)別，要避免與上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字雷同。一個(gè)表述準(zhǔn)確的機(jī)關(guān)代字，應(yīng)該與行文性質(zhì)相匹配，有的單位不管上行文還是下行文，機(jī)關(guān)代字都用一個(gè)“發(fā)”字，這是不合適的，應(yīng)該加以區(qū)分。發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔 〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。

發(fā)文字號(hào)的常見錯(cuò)情有：1. 發(fā)文機(jī)關(guān)代字概括不準(zhǔn)確。有的機(jī)關(guān)代字太長(zhǎng)，多的甚至超過十個(gè)字，如某市重大生態(tài)項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的機(jī)關(guān)代字為“×重大生態(tài)項(xiàng)目小組辦發(fā)”；有的機(jī)關(guān)代字黨政不分，如以××市財(cái)政局名義下發(fā)的公文卻標(biāo)注為“財(cái)黨發(fā)”。2. 年份標(biāo)注錯(cuò)誤。如2016年擬制的公文，其發(fā)文字號(hào)中的年份仍錯(cuò)標(biāo)為“2015”，這種錯(cuò)誤在每年1月初經(jīng)常出現(xiàn)；有的標(biāo)注不規(guī)范，如2016年標(biāo)注為“〔16〕”；有的不使用六角括號(hào)，卻使用方括號(hào)、圓括號(hào)。3. 位置標(biāo)注錯(cuò)誤。如上行文發(fā)文字號(hào)居中標(biāo)注，發(fā)文字號(hào)與紅色分隔線相隔過大。

錯(cuò)情圖例3：上行文發(fā)文字號(hào)居中排布，未標(biāo)注簽發(fā)人；2016年擬制的公文，發(fā)文字號(hào)中的年份錯(cuò)標(biāo)為“2015”。

六、簽發(fā)人

上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，體現(xiàn)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人已對(duì)所簽發(fā)的公文審核把關(guān)。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽?！昂灠l(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

簽發(fā)人的常見錯(cuò)情有：1. 上行文未標(biāo)注簽發(fā)人。2. 簽發(fā)人不是發(fā)文機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或由其授權(quán)的負(fù)責(zé)人。3. 聯(lián)合上行文的簽發(fā)人只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人，未標(biāo)注其他機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。4. 位置標(biāo)注錯(cuò)誤，聯(lián)合行文時(shí)，“簽發(fā)人”三字應(yīng)與第一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行，有的卻將“簽發(fā)人”三字放在簽發(fā)人姓名的中間行或與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名排在同一行。5. 簽發(fā)人姓名使用的字體錯(cuò)誤。6. 簽發(fā)人應(yīng)只標(biāo)注姓名，有的還標(biāo)注了簽發(fā)人所在的機(jī)關(guān)名稱或職務(wù)。

錯(cuò)情圖例4：“簽發(fā)人”三字位置標(biāo)注錯(cuò)誤；簽發(fā)人姓名使用的字體錯(cuò)誤；標(biāo)注簽發(fā)人所在機(jī)關(guān)名稱。

（摘自《秘書工作》）