周仕博

陜西延長石油榆林煤化有限公司 陜西 榆林 719000

正文：

引言：在如今高科技的背景下，許多公司的檔案管理工具都在更新?lián)Q代。檔案是公司的重要組成部分，而一個好的檔案管理工具更能夠讓公司如虎添翼。那么我們應(yīng)該采用哪種檔案管理工具才能夠更高效的進行運營管理呢?

一、檔案管理的重要性

每一家公司隨著業(yè)務(wù)和規(guī)模的不斷壯大，所擁有的檔案都會越來越多，那么究竟什么是檔案呢？檔案可以是一張張重要的文件，也可以是一段段珍貴的語音，甚至可以是一張團建照片，公司的每一部分都可能形成檔案，檔案跟公司是息息相關(guān)的，是公司重要的組成部分。如何建立好一個科學完善的檔案管理是每一家公司都需要去思考的問題。在眾多檔案資料當中，當屬引進項目設(shè)備的檔案資料最為重要，最應(yīng)該進行妥善保管。

引進項目設(shè)備的檔案資料包括了設(shè)備采購、使用過程中的安裝維修、后期的保養(yǎng)更新等階段所涉及到的具有保存意義的文件材料等，反應(yīng)的是引進項目設(shè)備從購買之初到現(xiàn)階段的一切真實情況。之所以說引進項目設(shè)備的檔案管理更為重要，是因為引進項目設(shè)備大多都是由國外引入的，所以一旦涉及到文件的丟失補辦就會變得異常麻煩，所以我們才應(yīng)該重視這類檔案的管理工作。

二、利用云存儲的方式進行檔案管理

隨著社會的發(fā)展，越來越多的企業(yè)逐漸開始接受云存儲的檔案管理方式。相比于傳統(tǒng)的檔案管理而言，云存儲的檔案管理方式更為先進和便捷。一般企業(yè)引進的項目設(shè)備使用的周期較長，在這個漫長的過程中很容易造成文件的丟失、字跡的模糊甚至是紙張的發(fā)黃不清晰等，但是如果我們使用的是云存儲的方法就可以避免這些現(xiàn)象的發(fā)生，無論時間過去多久，我們?nèi)匀豢梢暂p松的在電腦云端中取出我們想要的檔案進行查閱，幾乎不會發(fā)生文件丟失的情況出現(xiàn)。

在資料整理這一塊，云存儲更是具有自己獨特的優(yōu)勢。如果是傳統(tǒng)的檔案室，我們可能會因為資料的增加而導致存放不下，更是需要去購買大量的檔案包裝盒來進行整理歸納，勞心勞力不說，所耗費的時間也是不可小看的。但是如果我們用的是云存儲，那么首先我們在進行檔案管理的過程中幾乎不需要任何成本，另一方面我們在進行資料整理的過程中十分的方便快捷，甚至不需要走動全程在電腦端用鼠標進行操作即可。而且在檔案查閱這一塊，云存儲還能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，普通情況下我們想要進行資料的查閱需要來回不停的往返檔案室，而且每份檔案同時使用的人數(shù)僅有一人。但是如果我們采用的是云存儲，那么我們就能在自己的工位上進行查看，并且每個人都可以同時在線進行查閱，可以說是兩全其美。

那是不是云存儲的管理模式就不會存在任何的漏洞呢？其實并不是這樣的。云存儲最大的問題就在于它的載體是開放的網(wǎng)絡(luò)，這就會導致我們的“檔案室”有可能會遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，而由于我們不是專業(yè)人士，面對這樣的攻擊往往只能束手無策。當然我們也不是說不能加強防范。我們可以雇傭?qū)I(yè)的網(wǎng)絡(luò)專家來進行防御[1]。若到外面去進行網(wǎng)絡(luò)專家的兼職招募的話，如果一直都沒有遇到黑客攻擊那就難免會產(chǎn)生資金的浪費。筆者建議企業(yè)在進行檔案管理工作人員的招募的時候就可以招募一些具有這樣防黑客攻擊的專業(yè)技術(shù)人員?，F(xiàn)如今一個好的檔案管理人員除了具備檔案管理的相應(yīng)知識以外還應(yīng)該具備良好的思想道德品格以及能夠熟練運用計算機功能的人員。

三、利用翻譯性工作來加強對于文件的管理

由于企業(yè)采購的是國外的引進項目設(shè)備，所以設(shè)備所附帶的資料基本上都是以外文的方式編寫的，很少有中文字樣[2]。這就導致了在某些企業(yè)中給進行外文的檔案管理者帶來了一定的困擾。例如在筆者的建筑行業(yè)，對英語的要求就沒那么高，很難區(qū)分哪些文件是具有保存價值，哪些文件沒有保存價值。筆者認為，在我們拿到引進項目設(shè)備的清單的時候就應(yīng)該盡快的將這些材料翻譯為中文再進行歸檔。筆者曾經(jīng)親身經(jīng)歷：到一家建筑公司去面試的時候需要進行筆試，然而筆試的題又有些難度。當筆者正全神貫注的投入到考試中的時候隨手就把旁邊的一張白紙拿來做草稿用了。當時我看了下背面全都是英文沒有任何備注，故也沒有引起重視。直到后來檔案管理人員慌慌張張的跑過來告訴我說那是公司的一個國外引進項目設(shè)備清單表的時候我才知道自己闖了大禍。好在最后確認那只是一張復印件，不然后果一發(fā)不可收拾。

當然此處的翻譯并不僅僅指的是將引進設(shè)備所有的文件都翻譯出來，我們應(yīng)該對這些文件進行篩選，從最重要的文件依次向下進行翻譯。在翻譯的過程中我們還應(yīng)該對說明書、報價表以及一些有關(guān)于安裝、操作和保養(yǎng)之類的文件進行著重翻譯，對一些宣傳單之類的文件就可以進行粗略翻譯。在后期裝訂的時候我們也應(yīng)該將重要的內(nèi)容裝訂在一起進行嚴格的分類整理。

四、利用檢索工具來提升檔案管理的效率

在目前的企業(yè)中有個別中小企業(yè)由于資源和成本有限，并不適合云存儲這種新型的檔案管理方式，于是他們需要回歸到傳統(tǒng)的檔案室進行人工檔案管理。但即便是傳統(tǒng)的檔案管理，我們也可以將它變得更加高效、更加合理。每一個出色的檔案管理人員都應(yīng)該積極的進行思考，然后形成自己獨特的管理模式。這里我們可以自制一些檢索類工具來方便我們進行管理。例如在筆者所從事的建筑企業(yè)內(nèi)，都有著眾多項目的文件。而每個項目又分為了建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方、設(shè)計方和施工方五種類型的文件。為了能夠?qū)⑦@些文件進行科學的分類，我將這些文件按照英文字母A～Z的順序分別放在二十六個大箱子內(nèi)。將五方主體按照建設(shè)、設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理這樣的順序依次編號為一到五，分別將這些文件放置在對應(yīng)的項目箱子中。之后筆者會自行繪畫出一幅檔案室設(shè)備目錄圖和檔案室位置示意圖，將這些箱子和內(nèi)部的文件一一反映在這兩張圖上，讓人能夠一目了然。最后，我會根據(jù)箱子和各方主體的數(shù)量準備編號不同的卡片放在一個盒子里。如果誰取走了哪個箱子我就會在對應(yīng)編號的卡片上做好記錄。比如說：XXX今日取走了A項目的監(jiān)理文件，那我就會在“A-5”的卡片上記錄“XX取”。筆者認為只要合理的利用這些檢索工具，就能夠?qū)⒎彪s的檔案管理的井然有序。

五、結(jié)束語

無論是哪種企業(yè)，只要足夠重視企業(yè)中的檔案管理并且愿意付諸于行動，那都能夠找到最適合自己公司的檔案管理方法的。