趙啟新，張 東，魏慶鎮(zhèn)

（肥城市打井隊(duì)，山東 肥城 271600）

1 肥城市尚莊爐水庫檔案管理情況

尚莊爐水庫興建于1959年，是肥城市唯一的一座中型水庫，水庫流域面積141.0 km2，總庫容3 422.0萬m3。于2006年實(shí)施了除險(xiǎn)加固。水庫大壩為均質(zhì)土壩，最大壩高17.1m，全長825.0m；水庫灌區(qū)設(shè)計(jì)灌溉面積1 400.0 hm2，干渠長5.85 km。2017年12月經(jīng)省水利廳考核評審確定為“省一級水利工程管理單位”。

在上級檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，尚莊爐水庫率先實(shí)施了數(shù)字化檔案管理。對文書檔案、工程檔案、會計(jì)檔案等各類檔案分卷進(jìn)行了錄入并及時(shí)形成數(shù)字檔案。目前水庫電子檔案系統(tǒng)共錄入：文書檔案58卷，工程檔案79卷，會計(jì)檔案30多冊，共7多萬頁。實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，保障了檔案的安全性、延續(xù)性、保密性、完整性和可查性，形成了門類齊全、組卷合理、管理規(guī)范、查閱方便、存放安全的綜合管理體系。

2 實(shí)施數(shù)字化檔案管理的必要性

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR（文字識別）技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案。為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：

1）提高經(jīng)濟(jì)效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速。

2）提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以水庫管理門為例，工程數(shù)據(jù)、施工資料、日常管理數(shù)據(jù)，都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

3）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案丟失、篡改等現(xiàn)象發(fā)生。

3 數(shù)字檔案的操作應(yīng)用

3.1 登錄系統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)桌面找到肥城市尚莊爐水庫數(shù)字化管理系統(tǒng)<打開>，管理系統(tǒng)為保證數(shù)字檔案的安全，每次進(jìn)入管理系統(tǒng)時(shí)，該系統(tǒng)都要對用戶身份進(jìn)行檢查，系統(tǒng)會根據(jù)用戶進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)所登記注冊的用戶名及口令確定用戶的權(quán)限。輸入用戶名和密碼，<點(diǎn)擊>登錄系統(tǒng)，就進(jìn)入了肥城市尚莊爐水庫數(shù)字化管理系統(tǒng)的主頁面。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)主頁界面上的功能菜單包括文書(卷)、歸檔文件、基建檔案、其他、圖書檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案、檔案借閱、檔案檢索、日志管理、系統(tǒng)管理。

3.2 著錄與管理

1）著錄。以工程檔案為例，①<點(diǎn)擊>桌面左側(cè)管理系統(tǒng)菜單中的工程檔案，再<點(diǎn)擊>工程檔案著錄，按照實(shí)際情況填寫著錄信息（輸入框后面帶星號的為必須輸入項(xiàng)），工程性質(zhì)部分根據(jù)水庫實(shí)際檔案內(nèi)容進(jìn)行了具體分類，主要分為組織管理、安全管理、運(yùn)行管理、經(jīng)濟(jì)管理等，根據(jù)新著錄文件的所屬分類選擇工程性質(zhì)。②將著錄信息填寫完畢后進(jìn)行上傳文件，點(diǎn)擊<瀏覽>找到要上傳的電子文件位置點(diǎn)擊<打開>上傳文件（文件上傳格式為：PDF格式）。③著錄信息及電子文件上傳完畢后，點(diǎn)擊【保存】按鈕，如果提交成功，系統(tǒng)會彈出窗體提示著錄成功的信息，“保存成功”。著錄完畢。

2）管理。<點(diǎn)擊>桌面左側(cè)管理系統(tǒng)菜單中的工程檔案，再<點(diǎn)擊>工程檔案管理，彈出查詢窗口，根據(jù)需要在相應(yīng)的字段中輸入查詢內(nèi)容點(diǎn)擊查詢。工程檔案管理，可以對查詢結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、刪除、打印和電子文件查看。①編輯。點(diǎn)擊每條數(shù)據(jù)前面的[編輯]按鈕，就會出現(xiàn)編輯修改界面，點(diǎn)擊【完成】，操作成功；②刪除。數(shù)據(jù)前面打“√”的數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，點(diǎn)擊[刪除]按鈕，進(jìn)行刪除；③、查看電子文件：點(diǎn)擊第二列的“原文”即可打開電子文件，如果沒有“原文”字樣即沒有電子文件。

3.3 檔案檢索

檔案檢索功能，可以根據(jù)關(guān)鍵詞直接檢索，使用直接檢索，在關(guān)鍵詞文本框里輸入你需要檢索的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊【直接檢索】按鈕。根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行全文檢索，搜索出的檢索的關(guān)鍵字套紅，以及套紅鎖定到PDF某頁中的某行。

3.4 實(shí)施數(shù)字化檔案的后期管理

1）加強(qiáng)電子檔案管理。水庫管理所專門設(shè)立檔案室、借閱室，在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理知識，對檔案進(jìn)行及時(shí)的收集分類，按月或季度定期上傳檔案信息，保證數(shù)字檔案的延續(xù)性和完整性。

2）加強(qiáng)檔案工作責(zé)任心。檔案管理人員，首先要認(rèn)識到電子檔案保管的重要性，要嚴(yán)格服從水庫管理制度，強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)，從而確保檔案信息的安全性、延續(xù)性、保密性、完整性和可查性，工作中要充分的發(fā)揮其主動(dòng)性，慎重對待檔案管理工作，要保證水庫上傳電子檔案的準(zhǔn)確性及真實(shí)性。

3）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。建立電子檔案是一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)創(chuàng)新，檔案管理人員存在操作不熟分類不清現(xiàn)象，加強(qiáng)學(xué)習(xí)是重中之重，應(yīng)及時(shí)與檔案業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)系，組織管理人員學(xué)習(xí)實(shí)踐，熟練掌握電子檔案的操作流程，確實(shí)把電子檔案應(yīng)用到水庫日常管理工作。

4）加強(qiáng)長久意識，努力提高電子檔案系統(tǒng)的存儲能力。隨著時(shí)間的推移，電子檔案的數(shù)量會不斷增加，會給存儲帶來一定壓力。要保證檔案的延續(xù)性需要采用新的儲存的方式“云儲存”，它的優(yōu)勢在于：1）存儲管理可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化，所有的存儲資源被整合到一起，客戶看到的是單一存儲空間；2）提高存儲效率，通過虛擬化技術(shù)解決了存儲空間的浪費(fèi)，可以自動(dòng)重新分配數(shù)據(jù)，提高了存儲空間的利用率，同時(shí)具備負(fù)載均衡、故障冗余功能；3）云存儲能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)模效應(yīng)和彈性擴(kuò)展，降低運(yùn)營成本，避免資源浪費(fèi)。