蔡鍵娟

（江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院，句容 212400）

會議服務(wù)是高校服務(wù)保障體系的核心環(huán)節(jié)，隨著高校的發(fā)展，學(xué)術(shù)會議服務(wù)應(yīng)該跟上高校發(fā)展的步伐，提升會議服務(wù)模式，提升學(xué)術(shù)會議的服務(wù)水平。

1 學(xué)術(shù)會議的意義

學(xué)術(shù)會議是為了進(jìn)行學(xué)術(shù)問題研究舉行的研討會，學(xué)術(shù)會議在科研工作中是重要環(huán)節(jié)，完善學(xué)術(shù)交流，開展各類學(xué)術(shù)合作，提升高校的科研水平。學(xué)術(shù)會議也是教育的資源，在高校內(nèi)為學(xué)生營造良好的學(xué)術(shù)環(huán)境，學(xué)生在課堂學(xué)習(xí)外，還能參與到學(xué)術(shù)研究中。通過講座和學(xué)術(shù)會議的方式，學(xué)生可以深化理論知識。大型的國際學(xué)術(shù)會議還能給高校交流的機(jī)會，提升學(xué)校的影響力。

2 學(xué)術(shù)會議服務(wù)的特征和問題

學(xué)術(shù)會議的組織流程非常規(guī)范，主要包括申請、會議策劃、會議聯(lián)絡(luò)、論文收集等，其是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，工作量非常大，涉及的人員也非常廣泛。學(xué)術(shù)會議的組織要應(yīng)對一些復(fù)雜的問題，有時(shí)候會涉及到宗教信仰和民族文化等。

高校的學(xué)術(shù)會議組織階段一般將所有的工作都承擔(dān)，會議的主辦單位一般是學(xué)校的科研部門。學(xué)術(shù)會議的組織工作非常繁忙，教師和學(xué)生都參與到其中，他們既負(fù)責(zé)與學(xué)術(shù)相關(guān)的事宜，同時(shí)也負(fù)責(zé)大量的接待和管理工作。在高校內(nèi)部，學(xué)術(shù)會議的服務(wù)工作缺乏深度，不具備專業(yè)性公共服務(wù)的能力，學(xué)校內(nèi)部的會議服務(wù)機(jī)構(gòu)主要提供會議場所，但是不能在學(xué)術(shù)會議的全過程都提供服務(wù)，服務(wù)不能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。很多師生認(rèn)為組織一場學(xué)術(shù)會議非常麻煩，他們不能花大力氣在業(yè)務(wù)上，導(dǎo)致學(xué)術(shù)會議的水平不高。有些師生不能應(yīng)對專業(yè)的學(xué)術(shù)會議，在組織上效率非常低下，甚至?xí)霈F(xiàn)很多遺漏。主辦單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不能完成任務(wù)，不能形成經(jīng)驗(yàn)。在高校內(nèi)部，各個(gè)院系都在開展組織工作，導(dǎo)致很多重復(fù)性工作產(chǎn)生，消耗大量資源，人力資源不能充分發(fā)揮效果。

3 創(chuàng)新高校會議服務(wù)模式，提升學(xué)術(shù)會議服務(wù)水平

高校會議服務(wù)應(yīng)該朝著多元化的管理和服務(wù)發(fā)展，從而提升服務(wù)的深度和廣度。

（1）為學(xué)術(shù)會議提供全面的服務(wù)。高校應(yīng)該努力創(chuàng)新會議服務(wù)模式，會議主辦方應(yīng)該提出合理的會議主題，策劃會議，協(xié)調(diào)日程，完善會場的布置，進(jìn)行宣傳冊的印刷工作，為與會人員提供餐飲、住宿和交通等便利，承擔(dān)學(xué)術(shù)意外的工作，確保會議順利完成，實(shí)現(xiàn)會議的全程性服務(wù)。在完善了這些工作后，還應(yīng)該梳理會議流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能落實(shí)高質(zhì)量的服務(wù)。將各類服務(wù)資源整合，確保信息順利傳遞。

（2）為學(xué)術(shù)會議提供專業(yè)的服務(wù)。高校應(yīng)該為學(xué)術(shù)會議提供全面的服務(wù)，將服務(wù)貫穿于會議的整個(gè)環(huán)節(jié)。服務(wù)內(nèi)容要符合主辦方的要求，提升服務(wù)的穩(wěn)定性。會議主辦方會遇到會議場所預(yù)定不合理的問題，這時(shí)會議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該及時(shí)幫助主辦方預(yù)定場地。高校在平時(shí)應(yīng)該充分積累校內(nèi)外各類服務(wù)資源，從而結(jié)合會議要求，充分的調(diào)動(dòng)資源。高校還應(yīng)該結(jié)合會議內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)的方案，建立專業(yè)化的會議服務(wù)機(jī)構(gòu)，結(jié)合自身的經(jīng)驗(yàn)，向主辦方提供一些可行的建議。在大量的服務(wù)案例積累后，不斷的學(xué)習(xí)行業(yè)的新知識，提升服務(wù)水平，為主辦法提供滿意的服務(wù)。服務(wù)機(jī)構(gòu)還應(yīng)該提出政策性服務(wù)，尤其是針對國際型的會議，要完善各類審批的流程。全面的會議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該結(jié)合高校的政策，熟悉各類審批流程，確保會議順利完成。服務(wù)機(jī)構(gòu)還應(yīng)該提供有特色的服務(wù)，結(jié)合校園文化，完善會議用品的設(shè)計(jì)，提升學(xué)術(shù)會議的文化內(nèi)涵。

（3）提升服務(wù)的性價(jià)比。專業(yè)化的學(xué)術(shù)會議服務(wù)應(yīng)該降低服務(wù)成本，改善服務(wù)模式，創(chuàng)造更多的價(jià)值，從而節(jié)約主辦單位的成本。結(jié)合市場調(diào)研的結(jié)果，將一些業(yè)務(wù)直接與生產(chǎn)商聯(lián)系，從而減少中間費(fèi)用。專業(yè)化的會議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該在價(jià)格方面形成契約，從而可以在成本上享受優(yōu)惠。優(yōu)化服務(wù)模式可以創(chuàng)造更多的價(jià)值，使服務(wù)物美價(jià)廉。

（4）找準(zhǔn)定位。要實(shí)現(xiàn)高效會議服務(wù)模式的創(chuàng)新，為教育工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，服務(wù)的對象主要是學(xué)術(shù)會議，還應(yīng)該涉及到高校的慶典活動(dòng)等。在提供各項(xiàng)服務(wù)環(huán)節(jié)中，應(yīng)該采用專業(yè)化的教育，優(yōu)化服務(wù)流程，制定標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)費(fèi)用。對資源進(jìn)行整合，從而降低會議舉辦的成本，在會議服務(wù)允許的情況下，擴(kuò)大會議的影響力。

4 結(jié)束語

高校是科研成果交流的重要場所，因此在高校內(nèi)部經(jīng)常舉行各類學(xué)術(shù)會議，從而增進(jìn)學(xué)術(shù)交流。高校應(yīng)該提升會議服務(wù)的質(zhì)量，尤其是針對一些大型的國際學(xué)術(shù)會議，應(yīng)該提供全面的服務(wù)，確保學(xué)術(shù)會議順利完成，確保科研成果應(yīng)用到實(shí)際領(lǐng)域。