郭麗慧　賀志宇

摘 要：隨著我國由傳統(tǒng)經(jīng)濟向知識經(jīng)濟時代邁進，在互聯(lián)網(wǎng)技術及信息化社會的形勢下，檔案信息資源的開發(fā)利用不僅得到了社會各界的重視，還被運輸管理部門直接提到了工作發(fā)展的日程上。但是，出于傳播媒介、工作人員素質(zhì)、觀念意識等方面的限制，使運輸管理部門在開發(fā)利用檔案信息資源的過程中出現(xiàn)了諸多問題，并且難以發(fā)揮預期達到的效用。為此，本文結(jié)合運輸管理部門的實際工作情況，在檔案信息資源的開發(fā)利用存在的問題的基礎上，進而提出相關的參考策略意見。

關鍵詞：運輸管理部門 檔案信息資源 策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（b）-0160-02

在經(jīng)濟全球化的今天，隨著運輸管理部門對信息資源的依賴性不斷提高，為實現(xiàn)檔案信息開發(fā)的網(wǎng)絡共享，滿足企業(yè)經(jīng)濟建設的實際需求，就必須運用計算機科技技術，進而實現(xiàn)企業(yè)檔案信息動態(tài)化運用的轉(zhuǎn)變。為達到上述目的，也是檔案工作者必須深入思考的問題。

1 運輸管理部門檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

1.1 體制及觀念較為落后

由于特定歷史時期的影響，曾經(jīng)的很長一段時間內(nèi)，我國檔案事業(yè)一直是以保護及集中管理作為其主要職能。然而，面對檔案信息資源的利用需求不斷加大，運輸管理部門仍然處于低效率的檔案信息開發(fā)利用狀態(tài)，缺乏長遠競爭的工作態(tài)度。根據(jù)筆者對所在單位的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，2015年1月至2017年5月之間，管理部門對檔案信息的利用率不到45%，平均使用效率僅為總數(shù)量的17.5%，說明當前檔案資源運用與實際業(yè)務管理存在一定的脫節(jié)。

1.2 檔案信息資源共享性不足

隨著運輸管理部門傳統(tǒng)的管理體制逐漸向開發(fā)主動發(fā)展，現(xiàn)時期的檔案管理工作需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立為運輸業(yè)務服務的理念。但是，出于傳統(tǒng)封閉意識的影響，使部分管理人員對檔案開發(fā)、使用范圍、調(diào)取手段等了解不足，特別是在當前互聯(lián)網(wǎng)信息技術應用不足的條件下，更是影響了檔案信息資源的利用效率，進而阻礙了檔案信息資源的共享性。

1.3 網(wǎng)絡信息平臺存在一定的安全風險

在數(shù)據(jù)信息存儲技術及通訊網(wǎng)絡技術發(fā)展的背景下，檔案信息資源的載體也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)刊物、光盤逐漸演變成電子文件、網(wǎng)站等形式。從檔案信息資源的開發(fā)角度來看，雖然電子化、數(shù)據(jù)化的信息資源開發(fā)直接打破了傳統(tǒng)檔案管理的時空限制，但從運輸管理部門的現(xiàn)實情況來看，由于網(wǎng)絡化建設的基礎設備較為落后，如果檔案部門與其他業(yè)務部門之間難以形成合力，不僅會給檔案管理帶來巨大的安全隱患，還有可能會使不同業(yè)務部門在短期內(nèi)出現(xiàn)較大的差距波動。

1.4 檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

當前，隨著檔案信息資源在企業(yè)發(fā)展中呈現(xiàn)出明顯優(yōu)勢，對檔案工作者專業(yè)能力的要求也在不斷提高。受過去的檔案管理理念影響，運輸管理部門的檔案管理人員普遍年齡偏大、綜合能力素質(zhì)較低，與檔案信息資源開發(fā)利用的要求還存在一定的差距。

2 完善檔案信息資源開發(fā)利用的有效策略

2.1 建立較為規(guī)范的運輸檔案制度

目前，檔案管理工作作為運輸管理部門的重要環(huán)節(jié)，為實現(xiàn)檔案信息資源的合理化開發(fā)運用，不僅要做到統(tǒng)一的規(guī)范化管理，還要通過制定年度目標等方式，實現(xiàn)開發(fā)利用工作的落實，具體包括以下幾方面。

第一，集中的檔案管理方式。過去，由于運輸管理部門的檔案存放過于分散，不但難以發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，還容易出現(xiàn)文件丟失、保存不當?shù)惹闆r。為此，應當以設立檔案綜合管理室的形式，由傳統(tǒng)的分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾恚?jīng)過系統(tǒng)的分卷整理后，可以有效改變原本無序的檔案信息使用狀態(tài)，進而實現(xiàn)檔案使用的標準化、規(guī)范化。

第二，加強對檔案信息管理的監(jiān)督管理。長期的檔案信息資源管理經(jīng)驗證明，嚴謹科學的監(jiān)督管理手段，是保證科學開發(fā)檔案信息資源的有效前提。比如，在運輸管理部門的檔案開發(fā)利用過程中，對檔案信息的統(tǒng)計、分析、整理以至于定向銷毀都要制定較為完善的規(guī)定。

第三，增加檔案管理項目的資金投入。檔案信息資源的網(wǎng)絡化、專業(yè)化開發(fā)既需要明確各部門的管理職能，也離不開信息技術的支持。比如互聯(lián)網(wǎng)計算機的信息檢索應用；復印機及傳真機的遠程傳輸及快速摘錄等。從而直接使檔案信息資源實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、整理及利用。

2.2 建立一支高素質(zhì)的檔案工作者隊伍

充分開發(fā)利用檔案信息資源優(yōu)勢，既需要運輸管理部門的人員切實轉(zhuǎn)變原有的工作思想態(tài)勢，還要在增強服務意識的同時，提高自身的知識素養(yǎng)及專業(yè)技能。首先，運輸管理部門的檔案工作者需要具有高素質(zhì)的語言文字能力，因為在檔案信息的記錄及分析過程中，只有內(nèi)容表達較為充實且流暢，才能滿足業(yè)務人員的實際需求。其次，面對互聯(lián)網(wǎng)信息技術在檔案信息資源開發(fā)中的應用，當前大部分的運輸管理部門都建立了專業(yè)的檔案信息網(wǎng)站。這就要求檔案工作者要具備基本的電腦信息處理、網(wǎng)站基本維護、數(shù)字化軟件開發(fā)能力，如此才能有效地為檔案信息共享提供基本保障。所以說，運輸企業(yè)需要培養(yǎng)一支具備廣博扎實的檔案基礎知識，嫻熟掌握計算機信息、現(xiàn)代化管理創(chuàng)新理念和使用各種現(xiàn)代化檢索工具的技能，還要能夠運用較強的邏輯思維、信息分析能力對檔案信息進行系統(tǒng)的加工整理，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設提供多層次信息的專業(yè)化人才隊伍。

2.3 轉(zhuǎn)變原有的管理服務意識

互聯(lián)網(wǎng)信息技術的合理運用，有效提高了檔案工作及管理者的辦公效率，并且為更好地服務群眾，保障運輸事業(yè)安全等方面提供了堅實基礎。但是，除了在硬件上實現(xiàn)改進外，還要主動適應客戶或群眾的實際需求，按照檔案信息資源利用率的多少進行分類，進一步體現(xiàn)主動服務的優(yōu)勢。再者，檔案管理人員還要定期對檔案利用情況的數(shù)據(jù)進行科學分析，要從實際問題之中尋找出解決問題的思路，將提高各部門的業(yè)務銜接、增加企業(yè)經(jīng)濟效益為出發(fā)點。與此同時，雖然科學技術的革新給檔案資源管理的利用發(fā)展帶來了一系列的優(yōu)勢，但在具體的執(zhí)行過程中還是需要服務視角的轉(zhuǎn)變。比如通過有效的內(nèi)外部宣傳工作，扭轉(zhuǎn)上級領導及其他部門的傳統(tǒng)檔案管理的刻板印象。長期以往，既能發(fā)揮檔案信息資源自身的優(yōu)勢，還能對完善運輸管理部門檔案開發(fā)體系、信息監(jiān)督管理制度規(guī)劃，確保能夠滿足群眾的實際需求。

2.4 著力加強檔案安全認識及信息反饋

總的來說，信息收集及整理并非是檔案信息資源開發(fā)利用的最終目的。為保證運輸管理部門的職能有效且執(zhí)行性較強，檔案管理人員便需要定期統(tǒng)計檔案使用反饋信息，并且經(jīng)過綜合的對比分析后，對運輸、維護、調(diào)度及財務等方向進行科學預測，為管理層制定經(jīng)營決策提供信息參考。在知識經(jīng)濟的新時期下，雖然檔案信息的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡化，在一定程度上有利于企業(yè)辦公的效率提供。但從另一方面來看，雖然運輸管理部門內(nèi)容的檔案信息本身涉密級別不高，但部分關于財務數(shù)據(jù)、員工信息、管理成果等內(nèi)容對企業(yè)發(fā)展至關重要，一旦出現(xiàn)信息泄露，很可能會對企業(yè)發(fā)展造成不良影響。基于上述要求，在檔案信息資源的使用過程中，需要借閱者按照相關程序出示身份證明，或者簽訂保密條約，以避免檔案資料在使用中出現(xiàn)丟失、不法侵占、惡意泄密等不法情況，總而在根本上保證了運輸企業(yè)的經(jīng)濟利益不受侵犯。

3 結(jié)語

檔案對于企業(yè)來說有著舉足輕重的作用，而檔案開發(fā)利用是檔案工作的根本目的，有其特殊地位，是考核檔案工作的量化指標。企業(yè)檔案部門應徹底摒棄舊觀念的束縛，將檔案信息資源的開發(fā)利用工作作為重點，小斷探索新的利用方式，使其更加精準、更加富有內(nèi)涵，為企業(yè)直接或問接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，為企業(yè)各項實踐工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。

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