□文/重慶市云陽教師進修學(xué)院 盧兆明 曾月光

信息技術(shù)飛速發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時代的不期而至。當下，我們生活在大數(shù)據(jù)的包裹之中，每個人既是大數(shù)據(jù)的享用者，也是大數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者。僅以教師培訓(xùn)為例，一次歷時幾天的短期培訓(xùn)生成的數(shù)據(jù)就包括文字（如方案、簡報、總結(jié)）、圖片（如學(xué)員活動照片）、音頻（如班隊活動音樂）、視頻（如課堂實錄）多種形式，而且容量多達數(shù)十甚至上百G。人類每天的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)、工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)大得驚人，我們進入了名副其實的大數(shù)據(jù)時代。顯然，傳統(tǒng)手寫筆記的方式在海量信息面前顯得捉襟見肘。大數(shù)據(jù)促使人們必須用新的手段解決海量信息的存儲、分享和交流的問題。于是，人類進入了自動化辦公時代。

回顧自動化辦公時代歷經(jīng)了兩次飛躍：一是辦公信息載體從原始紙質(zhì)介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。二是收發(fā)文件從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。其中，第二次飛躍的實質(zhì)就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的協(xié)同辦公?！盀橹P記”就是一款很好的網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公工具，它既能解決各種形式海量數(shù)據(jù)云端存儲的問題，也能解決大數(shù)據(jù)隨意分享、快速交流的問題。云陽教師進修學(xué)院管理團隊在培訓(xùn)項目管理中反復(fù)實踐，借助“為知筆記”平臺建立“個人筆記”和“團隊筆記”，在工作中實時進行團隊協(xié)作交流，實現(xiàn)了培訓(xùn)項目管理的集成化、模塊化、標準化和無紙化，著實提高了培訓(xùn)管理的效率。

一、“集成化”作業(yè)

利用“為知筆記”的同步功能，讓處于終端前臺的個人作業(yè)及時與“為知筆記”的云端同步。系統(tǒng)的“消息中心”同時會把最新信息通知給加入“團隊筆記”的其他成員，只要是“團隊筆記”中的成員或領(lǐng)導(dǎo)均能方便查閱成員作業(yè)，且可以隨時修改并與云端同步。這樣，既增強了團隊成員間的工作透明度，又能隨時了解個人的工作進度?！盀橹P記”這一功能把分散辦公轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)上集中辦公，開啟了集成化作業(yè)，拉近了同事間的距離和提高了工作效率。

如在云陽教師進修學(xué)院開展的“‘國培計劃’——鄉(xiāng)村幼兒園教師送教下鄉(xiāng)”培訓(xùn)項目中，實現(xiàn)了“為知筆記”對培訓(xùn)項目在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的集成化作業(yè)管理。由于該培訓(xùn)項目來得太突然，上級主管部門又要求按時完成送培任務(wù)，培訓(xùn)主管將“國培計劃”管理辦法、項目申報書、送教場所實況等資料放在“為知筆記”的“團隊筆記”相應(yīng)項目欄目中，如圖1。項目管理團隊各成員利用個人終端系統(tǒng)進行集中研讀，并高效完成培訓(xùn)實施方案，集中研討送教下鄉(xiāng)存在的具體問題與解決預(yù)案，確保了送教培訓(xùn)的順利實施。

圖1 團隊筆記中的培訓(xùn)項目

二、“模塊化”管理

模塊化管理主要體現(xiàn)在工作任務(wù)的模塊化與工作項目的模塊化。在工作任務(wù)模塊化的管理中，管理團隊各成員以個體身份加入團體，項目主管可將團隊任務(wù)分割，并把任務(wù)模塊分發(fā)到各成員，方便實現(xiàn)工作任務(wù)的模塊化；在工作項目模塊化的管理中，用“為知筆記”的文件夾功能，可將大項目分解成多個子項目模塊，管理團隊成員針對子項目各個擊破，從而實現(xiàn)工作項目的模塊化，也實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理任務(wù)化繁為簡。

工作任務(wù)模塊化管理的案例：云陽教師進修學(xué)院開展的薄改工程小學(xué)語文聯(lián)片送教培訓(xùn)，培訓(xùn)場地簡陋，設(shè)施設(shè)備落后，組織管理難度極大。管理團隊自帶投影系統(tǒng)驅(qū)車前往送培地點，還要提前安排好管理者、培訓(xùn)者、參訓(xùn)者的食宿，以及協(xié)調(diào)好送培機構(gòu)與各受培單位之間的關(guān)系。培訓(xùn)主管將工作劃分為培訓(xùn)聯(lián)絡(luò)、設(shè)備保障、后勤保障、過程管理、專家接待等任務(wù)模塊，并把各模塊的具體任務(wù)上傳到“為知筆記”的相應(yīng)項目下。各個任務(wù)模塊管理者在“團隊筆記”指引下開展工作，并將各時段的工作完成情況在“團隊筆記”中實時更新，一來方便項目主管了解工作進展，及時設(shè)計后期工作方案；二來方便團隊成員相互關(guān)注，及時調(diào)整自己的工作方式與進度。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的任務(wù)模塊化管理讓整個培訓(xùn)組織精細透明，緊張有序。

工作項目模塊化管理的案例：云陽教師進修學(xué)院開展的2017年新任教師培訓(xùn)，存在學(xué)科門類多，培訓(xùn)周期長，管理難度大等問題。培訓(xùn)管理團隊借助“為知筆記”實現(xiàn)了工作項目模塊化的網(wǎng)上協(xié)同辦公。培訓(xùn)分三個階段，全體學(xué)員經(jīng)過通識科目集中培訓(xùn)和應(yīng)用實踐分散研修兩個階段后，第三階段是分學(xué)科開展技能培訓(xùn)，培訓(xùn)主管把語文、數(shù)學(xué)、英語、物理等學(xué)科資料均以項目模塊形式呈現(xiàn)在“為知筆記”中，各學(xué)科項目負責(zé)人也把相應(yīng)學(xué)科培訓(xùn)管理的過程資料分欄目對應(yīng)存放于“團隊筆記”中，實現(xiàn)了團隊內(nèi)管理公開透明，管理者之間能及時相互借鑒管理經(jīng)驗，增強了管理實效。

三、“標準化”接口

在培訓(xùn)管理中，任務(wù)標準化有助于實現(xiàn)管理者“即到即用”。培訓(xùn)項目是動態(tài)的，項目管理者也可以是動態(tài)的，而管理制度是靜態(tài)的，任務(wù)模塊一旦確定，任務(wù)單元也是靜態(tài)的?！盀橹P記”就能很好地建立起人和事之間的一個動態(tài)與另一個動態(tài)、一個動態(tài)與一個靜態(tài)、一個靜態(tài)與另一個靜態(tài)之間的聯(lián)系，從而實現(xiàn)模塊化管理下的標準化接口。所謂標準化接口，如同一臺飲水機，只要進水口標準統(tǒng)一，無論是“娃哈哈”“冰點水”，還是“龍井源”“天師泉”桶裝水，均能對接飲水。做培訓(xùn)管理也是一樣，要把培訓(xùn)管理任務(wù)細分，讓任務(wù)模塊相對固定，標準統(tǒng)一，就可以方便借用“為知筆記”進行網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同辦公高效管理。培訓(xùn)過程中，如果張三有事走了，由于任務(wù)模塊固定，標準統(tǒng)一，李四就可以立即接替工作，培訓(xùn)管理就實現(xiàn)了管理者“即到即用”。

如云陽教師進修學(xué)院2017年組織開展的云陽縣首批中小學(xué)音樂、體育轉(zhuǎn)崗教師培訓(xùn)，由于學(xué)員都不是本專業(yè)畢業(yè)的，為了提升他們最基本的教學(xué)技能，培訓(xùn)周期長達三個月。其間，培訓(xùn)班主任、項目負責(zé)人、后勤服務(wù)人員因外出學(xué)習(xí)或扶貧支教等原因被多次抽走，但是，一點也沒影響培訓(xùn)工作進程與質(zhì)量。替補進來的對應(yīng)管理人員只需及時進入“為知筆記”的“團隊筆記”中，了解培訓(xùn)項目進展，閱讀任務(wù)模塊標準，不需要進行面對面的工作交接，便能很快清楚自己的工作，立即進入崗位角色，高質(zhì)量完成培訓(xùn)管理任務(wù)。

四、“無紙化”辦公

據(jù)悉，近幾年來，我國全年造紙消耗木材1000多萬立方米，進口木漿100多萬噸，進口紙漿400多萬噸，不但消耗了大量的原材料，還給環(huán)保添堵。教師培訓(xùn)機構(gòu)要走在時代聲音的前列，要利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并融合新的管理思想，推進無紙化辦公進程。

在移動辦公中，“為知筆記”可實現(xiàn)家庭電腦、辦公電腦、手機等終端設(shè)備與平臺云端大數(shù)據(jù)無縫銜接，能做到信息完全同步，突破了時空限制。因此，管理工作者不需要將文稿打印后帶出辦公室修改。

在工作匯報中，“為知筆記”的“消息中心”會自動提示團隊成員發(fā)布的文件消息，點擊即可展示發(fā)布者撰寫的各類方案、過程資料、工作總結(jié)，以及相互之間溝通交流的內(nèi)容，如圖2。因此，管理團隊成員交流時不需要傳閱紙質(zhì)材料。

在任務(wù)警示中，“為知筆記”提供了活動的 “桌面便簽”，能方便添加“電子便簽”和隱藏“電子便簽”，以提示個人工作進度與當前工作重點。而以前的辦公桌上，常擺設(shè)有近期工作提醒便簽，有的甚至把紙質(zhì)便簽滿滿地貼在顯示器下面，影響桌面美觀，暴露辦公機密。

如在云陽教師進修學(xué)院2017年年度工作總結(jié)撰寫中，充分借助“為知筆記”的協(xié)同辦公功能，管理團隊成員把各自一年來的工作進行總結(jié)，直接在“團隊筆記”中撰寫、存儲、同步，摒棄以往的紙質(zhì)傳閱，培訓(xùn)主管直接在“團隊筆記”中統(tǒng)稿修訂，既提高了工作效率，又節(jié)省了辦公耗材。

在信息化時代，“為知筆記”只是眾多輔助辦公平臺之一，平臺是開放的，人是靈動的，二者深度融合，完全可以創(chuàng)造性地開展工作，實現(xiàn)高效辦公。馬云說：“改變世界的不是技術(shù)，而是技術(shù)背后的夢想和責(zé)任?！毙聲r代教師培訓(xùn)管理者要勇?lián)鷧^(qū)域示范引領(lǐng)的責(zé)任，深度挖掘技術(shù)背后的管理理念，不負歷史使命，為實現(xiàn)教師教育管理現(xiàn)代化而努力！◇

圖2 團隊筆記中的溝通交流