李英蕾

摘 要：檔案管理對于國家政府機關(guān)特別是基礎(chǔ)建設(shè)相關(guān)職能部門作用尤為重要，檔案是對于工程基礎(chǔ)內(nèi)容、原始數(shù)據(jù)的真實記錄，強化檔案建設(shè)和管理有利于建立豐富和完善的數(shù)據(jù)和知識寶庫的同時提供完善的經(jīng)驗和管理基礎(chǔ)，檔案管理系統(tǒng)尤為重要。本文重點在于簡述檔案管理的重要性，希望能夠為相關(guān)部門提供理論支持。

關(guān)鍵調(diào)：強化 檔案管理 重要性

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（c）-0186-02

歷史證明檔案管理發(fā)揮著積極和重要的作用，是項目相關(guān)內(nèi)容和全過程的原始和真實的記錄，是寶貴的信息數(shù)據(jù)資源。檔案的形式不局限于文字、圖紙、圖表和聲像信息等內(nèi)容，包含廣泛的各種載體的文件材料，是認(rèn)識和把握整個事件和項目發(fā)展規(guī)律的鑰匙，使瞬間轉(zhuǎn)變?yōu)橛篮?，檔案管理發(fā)揮著重要和獨特的價值和作用。

1 強化檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟建設(shè)和城市建設(shè)的飛速發(fā)展，政府相關(guān)職能部門對于項目的管理和控制需要逐漸提升，涉及的項目內(nèi)容更加豐富多彩，涉及的文字檔案內(nèi)容更加多樣，其中關(guān)于項目建設(shè)前期的批文，施工和管理過程中的詳細(xì)記錄，竣工的驗收資料，管理及維護的資料等等相關(guān)內(nèi)容。這些文檔的意義十分重要，詳盡的檔案記錄和管理能夠真實和全面的反應(yīng)項目各環(huán)節(jié)的詳細(xì)情況，明確責(zé)任，對項目工程質(zhì)量進行檢定和評定，工程施工過程中對檔案的管理和維護，對于各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)的把握控制都具有十分重要的實用價值。強化檔案管理職能能夠加強城市規(guī)劃、建設(shè)和項目管理活動中將對國家和社會實用價值的內(nèi)容進行有效保存，是豐富的知識寶庫，是各項工作原始的、真實的記錄，對于工作的高效開展具有重要的意義。

2 強化檔案管理工作的重點

2.1 深入現(xiàn)場、強化服務(wù)工作

一個項目的現(xiàn)代化水平很大程度上需要從項目管理中得到體現(xiàn)，因此相關(guān)職能部門的項目管理和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是對經(jīng)濟多功能建設(shè)的前提條件，檔案管理是項目建設(shè)和發(fā)展進步的重要記錄和體現(xiàn)，是項目規(guī)劃和管理中系列工作的有效依據(jù)，對于項目檔案的服務(wù)和管理工作異常重要。檔案管理需要深入現(xiàn)場、深入基層工作中，才能掌握真實的第一手資料，檔案資料的內(nèi)容不僅局限于項目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場的跟蹤和服務(wù)，檔案的接收工作等等，對已經(jīng)進行項目檔案登記和管理的，尤其是重要影響和深遠(yuǎn)意義的偉大項目工程，更需要認(rèn)真負(fù)責(zé)地進行檔案管理和登記，做到清查、摸底、分析和研究等各項工作，在深入現(xiàn)場了解和指導(dǎo)的同時，需要各個職能單位和部門達(dá)成各方面的一致，對于編制檔案的真實性等進行重點關(guān)注，強化各環(huán)節(jié)的有效性。

2.2 重視管理工作、提高管理水平

在項目檔案中涉及多方面的工作內(nèi)容，貫穿工程的全過程，因此對于項目檔案的管理人員必須全程跟蹤和服務(wù)項目全過程，尤其是項目建設(shè)初期，必須遵循項目建設(shè)和檔案的基本規(guī)律，檔案管理人員應(yīng)盡早跟進項目基礎(chǔ)建設(shè)中，對檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和盡早收集，對于水利集團相關(guān)項目而言普遍存在檔案管理缺失的現(xiàn)象，致使工程或者項目完成后驗收環(huán)節(jié)，才慌亂中完成檔案的整理，這就使得施工單位很難進行管理，加大檔案管理的難度。同時對于基層施工單位而言沒有設(shè)立專職的檔案管理人員崗位，相關(guān)技術(shù)資料分散于各基層部門，工程技術(shù)部門、項目管理部、合同管理部等部分，一旦工程后期人員相繼撤離，對于后期跟進的維護人員而言很難繼續(xù)跟進項目進度。同時在檔案管理中普遍存在相關(guān)資料簽字等手續(xù)不完備的情況，需要相關(guān)施工單位負(fù)責(zé)人或監(jiān)理人員簽字確定，人員很難配合時間，拖延相關(guān)檔案的管理。

根據(jù)實際項目檔案管理中的實際情況，應(yīng)在項目建設(shè)中加強檔案的管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，無論是專職還是兼職的檔案管理人員都需要增加職能培訓(xùn)，了解和理解各環(huán)節(jié)工作中形成哪些類型的文件材料，分離出有保存價值的檔案進行歸檔，并按照相關(guān)的規(guī)范要求進行歸檔、綜合素質(zhì)的管理人員直接影響著檔案管理的水平，這就要求管理人員參加定期的專業(yè)理論學(xué)習(xí)，不僅需要懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精通并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)，持證上崗，還要跟進各種文件的準(zhǔn)備和標(biāo)準(zhǔn)流程的講解和培訓(xùn)工作。

2.3 強化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案的管理必須保障其內(nèi)容的完整性和規(guī)范性，需要對檔案的管理工作進行統(tǒng)一的管理，避免分工工作，有效避免文件的丟失和混淆，確保同一類文件能有高效地進行總結(jié)和歸納。檔案管理記錄著項目建設(shè)和維護的全過程，是項目技術(shù)手段的積累和經(jīng)驗的歸納總結(jié)。檔案工作是項目總結(jié)類文件的存在，作為項目建設(shè)和管理的依據(jù)和基礎(chǔ)，記錄著項目發(fā)展的過程和趨勢，對于工程材料的記錄有利于后期相關(guān)部門的維修、維護和擴建，通過檔案的完善管理進一步提升項目的經(jīng)濟效益。

檔案作為項目的原始資料對于項目的抗災(zāi)、防護和災(zāi)后重建等職能具有不可替代的作用，高效的檔案管理可以有效減少相關(guān)部門的工作量，提高項目工作效率，同時其對于每個技術(shù)和施工環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)的記錄，有利于施工技術(shù)的傳承。

2.4 利用先進設(shè)備和資源

隨著計算機技術(shù)的深入和廣泛使用，建立部門之間的檔案檢索系統(tǒng)可以有效提高各部門和單位之間的檔案管理水平，同時提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，有利于部門間的檔案利用，提高相關(guān)工作效率。根據(jù)檔案的類型和性質(zhì)，對于檔案進行歸類，收集和整理項目各相關(guān)部門的檔案資料、內(nèi)部文件等，并按照文件的記錄形式和形成部門、類別、重要性進行科學(xué)合理的分類和編號，并且重視文件記錄和檔案記錄的模板，按照檔案文件的來源和性質(zhì)進行分類，采用自然形成的編號進行高效管理。

2.5 各部門之間協(xié)調(diào)合作

強化檔案管理涉及到不同領(lǐng)域的職能部門，相關(guān)內(nèi)容不僅局限于建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等項目的各個環(huán)節(jié)和職能部門。作為檔案管理的負(fù)責(zé)方和最終歸檔的職能部門，必須合理處理和善于協(xié)調(diào)理順各職能部門之間的關(guān)系，爭取保持良好的相互協(xié)作學(xué)習(xí)。

項目管理中存在的隱蔽工程需要借助于建筑和監(jiān)理部門進行嚴(yán)格把關(guān)，同時在檔案管理中重點關(guān)注物資質(zhì)量、建筑工地相關(guān)的材料實驗報告等重要內(nèi)容，進行歸檔方便后續(xù)的項目管控。如果出現(xiàn)施工方案變更，必須由建設(shè)方和設(shè)計方共同確認(rèn)并簽字備案方能入檔，否則不予執(zhí)行。所以工程竣工驗收備案和工程方案管理是結(jié)合起來進行的，委托各級城建檔案管理機構(gòu)進行管理。

3 結(jié)語

檔案是項目發(fā)展的真實數(shù)據(jù)記錄，在項目管理中起到舉足輕重的作用，所以必須強化檔案管理工作，在檔案記錄和管理方面保持認(rèn)真負(fù)責(zé)和一絲不茍的態(tài)度。另一方面檔案管理是一項工作量相對較大的工作，需要部門間相互協(xié)作完成，同時需要制定相應(yīng)的檔案記錄和管理調(diào)理，確保檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，在項目建設(shè)中發(fā)揮更多的貢獻。

參考文獻

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