柴欣

摘 要：日常工作中，基層事業(yè)單位檔案人員通過對工作日常情況、相關數據的收集、整理、統(tǒng)計和存檔等可形成不同形式的記錄，這些記錄就是科學技術檔案，供以后工作鑒定、資料提供使用。對于基層事業(yè)單位而言，這類檔案都具有很大的參考價值，有利于優(yōu)化檔案管理模式，讓其更數據化、信息化，意義重大。筆者將對基層事業(yè)單位科學技術檔案管理情況進行分析，列舉現階段所存在的問題，提出一定的優(yōu)化建議，以期讓檔案發(fā)揮出更高的價值，提高檔案管理水平，促進基層事業(yè)單位工作更好地推進。

關鍵詞：事業(yè)單位 科學技術 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）11（c）-0167-02

1 現階段基層事業(yè)單位科學技術檔案管理的問題

1.1 檔案意識不足，檔案管理缺乏規(guī)章統(tǒng)一性

財務檔案、人事檔案、經歷以及科技檔案等事件都歸類于基層事業(yè)單位檔案。不過，很多基層事業(yè)單位進行檔案管理時多側重于財務檔案和人事檔案，未能意識到技術檔案的重要性，出現重要事件記錄缺失，檔案不及時從職工手中回收等問題，如果檔案管理人員工作變動，很容易因為交接不過詳細或者不交接而發(fā)生檔案信息無法正確核對的情況，這不僅不利于事業(yè)單位的發(fā)展還會讓國家遭受損失。

1.2 未能對檔案管理提起足夠的重視

日常工作中，檔案管理是一項成績效果不明顯的工作，再加上基層科學技術檔案分類多、工作量大、人員不足以及管理繁雜等問題，該項工作一直被忽視，大多時候由其他工作人員兼職完成。此外，有些領導人員存在錯誤認識，覺得保管檔案就是檔案工作的本質工作，只需做到資料完全，數據不外漏，符合查檔標注即可。

進入21世紀以后，我國各經濟領域因為信息技術的發(fā)展而不斷發(fā)展創(chuàng)新，對于企業(yè)而言，將信息技術應用與管理工作當中有利于自身的長久發(fā)展。事業(yè)單位也是如此，信息技術在檔案管理工作中的應用能夠極大的提高工作效率，實現管理現代化。不過，還有少數事業(yè)單位管理人員對信息化檔案管理認識不足，工作依舊沿襲以往形式，工作效率低下。再者，某些領導人員覺得建設信息化檔案管理將要消耗大量的資金、人力和物力，這種偏差性的認知讓其他部門人員幾乎都以觀望的態(tài)度看待檔案管理建設，而這在很大程度上阻礙了檔案管理信息化建設甚至是事業(yè)單位健康長久的發(fā)展。雖然有的事業(yè)單位在規(guī)劃檔案管理未來發(fā)展的過程中將信息化建設列為重點研究內容，然而真正建設當中并沒有真正、完全的了解信息化建設的核心與理念，將信息技術融入管理工作當中。

1.3 檔案管理人員工作能力低、缺乏管理意識與管理策略

基層事業(yè)單位的工作量很大而工作人員不足，且在科技技術檔案管理方面的培訓也不足，導致相關工作人員不熟悉歸檔流程、檔案材料收集等內容，工作過于被動性，歸檔材料精確度和真實度都比較低。此外，檔案管理人員還存在鑒別能力不足的問題，管理策略效率低下，使得科學技術檔案管理只是個表面形式，沒有什么實際效用。

1.4 科學技術檔案硬件設施不足，檔案利用率低下

現今，檔案管理設施基本就是檔案柜和檔案袋，檔案保存也就是將檔案整理按一定順序放好，可見硬件設置很落后。當然，也有事業(yè)單位在檔案管理中采取軟件，不過無論是信息查詢、動態(tài)跟蹤還是資料價值方面都存在明顯不足。

機械設備是信息化建設的基礎之一，事業(yè)單位想要完成檔案管理信息化、科技化建設就要提高技術設備的投入力度，為檔案管理信息化建設奠定條件。可以說，沒有相應的機器設備，檔案管理信息化建設就沒有實際意義，自然也就沒有效果。現今，我們可以發(fā)現，影響事業(yè)單位檔案管理日常工作處理效率的原因幾乎都是檔案管理設備，這些傳統(tǒng)設備已經無法滿足當今社會發(fā)展下市場經濟對其的要求，而且老化且已經趨于淘汰或者已經被淘汰的設備在工作過程中會時常出現問題，不僅影響檔案管理工作的推進，還會耗費一定的財力和人力對其維修、保養(yǎng)。哪怕事業(yè)單位定期對老化的檔案管理設備進行保養(yǎng)，但這無法真正解決設備故障所帶來的問題，無法讓檔案信息保證相應的正確性、安心性和有效性。再者，在資金投入方面，事業(yè)單位會有相應的限制，因此老舊設備的更新不及時，從而對檔案管理工作效率造成一定的影響。

科學技術檔案工作想要保證其有序性、單位協(xié)調性和高效性，就要先做到機密性、政策性和專業(yè)性。現階段，基層事業(yè)單位科學技術檔案管理的優(yōu)化要從觀念入手，采取一定策略，改變領導層和工作人員的思想，正確認知科學信息技術的價值與意義，通過各種優(yōu)化策略讓檔案管理發(fā)揮出更大的作用，促進基層事業(yè)單位的發(fā)展，為社會主義現代化添一分力。

1.5 科學技術檔案管理不規(guī)范，管理機構不明確

缺乏專職人員，檔案種類多，工作量大是基層事業(yè)單位檔案管理的現狀，日常工作處理時都是其他人員兼職完成，根本沒有相應的整體性。在這種制度不明確甚至是無制度管理的情況下，檔案信息的管理與交接都建立在員工自覺性上，再加上交接程序缺乏規(guī)范性，責任獎懲不明確等問題，檔案缺失時有發(fā)生，影響基層事業(yè)單位的發(fā)展。

2 有關基層事業(yè)單位檔案管理的改進措施

2.1 健全檔案管理制度，提高科學技術檔案管理意識，制定檔案管理人員科學培新計劃

制定并健全檔案管理制度，優(yōu)化流程，改進檔案收集不全面的問題，并對員工進行意識培養(yǎng)，提高檔案歸檔的自覺性，讓檔案管理工作更為有效、實用且科學性。合格的科學技術檔案工作人員理應參加各種針對性培訓，學習新的管理理念與管理模式，改變意識與心態(tài)，在具備相應地政治素養(yǎng)同時能夠堅持科學的管理策略與原則，讓自身綜合水平得到進一步提高，為基層事業(yè)單位乃至社會發(fā)展貢獻力量。

2.2 樹立良好觀念，提高對科學技術檔案管理工作的重視

事業(yè)單位檔案管理與發(fā)展是以工作人員能夠意識到科學技術檔案管理工作的重要性與意義為基礎的。對于基層事業(yè)單位而言，想要查詢過去數據或者歷史情況都要通過科學技術檔案來完成。對科學技術檔案管理進行完善與規(guī)范不但能夠讓事業(yè)單位管理水平得到提高，還能豐富國家檔案領域的數據，為結構改革提供借鑒數據，讓社會公眾查詢更具法律性。endprint

2.3 規(guī)范管理制度，強化技術檔案收集力度

規(guī)范科學技術檔案管理制度并對其進行完善，根據工作需要明確崗位責任，實施獎懲策略，保障聲像、文字、實物、圖片等檔案類信息第一時間收回。同時，基層事業(yè)單位還要采取一定措施來提高職工的檔案意識，例如課程培訓、宣傳講座等，重點宣傳大事件資料以及業(yè)務技術資料檔案歸檔的意義，而且這也有利于提高當事人歸檔意識和主動性，避免因時間過長而發(fā)生信息不全等情況。倘若有人違反規(guī)章制度，基層事業(yè)單位可依據《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》給予處罰。

2.4 健全檔案管理硬件設施，提高檔案管理價值

根據相關文件，提高資金投入，優(yōu)化檔案管理硬件設施，購置全套的辦公設備，改善員工工作環(huán)境，做到“三室”分開“六防”到位。開展并堅持信息化管理模式，讓科學技術檔案發(fā)揮其擁有價值。

2.5 讓檔案管理向信息化發(fā)展

無論是是時代發(fā)展還是管理工作要求，檔案管理勢必要向信息化發(fā)展?，F階段，檔案管理不再是簡單的文檔分類、資料收集，而是實現數字化管理，具備存儲檢索功能、單子檔案備份和所有檔案“即辦即歸”功能，讓基層事業(yè)單位在進行檔案處理時能及時獲取檔案信息，提高檔案歸檔和查閱效率。

3 結語

綜上所述，在新的會發(fā)展環(huán)境與要求下，事業(yè)單位首要工作就是跟上社會的不翻，開展檔案管理信息化建設工作。對此，事業(yè)單位不僅要扭轉領導人員和工作人員對信息技術以及檔案管理信息化建設的認知，還要學習當今最為先進的管理模式，爭取在面對諸多檔案管理問題時能用檔案管理信息化建設中的策略解決，這對社會和諧發(fā)展也是有一定注意的。誠然，事業(yè)單位檔案管理工作依舊有很多問題尚未解決，不過只要采取相應的策略，一段時間后，工作情況就會好轉，既為將來的管理工作提供參考又促進事業(yè)單位部門之間的和諧，讓事業(yè)單位更為長久的發(fā)展。

參考文獻

[1] 徐菲.關于事業(yè)單位檔案信息化建設有關問題的思考[J].辦公室業(yè)務，2017（17）：51.

[2] 劉智慧.基于事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J]. 課程教育研究，2017（35）：30.

[3] 湯翔宇.事業(yè)單位檔案管理中現代化方式的利用研究[J].才智，2017（20）：272.

[4] 李慧芬.探究提升檔案管理工作科學化水平的途徑[J]. 科技資訊，2017，15（19）：122-123.

[5] 朱珠.大數據背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機與契機[J].人力資源管理，2017（6）：350-351.

[6] 張麗波.淺談當前事業(yè)單位檔案管理工作現狀[J].中國市場，2017（16）：222，239.

[7] 楚天舒.淺談事業(yè)單位檔案管理的現代化及電子化發(fā)展[J].才智，2017（16）：244.

[8] 王晶.淺談如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（9）：121.endprint