姚丁丁

(上海立信會計金融學(xué)院，上海 201209）

在高校這個特殊的事業(yè)單位當(dāng)中，學(xué)院辦公室擔(dān)任著一個承上啟下的綜合性的調(diào)節(jié)部門，1因此，學(xué)院辦公室工作的優(yōu)秀與否至關(guān)重要，是外界評價學(xué)院和高校的重要參考之一。而學(xué)院工作的優(yōu)秀的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)即學(xué)院工作的效率，工作效率決定著辦公室工作是否順利有效地開展，極大地考驗著辦公室文秘人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。

本文將從高校辦公室工作的重要性為切入點，分析高效辦公室人員在開展工作時需要遵循的原則，并從實際角度出發(fā)，針對性地提出高校辦公室人員如何切實提高其自身的工作效率，給出相應(yīng)的建議和策略，對我國高校辦公室人員工作效率的提高有著實際意義。

1 高校辦公室工作的重要性

1.1 聯(lián)結(jié)高校上下的紐帶和橋梁

高校中的學(xué)院辦公室是聯(lián)結(jié)整個學(xué)院，上至院長、中至各位教授老師、輔導(dǎo)員，下至學(xué)生的重要紐帶和橋梁。學(xué)院中的各種事物，比如院長的日常事宜、各位老師的排課，學(xué)生的入學(xué)和畢業(yè)事宜，都有著學(xué)院辦公室工作人員的參與，并且親力親為。雖然日常工作瑣碎，但是工作量和強度都非常大。基本上哪一個環(huán)節(jié)的事情，不管是學(xué)院教職員工，還是學(xué)院學(xué)生都會第一時間找到學(xué)院老師進行咨詢，而如果有一件事情做得不好，就會影響整個學(xué)院工作的進程。所以說，高校學(xué)院辦公室是一個聯(lián)結(jié)高校上下的紐帶和橋梁，是承擔(dān)著學(xué)院工作各種事宜的重要載體，是整個學(xué)院內(nèi)部不可或缺的一個重要位置。

1.2 促進學(xué)校各個部門協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的潤滑劑

高校學(xué)院辦公室同樣協(xié)調(diào)了學(xué)校和學(xué)院之間的工作事宜，是學(xué)校各個部門之間協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的潤滑劑。學(xué)校的其他學(xué)院，比如校方的行政部、其他部門會有各項通知和任務(wù)，這些都是學(xué)院辦公室的老師在進行相應(yīng)的接洽和安排，并且協(xié)助其他部門將領(lǐng)導(dǎo)安排的各項任務(wù)做好，而在這些工作過程中，我們通常都會接觸到各個部門，涉及到溝通如何將事物做到更好。學(xué)院辦公室的工作人員承擔(dān)大部門跨學(xué)院的工作，在各個部門之間進行消息傳遞和轉(zhuǎn)達，將每項工作落實到實處。因此我們說學(xué)院辦公室工作人員的工作是促進學(xué)校各個部門協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的潤滑劑。

1.3 學(xué)院對外的第一窗口

無論是準(zhǔn)備入學(xué)的學(xué)生，還是有意向入職的教職員工；無論是校內(nèi)的其他部門，還是校外的各界人士，在與高校學(xué)院有往來的時候往往都會先接觸學(xué)院的辦公室人員。所以學(xué)院的辦公室的工作人員是學(xué)院對外的第一窗口，是學(xué)院的“形象大使”。雖然學(xué)院辦公室人員在處理的事物上通常是瑣碎且重復(fù)的，但是他們的服務(wù)質(zhì)量、親和度、與之溝通的效率等卻決定了外來者對此學(xué)院的第一印象，而很多人都會通過學(xué)院辦公室這個窗口窺得學(xué)院全貌，因此學(xué)院工作人員在處理事物的效率和能力的優(yōu)劣對于學(xué)院形象而言非常重要。

在意識到學(xué)院辦公室對于整個學(xué)院，無論是從日常工作角度，還是提升學(xué)院口碑的角度，都有重要影響之后，我們需要探討學(xué)院辦公室提高工作效率的原則，并且切合實際地提出學(xué)院辦公室提高工作效率的建議和分析。

2 學(xué)院辦公室提高工作效率的原則

2.1 辦公室人員需要嚴(yán)格遵守制度和規(guī)范

辦公室工作人員會經(jīng)常在全院范圍內(nèi)收取相應(yīng)的文件和材料，對象是全院的教職工等，首先應(yīng)該做到的是嚴(yán)格遵守相應(yīng)的制度和規(guī)范，做到一視同仁，不區(qū)別對待。比如在收取材料等事宜上，應(yīng)該在明確告知最后收取的時間節(jié)點后，不會特殊化對待不同級別的教職工，不在規(guī)范中尋找空隙去做一些邊緣化事情。

2.2 提高應(yīng)變能力和綜合素質(zhì)

辦公室工作人員所面臨的工作往往是非常繁多的，很多時候都是要同時處理各方面的事宜，極大地考驗工作人員的記憶能力和綜合素質(zhì)。如何在這些繁多的事物中排出事情的優(yōu)先級，將每件事物處理得井井有條，是每位辦公室工作人員的必備素質(zhì)。當(dāng)很多事情同時需要處理時，辦公室人員經(jīng)常會擔(dān)任“百事通”的角色。很多教職人員和學(xué)生遇到自己不太清楚的問題就會直接來咨詢辦公室人員，這個時候就需要辦公室人員強大的記憶力，以及對每件事情的準(zhǔn)確把握，首先這要求辦公室員工自己對每件事情要了解和記憶得透徹明了。在各項事件的一起處理中，會遇到很多突發(fā)性的事件，這就要求工作人員的應(yīng)變能力和變通能力，將事情處理得又快又好。

2.3 服從上級安排，認真對待任務(wù)

正如前文所述，辦公室人員是溝通上下級的重要橋梁，那么在辦公室人員的工作原則中必不可少的一項便是服從上級命令。辦公室工作人員必須在充分理解領(lǐng)導(dǎo)人的意圖基礎(chǔ)之上，對其所發(fā)布的任務(wù)落實到實處，并且在過程中，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人將任務(wù)的主要內(nèi)容和主旨傳達給其他關(guān)聯(lián)人員。在實施過程中，需要隨時向領(lǐng)導(dǎo)人匯報最新的進展情況，以求可以得到隨時的溝通，更好地完成領(lǐng)導(dǎo)人決策，以及了解上級的意愿，認真地實施領(lǐng)導(dǎo)交代的事宜，更好地促進學(xué)院的發(fā)展。

在學(xué)院辦公室人員在認真貫徹提高效率需要遵循的原則后，我們通過分析調(diào)查切合實際地提出高校學(xué)院辦公室人員提高工作效率的策略和建議，以求高校學(xué)院辦公室人員會有更好的綜合素質(zhì)提高和發(fā)展，為學(xué)院和高校的日常工作盡心盡力，提高學(xué)校的整體辦事效率和服務(wù)評價。

3 提高高校辦公室人員的工作效率策略

3.1 加強辦公室人員的職業(yè)培訓(xùn)

更高效率的工作得益于專業(yè)的職業(yè)知識和培訓(xùn)，身為高校學(xué)院辦公室的工作人員，需要具備的是與工作內(nèi)容相匹配的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，并且有著與高校相匹配的知識儲備也是至關(guān)重要的，它可以幫助你更好地理解高校每次下達的任務(wù)和事宜。因此，為了提高辦公室工作人員的工作效率，我們首先需要的是加強辦公室人員的職業(yè)培訓(xùn)，定期舉行，組織各學(xué)院辦公室工作人員進行學(xué)習(xí)和進步。這些培訓(xùn)應(yīng)該從理論、技能和服務(wù)意識三個方面進行。

理論方面，需要定期為辦公室人員進行國家政策和法律法規(guī)、學(xué)校方針和學(xué)院內(nèi)部的有關(guān)規(guī)定的講座和培訓(xùn)，加強辦公室人員對于自身所在的學(xué)校和大環(huán)境背景下的理論知識的儲備，始終緊跟著國家和學(xué)校最新政策的步伐，走在時代前列，學(xué)習(xí)最新最有效的文秘工作。

技能方面，加強辦公室工作人員的辦公技能，比如office技巧，excel表格的制作與簡單編程，以求在繁多的事物當(dāng)中能夠更加快速高效地處理不同的事物；word的編輯與排版，可以在通知或者傳閱文檔時能夠有更好地宣傳效果；ppt的制作和技巧，在對最新的規(guī)章政策對教職工進行宣講的時候能夠有更好地展示。

服務(wù)意識方面，是指對辦公室工作人員職業(yè)精神的培訓(xùn)和教育。端正辦公室人員的奉獻精神和服務(wù)意識，能夠?qū)γ恳粋€前來咨詢、辦理事物的人員，無論是高等級的教職員工還是學(xué)院學(xué)生，無論是在與高校其他部門的對接還是校外人員的來訪中，都能夠耐心細致地做出回應(yīng)和處理，用自身的實際行動服務(wù)所做的每項工作，為高校學(xué)院的發(fā)展和前進做出更大的貢獻。

3.2 設(shè)置科學(xué)的晉升考核機制

科學(xué)的晉升考核制度在促進工作人員的高效率工作上有著至關(guān)重要的作用，對于辦公室工作人員也不例外，有利于激發(fā)辦公室工作人員的工作積極性。高校應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況，設(shè)置晉升考核機制的標(biāo)準(zhǔn)，周期可以在半年到一年，這樣能夠隨時促使工作人員更加積極樂觀地工作?？己说臉?biāo)準(zhǔn)可以具體分為任務(wù)完成情況、與人和諧相處情況、有無違反法規(guī)情況三類，并且由全體學(xué)院人員共同監(jiān)督和參與，以保證考核標(biāo)準(zhǔn)的公平性。

任務(wù)完成情況，我們可以根據(jù)任務(wù)下達和結(jié)束的時間，來評判辦公室工作人員的完成情況，有無拖沓工作，是否不及時處理工作、工作的完成度等來進行考核和評判。

與人和諧相處情況，辦公室工作人員無可避免地要與學(xué)院內(nèi)部各層人士，學(xué)校上下各上下級進行溝通和工作的交接，因此與人和諧相處也應(yīng)該放在考察范圍之內(nèi)?？梢园凑战搪毠ず蛯W(xué)生對學(xué)院辦公室人員的測評來進行與人和諧相處情況的考核。通過他人的定時測評可以更加端正辦公室工作人員的工作態(tài)度，互相監(jiān)督有助于形成良好的循環(huán)，也可以讓辦公室人員通過測評結(jié)果及時地審查自己的工作狀況，以便進行改進。

有無違反法規(guī)情況，可以按照一個月的月末考核一次，定期考察辦公室工作人員的工作是否符合相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，有不符合的地方一定要一時間發(fā)現(xiàn)并制止，以防有連鎖性的反應(yīng)，出現(xiàn)更大的紕漏和問題。

只有在實際工作中，不斷地完善這些考核機制，并且根據(jù)這些對辦公室工作人員進行等級評定，并且選拔出高素質(zhì)的辦公室人員進行晉升，才能夠在整個高校各個學(xué)院的范圍內(nèi)，對辦公室工作人員形成良性競爭，讓大家向優(yōu)秀人員看齊，更好地做好本職工作。

3.3 嚴(yán)格實行績效獎懲措施

除了上述提到的加強職業(yè)培訓(xùn)和設(shè)置科學(xué)的考核機制外，對于同等職位的辦公室人員實行績效獎懲措施也是必不可少的。我們對一些更高效的工作人員進行相應(yīng)的福利上的獎懲，例如在年度績效獎金和平時的評獎評優(yōu)方面進行獎懲措施，會更有助于提高辦公室人員的積極性，并且促進工作人員的高效率工作。

4 總結(jié)

總而言之，學(xué)院辦公室是綜合性地承上啟下部門，并且是學(xué)校對外的窗口展示。辦公室工作人員的高效工作將會對整個高校的整體工作起到重要作用，因此切實提高高校辦公室人員的工作效率將會有重大的實際意義。本文從辦公室工作人員的高效率工作的重要性出發(fā)，首先闡述了辦公室工作人員高效工作的原則，接著從實際角度出發(fā)，提出了提高辦公室工作人員工作效率的三個策略和方法，具有較大的實際意義，希望能夠?qū)μ岣咿k公室工作人員的效率有實際幫助。