孫靖儂

(中國寰球工程有限公司北京分公司，北京 100012)

0 引言

面對世界經(jīng)濟(jì)一體化和市場競爭國際化，我國工程承包企業(yè)不斷加速國際化進(jìn)程，大力開拓海外市場。2018年度《工程新聞紀(jì)錄》(ENR)數(shù)據(jù)顯示，全球最大250家承包商完成海外營業(yè)總額4 820.35億美元，我國69家入圍企業(yè)完成海外工程營業(yè)額1 140.97億美元[1]。要保證工程項(xiàng)目順利實(shí)施并取得效益，需要優(yōu)質(zhì)的項(xiàng)目管理；工程承包企業(yè)要立足于國際市場，必須提升項(xiàng)目管理能力。作為重要的項(xiàng)目管理職能，文件控制貫穿滲透于整個(gè)工程管理活動，直接影響工程進(jìn)度、交工結(jié)算和經(jīng)濟(jì)索賠的實(shí)現(xiàn)，也為工程質(zhì)量、企業(yè)形象和知識管理提供必要保障，對工程項(xiàng)目的收益甚至成敗具有重要意義。鑒于國際工程日益增多，跨國企業(yè)、國際項(xiàng)目的文控規(guī)劃實(shí)施將成為項(xiàng)目管理關(guān)注的重點(diǎn)。

1 國際工程項(xiàng)目文件控制含義及特點(diǎn)

國際工程通用的FIDIC合同條件規(guī)定，任何有效的信息傳遞都應(yīng)采用書面形式。工程產(chǎn)生的信息量難以計(jì)數(shù)，每一頁文件、每一張圖樣、每一份數(shù)據(jù)都與工程息息相關(guān)，各階段、各部門都與文控部發(fā)生聯(lián)系，文件控制對于國際工程項(xiàng)目具有重要影響。

1.1 項(xiàng)目文件控制工作的產(chǎn)生

國際化大型工程公司于20世紀(jì)80年代中期開始建立“項(xiàng)目文件控制”這一崗位及職能，通過10余年的實(shí)際操作及完善，于20世紀(jì)90年代末期形成一套完整的“項(xiàng)目文件控制”體系，國內(nèi)個(gè)別與國際接軌較早的公司于21世紀(jì)初開始引入“項(xiàng)目文件控制”的理念和做法[2]。從過去沒有設(shè)立文控專業(yè)，到如今全面引入實(shí)施文控管理模式，文件控制對于國際工程項(xiàng)目管理的必要性和重要性已逐步成為共識。

1.2 工程項(xiàng)目文件控制的含義

所謂項(xiàng)目文件控制就是建立一套有序、可控制和可追溯的文件管理體系，根據(jù)項(xiàng)目質(zhì)量、HSE、費(fèi)用、進(jìn)度、材料等方面的要求，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與程序，采用科學(xué)的方法和手段對項(xiàng)目文件進(jìn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、高效的控制和管理，以提高項(xiàng)目文件的利用率，提升項(xiàng)目管理的效果。在項(xiàng)目質(zhì)量控制、HSE控制、項(xiàng)目費(fèi)用控制、項(xiàng)目進(jìn)度控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、材料控制、文件控制等幾大項(xiàng)目控制體系中，文件控制體系是其他各項(xiàng)控制體系的基礎(chǔ)，對其他控制體系起著重要的支撐作用[3]。

1.3 國際工程項(xiàng)目文控的特點(diǎn)

國際工程，是一項(xiàng)以工程建設(shè)為對象具有跨國經(jīng)濟(jì)技術(shù)特征的綜合性技術(shù)經(jīng)濟(jì)交往和商務(wù)活動[4]。根據(jù)國際工程的定義，可知其基本特征在于工程項(xiàng)目管理的組織形式，既包括在境外參與的工程，也包括國內(nèi)的涉外工程。由于合同主體的跨國性，國際工程項(xiàng)目的文件控制更具管理的特殊性。

1.3.1 復(fù)雜性

國際工程項(xiàng)目普遍采用分包模式，工程簽約的各方通常屬于不同的國家，工程高峰階段可能發(fā)生幾百個(gè)分包商同時(shí)參與建設(shè)，以項(xiàng)目為載體形成各種各樣的文件溝通關(guān)系，文件控制管理與工程組織實(shí)施有著同樣的架構(gòu)和龐雜程度。文控部不僅要處理項(xiàng)目內(nèi)部各專業(yè)之間、與公司各職能部門流轉(zhuǎn)的文件，同時(shí)要面對業(yè)主、分包商、專利商、監(jiān)理、政府及遍布各地的供貨廠商等中外各方往來文件。界面關(guān)系和信息接口的多方性、語言形式和內(nèi)容載體的多樣性決定了文件控制管理的復(fù)雜性。

1.3.2 標(biāo)準(zhǔn)化

嚴(yán)格按照合同文件和國際慣例實(shí)施項(xiàng)目管理是國際工程的重要特點(diǎn)之一，這要求工程承包企業(yè)的項(xiàng)目文件控制模式、程序、方法、技術(shù)、管理過程和交付質(zhì)量必須符合國際標(biāo)準(zhǔn)(ISO)，并通過國際標(biāo)準(zhǔn)化的文件控制管理，驅(qū)動工程項(xiàng)目管理的國際標(biāo)準(zhǔn)化。國際工程項(xiàng)目文件控制管理工作的對象不僅是與項(xiàng)目運(yùn)行相關(guān)的各類文件，而且是符合IS0 9000等國際質(zhì)量管理體系要求的文件控制管理模式，其實(shí)質(zhì)是通過文件控制工作和文件管理的可追溯性來保證項(xiàng)目的有效運(yùn)行和證明質(zhì)量管理工作[5]。

1.3.3 強(qiáng)時(shí)效

外商在工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中高度重視文件工作，且文件審批流程嚴(yán)格。數(shù)量眾多且流動密集的文件信息在工程參與方之間的傳遞效率，在一定程度上影響著項(xiàng)目的進(jìn)展，國際工程項(xiàng)目實(shí)施過程中跨國境、跨時(shí)區(qū)、跨地域的文件流動增加了對于文件控制的時(shí)效要求。FIDIC合同條件特別強(qiáng)調(diào)文件傳遞的時(shí)效性，并規(guī)定了文件送達(dá)發(fā)生效力的時(shí)間，一旦圖樣或指令遲發(fā)導(dǎo)致誤期，損失方將有權(quán)獲得相應(yīng)補(bǔ)償。這更要求文控工作零拖延，避免文件傳送延誤影響項(xiàng)目進(jìn)度和由此產(chǎn)生的工程索賠風(fēng)險(xiǎn)。

2 國際工程項(xiàng)目文控管理的策劃實(shí)施

國際工程日趨大型化及復(fù)雜化，對于文控管理專業(yè)化、科學(xué)性的要求更高。建立文控管理體系，并且保證該體系行之有效，對于工程管理尤為重要，需要針對國際工程項(xiàng)目文件控制工作的特點(diǎn)，在管理思路、管理體制、管理技術(shù)方面策劃實(shí)施文控管理。

2.1 樹立精細(xì)化的文控管理理念

面對國際工程文件控制的復(fù)雜性，文控管理策劃及執(zhí)行過程中需要樹立“文以載道，不厭其精”的精細(xì)化理念：“精”就是抓住文件控制各項(xiàng)程序化工作流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，在紛繁復(fù)雜的信息溝通形式中保障文件的流向和流速；“細(xì)”就是細(xì)化分解文件控制的業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)各類文件的編碼規(guī)則、版次簽署、圖文格式、存檔方式等具體操作環(huán)節(jié)的精準(zhǔn)度。只有在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)之上設(shè)計(jì)工作流程、定義崗位分工，才能實(shí)現(xiàn)文件控制的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、可執(zhí)行性與可追溯性，形成嚴(yán)密有序、脈絡(luò)清晰、職責(zé)明確的文件控制管理體系。國際工程文控?zé)o小事，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都可能對工程管理的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生影響，只有具備精細(xì)化管理理念，做好項(xiàng)目文控流程的每個(gè)微觀細(xì)節(jié)，文控管理的宏觀體系才能有序運(yùn)行。

2.2 確立國際化的文控管理體系

由于項(xiàng)目執(zhí)行環(huán)境、文化制度、法律體系的差異，確立國際工程項(xiàng)目的文控管理體系首先需要解決從國內(nèi)項(xiàng)目文控方式轉(zhuǎn)型為符合項(xiàng)目所在國和業(yè)主要求的國際工程文控管理運(yùn)作模式問題。文控部需要盡早介入項(xiàng)目執(zhí)行策劃，結(jié)合ISO質(zhì)量管理相關(guān)規(guī)定，基于項(xiàng)目規(guī)模、工作范圍及所在國法規(guī)等情況，根據(jù)項(xiàng)目合同關(guān)于文件的歸檔范圍、交付的數(shù)量形式、指定的管理軟件等條款，配置文控管理的制度體系、人力體系、軟件體系、硬件體系，形成橫向覆蓋各部門，縱向貫穿各階段的國際化文控體系架構(gòu)。對于總承包項(xiàng)目，在設(shè)計(jì)、采購、施工部門相應(yīng)設(shè)置文控專員作為對內(nèi)對外文件正式接收和發(fā)送的統(tǒng)一歸口，并隨著項(xiàng)目執(zhí)行階段的工作需要適時(shí)、適度地進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，發(fā)揮文控管理體系對國際工程各界面有效聯(lián)系的作用。

2.3 建立信息化的文控管理平臺

辦公自動化、生產(chǎn)無紙化、信息數(shù)字化既是工程文控管理發(fā)展的必然趨勢，也是提高文控管理水平和工程項(xiàng)目效益的必由之路。一方面，運(yùn)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子簽名技術(shù)，將標(biāo)準(zhǔn)化工作流程納入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、檢索等工作的信息化、模塊化、智能化管理，降低文件信息跨國溝通的時(shí)間成本，提升文控管理能力和效率；另一方面，搭建以工程承包企業(yè)總部為中心、覆蓋工程現(xiàn)場分支機(jī)構(gòu)的文件資源信息化共享平臺，國內(nèi)總部利用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行遠(yuǎn)程檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)等宏觀管理和支持作用，解決項(xiàng)目現(xiàn)場文件管理的“遙控”問題。信息化管理并不意味著文控工作職能被弱化，借助信息化技術(shù)，文控部能夠在更高的平臺提高管理效率、降低管理成本、實(shí)現(xiàn)更大價(jià)值。

3 國際工程項(xiàng)目文控管理的重要性

作為項(xiàng)目管理執(zhí)行過程的基礎(chǔ)，文件控制作用于工程各階段各個(gè)管理要素，直接或間接發(fā)揮著文件的管理效力，是推進(jìn)國際工程項(xiàng)目進(jìn)度、保證交工結(jié)算和實(shí)現(xiàn)索賠的重要途徑，在保障工程質(zhì)量、提升企業(yè)形象、實(shí)現(xiàn)知識管理方面對國際工程承包企業(yè)更具深遠(yuǎn)意義。

3.1 推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度

執(zhí)行國際工程項(xiàng)目，工期就是效益。由于項(xiàng)目設(shè)計(jì)、采購、施工階段管理各類文件的分發(fā)、送審、升版都經(jīng)由文控部傳遞、記錄、存儲，文件控制發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的信息溝通作用，對項(xiàng)目管理的導(dǎo)向力、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的同化力、項(xiàng)目進(jìn)度的驅(qū)動力顯著。如果出現(xiàn)業(yè)主審查意見沒有及時(shí)反饋、用于制造的設(shè)備圖樣版本有誤、施工圖文件發(fā)放滯期等各種信息傳達(dá)不到位問題，將可能制約設(shè)計(jì)進(jìn)度、影響交貨期限、延誤現(xiàn)場施工、造成窩工或者返工損失，導(dǎo)致業(yè)主的索賠和罰款。文件在項(xiàng)目管理界面之間的傳遞效率直接影響工期進(jìn)展，及時(shí)、準(zhǔn)確、可追溯的文控管理可以保證各階段、各單位、各部門之間信息的有效溝通和流暢銜接，推動各項(xiàng)工作有序進(jìn)行并滿足工期要求，從而申請工程進(jìn)度付款，贏得預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益。

3.2 保證交工結(jié)算

工程項(xiàng)目管理有兩條主線：一條是工程實(shí)體的建設(shè)，另一條是工程文件的管理。項(xiàng)目收尾階段的竣工驗(yàn)收不僅是業(yè)主對工程實(shí)體形態(tài)的驗(yàn)收，也是對項(xiàng)目文件形態(tài)的驗(yàn)收?？⒐の募桓蹲鳛楣こ添?xiàng)目的竣工驗(yàn)收的最后一道工序，是項(xiàng)目文控管理的收關(guān)之作。對于大型國際工程的總承包企業(yè)而言，竣工文件是對項(xiàng)目文控管理效果的全面檢驗(yàn)，其籌備難度不亞于實(shí)體工程的建造。即使按照合同要求完成機(jī)械竣工，如果未能按期完成竣工文件的整理組卷，或者交付內(nèi)容不能達(dá)到工程驗(yàn)收要求，多次返工修改不僅造成工程管理成本的增加，可能因此影響工程的投產(chǎn)時(shí)間，形成工程完工的瓶頸。如果逾期不能向使用單位辦理竣工文件移交，將帶來合同履行的違約風(fēng)險(xiǎn)，并損失高達(dá)合同金額5%～10%的質(zhì)量保證押金。

3.3 提供索賠依據(jù)

索賠與反索賠已成為國際工程的經(jīng)營策略和經(jīng)濟(jì)效益增長點(diǎn)，F(xiàn)IDIC合同條件規(guī)定各方須出示文件作為索賠及仲裁依據(jù)。即使擁有很好的索賠權(quán)利和機(jī)會，如果無法提供信息支持，經(jīng)濟(jì)索賠和工期索賠也將難以實(shí)現(xiàn)。以小浪底國際工程建設(shè)為例，大壩標(biāo)承包商提出索賠15項(xiàng)，泄洪工程標(biāo)承包商提出索賠80余項(xiàng)，引水發(fā)電系統(tǒng)標(biāo)承包商提出索賠35項(xiàng)，索賠額度高達(dá)數(shù)十億元人民幣……小浪底建管局在工程建設(shè)中，按照合同要求及時(shí)收集檔案資料，僅泄洪工程就收集了3萬余卷資料，從合同文本到談判備忘錄，從監(jiān)理工程師日志到承包商現(xiàn)場記錄，大量完整、準(zhǔn)確的檔案資料為反索賠工作提供了直接的證據(jù)。對承包商提出的130余項(xiàng)索賠駁回100余項(xiàng)，大幅度降低了索賠額度，牢牢掌握索賠爭議處理的主動權(quán)，為國家挽回巨額經(jīng)濟(jì)損失。

3.4 保障工程質(zhì)量

隨著ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證的推進(jìn)，國際工程質(zhì)量管理對于文件控制的依賴程度越來越高，工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、現(xiàn)場施工、竣驗(yàn)投運(yùn)必須時(shí)刻有齊全準(zhǔn)確、可追溯的文件作為依據(jù)。設(shè)計(jì)變更文件須經(jīng)各級審核簽字后生效，供貨商文件需提交檢測報(bào)告、出廠合格證，現(xiàn)場施工方案完成文件報(bào)驗(yàn)才能開工。上述文控環(huán)節(jié)均屬于質(zhì)量管理的范疇，文件的編制審核、批準(zhǔn)發(fā)布、更新保存過程是以文控形式保障并推進(jìn)工程質(zhì)量管理實(shí)施的過程。如果文控工作不能滿足獲取ISO 9000等質(zhì)量管理認(rèn)證的要求，企業(yè)將無法與國際接軌，甚至將失去國際工程市場的準(zhǔn)入資格，無法參與國際工程的投標(biāo)報(bào)價(jià)。因此，文控管理不僅是實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目質(zhì)量管理的條件，也是工程承包企業(yè)參與國際合作與市場競爭的基礎(chǔ)和前提。

3.5 提升企業(yè)形象

文件控制是項(xiàng)目溝通的載體和信息傳承的“血脈”，文控部是項(xiàng)目文件正式流轉(zhuǎn)的渠道和雙向溝通的橋梁，文控人員是項(xiàng)目文件收發(fā)的接口和展示企業(yè)形象的窗口。對外發(fā)文是否傳遞及時(shí)、范圍準(zhǔn)確、編號清晰、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范、歸檔齊全、檢索便捷，以及通過項(xiàng)目文控管理是否處于有序有效的運(yùn)作狀態(tài)等，可以直觀反映企業(yè)的管理理念和水平。尤其是在國際工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中，文控管理的發(fā)文質(zhì)量、服務(wù)意識和溝通能力不僅體現(xiàn)個(gè)人素養(yǎng)，而且代表企業(yè)的聲譽(yù)，甚至影響國家形象。企業(yè)形象是無形資產(chǎn)，專業(yè)的文控管理能夠使工程承包企業(yè)在與業(yè)主、分包、監(jiān)理等項(xiàng)目各方合作過程中展示、塑造良好的對外形象，增進(jìn)合作伙伴關(guān)系，贏得業(yè)主信任支持，對于工程企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、提升競爭力具有重要的助推作用。

3.6 實(shí)現(xiàn)知識管理

國際工程項(xiàng)目從籌建到竣工形成和積累的文件信息，作為項(xiàng)目執(zhí)行過程和管理經(jīng)驗(yàn)的縮影，是工程承包企業(yè)的寶貴經(jīng)驗(yàn)和知識財(cái)富。世界知識產(chǎn)權(quán)組織(WIPO)的統(tǒng)計(jì)表明，有效運(yùn)用專利文件的知識信息，可縮短研發(fā)時(shí)間60%，節(jié)省研發(fā)費(fèi)用40%。通過對日常運(yùn)行過程產(chǎn)生的龐大工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)收集，并按照文件信息的內(nèi)容進(jìn)行分類整理、有序儲存，工程信息資源得到系統(tǒng)化整合，涵蓋高新管理技術(shù)的文件資產(chǎn)得到完整保存，工程項(xiàng)目所隱藏的知識體系表現(xiàn)出來，工程企業(yè)的知識資源得到不斷積累和擴(kuò)充。在此基礎(chǔ)上提供完備的文件信息檢索與查閱服務(wù)，以便項(xiàng)目管理及技術(shù)人員從中挖掘和總結(jié)技術(shù)工程化、管理便捷化和經(jīng)驗(yàn)技術(shù)化的成果，發(fā)揮文件的最大知識效能，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)知識管理提供有力的信息支持。

4 優(yōu)化國際工程項(xiàng)目文件控制的對策

國際工程項(xiàng)目文控管理面臨諸多挑戰(zhàn)：項(xiàng)目建設(shè)周期長給文控管理帶來風(fēng)險(xiǎn)，缺乏國際化的文控運(yùn)作機(jī)制，現(xiàn)場人員流動造成文件失控失存等主、客觀因素增加了文控管理的難度?；诖?，采取多種措施優(yōu)化文控管理勢在必行。

4.1 參與協(xié)調(diào)進(jìn)度管理

為了發(fā)揮文控管理對于國際工程項(xiàng)目進(jìn)度的驅(qū)動力，文控部應(yīng)配合計(jì)劃專業(yè)，監(jiān)控項(xiàng)目文件的進(jìn)度狀態(tài)，增強(qiáng)文件控制在項(xiàng)目進(jìn)度管理中的主線作用。一是滾動統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目對內(nèi)對外設(shè)計(jì)、采購、施工類全部受控文件的收發(fā)狀態(tài)記錄。這些文件狀態(tài)記錄是項(xiàng)目運(yùn)行的基礎(chǔ)，可以清晰顯示項(xiàng)目完成的進(jìn)度和執(zhí)行過程的偏差。二是建立形成文件預(yù)警機(jī)制，對照各專業(yè)協(xié)作表、項(xiàng)目三/四級執(zhí)行計(jì)劃、詢價(jià)文件出版計(jì)劃、供貨商文件交付計(jì)劃表，追蹤催查并通報(bào)預(yù)警影響工程進(jìn)展的文件滯期問題，及時(shí)更新文件的提交狀態(tài)、評閱狀態(tài)、分發(fā)狀態(tài)、版次狀態(tài)、相關(guān)問題的關(guān)閉狀態(tài)及責(zé)任人等狀況，以便項(xiàng)目管理層協(xié)調(diào)解決有關(guān)問題、相應(yīng)調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃或啟動應(yīng)急措施，保障項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)進(jìn)度節(jié)點(diǎn)。

4.2 重視竣工文件管理

竣工文件在項(xiàng)目完工投產(chǎn)及尾款結(jié)算中起到?jīng)Q定性作用，是國際工程項(xiàng)目文控管理的重點(diǎn)，文控管理的前端控制和外協(xié)溝通能力至關(guān)重要。為確保在合同規(guī)定期限內(nèi)完成整理組卷，并爭取一次通過業(yè)主的審核驗(yàn)收，文控部首先需要充分了解并滿足業(yè)主的竣工文件管理要求，按照項(xiàng)目執(zhí)行特點(diǎn)和以往工程經(jīng)驗(yàn)，盡早啟動項(xiàng)目文件交付規(guī)劃，以業(yè)主合同規(guī)定的文件管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，制定竣工文件組卷和交付方案報(bào)送業(yè)主方審批，作為竣工文件的制作依據(jù)。與此同時(shí)，牽頭組織文控交底，宣貫文件編碼、格式流程等各方面要求，提高全員的理解和配合程度，統(tǒng)籌各分包商的實(shí)際操作，使各方對業(yè)主的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)保持高度協(xié)作和統(tǒng)一，避免出現(xiàn)由于管理認(rèn)知上的差異，造成竣工文件返工。

4.3 介入工程索賠管理

文控部參與國際工程索賠管理的優(yōu)勢在于其擁有大量原始資料和事實(shí)憑證，可以創(chuàng)造索賠商機(jī)或化解反索賠危機(jī)，這是對索賠雙方文控實(shí)力的考驗(yàn)。從索賠角度來看，文控管理是形成積累工程證據(jù)降低管理風(fēng)險(xiǎn)的過程。①合同實(shí)施期間，應(yīng)具備索賠證據(jù)的敏感意識，收集整理一切可能涉及索賠論證的線索。例如，不可抗力的影響、業(yè)主原因的變更、各方往來的函件、重要會議的記錄、現(xiàn)場實(shí)勘的照片等事關(guān)索賠成功的重要文件，需要按照國際仲裁法中對文件證據(jù)鏈的要求，注重文件的齊全完整、簽章日期等法律效力要素，為實(shí)現(xiàn)索賠權(quán)利創(chuàng)造充分條件。②參與索賠事件的處理，發(fā)揮文控部的信息檢索和整合能力，為索賠立項(xiàng)決策、編制索賠報(bào)告、及時(shí)提交索賠申請?zhí)峁┍匾С帧?/p>

4.4 納入全程質(zhì)量管理

我國《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》首次從國家法規(guī)層面將文件管理納入工程質(zhì)量控制體系，這與FIDIC合同條件及ISO質(zhì)量管理對文件控制的要求是一致的，全程質(zhì)量管理應(yīng)成為文控部的基本職責(zé)。①在項(xiàng)目伊始，將文控管理的責(zé)任范圍、格式編碼、對接關(guān)系等細(xì)則納入合同條款、納入項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃、納入人員崗位職責(zé)；②在項(xiàng)目執(zhí)行階段，聯(lián)合質(zhì)量部門定期檢查各類文件整理的同步性、管理的合規(guī)性和歸檔的完整性；③在項(xiàng)目收尾階段，對分包商文件進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，審查核對隱蔽工程記錄、合格證原件和檢驗(yàn)報(bào)告的完整準(zhǔn)確、簽章齊全等涉及項(xiàng)目質(zhì)量等級評定的文件內(nèi)容，預(yù)驗(yàn)收合格才能接收辦理文件移交。通過全程參與質(zhì)量管理，保證項(xiàng)目文件管理滿足質(zhì)量管理體系運(yùn)行和認(rèn)證的要求。

4.5 提升能力培訓(xùn)管理

國際工程項(xiàng)目文控部的定位是項(xiàng)目管理的信息中樞、工程各方的溝通窗口，工作的重要性和復(fù)雜性對文控人員的素質(zhì)能力提出更高要求，不僅需要具備與之相適應(yīng)的外語能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力，具備工程、文秘、IT技術(shù)等方面的知識，具有服務(wù)意識、責(zé)任意識、保密意識，而且必須熟悉FIDIC合同條款的約束模式、項(xiàng)目管理的國際慣例、相關(guān)ISO國標(biāo)、行標(biāo)及合同要求，熟練應(yīng)用項(xiàng)目文控策劃操作流程及方法。文控人員還需要掌握一定的科研能力，能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索統(tǒng)計(jì)及信息資源開發(fā)，為工程管理決策提供依據(jù)。因此，有必要定期開展文控培訓(xùn)，培養(yǎng)具有專業(yè)管理技能和良好職業(yè)素質(zhì)的文控團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)文控管理的專業(yè)發(fā)展和價(jià)值提升。

4.6 強(qiáng)化安全保密管理

工程企業(yè)只有擁有技術(shù)的專業(yè)性、管理的先進(jìn)性，才能保持競爭優(yōu)勢。文控部在項(xiàng)目執(zhí)行過程中處理包括工程專利、技術(shù)秘密、商業(yè)秘密在內(nèi)的工程科研及管理信息，在積極提供文件利用服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)正確處理信息共享與安全保密的關(guān)系，重點(diǎn)加強(qiáng)對專利商文件、工程圖文件、招投標(biāo)文件及商務(wù)合同等涉密文件的管理，通過建立并嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目文件借閱程序、對外發(fā)文應(yīng)獲項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)并轉(zhuǎn)換為不可編輯格式、與工程合作方簽訂信息保密協(xié)議、設(shè)置項(xiàng)目電子文件數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限、涉密文件實(shí)行專庫專柜專人保管、重要文件數(shù)據(jù)備份等有效管理措施，控制紙版及電子版文件內(nèi)容的合理使用和信息安全，防止知識產(chǎn)權(quán)流失對工程承包企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或違反合同保密條款帶來索賠風(fēng)險(xiǎn)。

5 結(jié)語

隨著工程承包企業(yè)國際化進(jìn)程的加速，文件控制在項(xiàng)目管理過程中的作用越來越大，因此做好國際工程項(xiàng)目的文件控制是文控工作者的艱巨任務(wù)和重要使命。本文通過對國際工程承包企業(yè)文件控制的策劃實(shí)施及優(yōu)化措施方面的探討，希望文控工作者能夠融合工程企業(yè)國際化的發(fā)展要求，不斷探索完善文件控制管理體系，為我國國際工程承包企業(yè)參與國際市場競爭服務(wù)。