鄢玲俐 徐正富 屠剛 鄧德鵬 朱景文

【摘要】在信息化時(shí)代的背景下，本文以江漢機(jī)械研究所檔案信息化建設(shè)實(shí)踐為例，對(duì)檔案信息化存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了探討，對(duì)加快推進(jìn)企業(yè)檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)具有一定的參考意義。

【關(guān)鍵詞】江漢機(jī)械研究所;檔案;信息化;數(shù)字檔案館

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出了檔案信息化發(fā)展目標(biāo)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息化就是在檔案管理活動(dòng)中運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理、保存、開(kāi)發(fā)和利用，最終為企業(yè)提供方便快捷的服務(wù)。檔案信息化也意味著檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。江漢機(jī)械研究所（以下簡(jiǎn)稱(chēng)江漢所）堅(jiān)持以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大開(kāi)發(fā)利用為目的，以檔案管理自動(dòng)化為手段，經(jīng)過(guò)不斷探索和實(shí)踐，基本建立了一個(gè)功能齊全的企業(yè)數(shù)字檔案館。

一、 江漢所檔案信息化建設(shè)

江漢所于1964年在大慶油田成立，技術(shù)檔案的收集起源于1958年，文書(shū)檔案的收集起源于1972年，1980年成立綜合檔案室，并配套了齊全的檔案管理制度和體系，1988年根據(jù)江漢石油管理局《企業(yè)檔案管理升級(jí)試行辦法》對(duì)檔案館升級(jí)后，江漢所的檔案機(jī)構(gòu)日益健全，檔案管理日益規(guī)范，并開(kāi)始了網(wǎng)絡(luò)化管理，邁出了檔案信息化建設(shè)的步伐，1990年通過(guò)評(píng)審并獲得石油企業(yè)管理國(guó)家二級(jí)合格證。為了進(jìn)一步加快信息化的步伐，江漢所在檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施、運(yùn)行體系、安全保障方面做了大量工作，形成了有效的運(yùn)行體系和保障機(jī)制。

（一）建成了齊全的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的外部環(huán)境條件，江漢所檔案管理設(shè)施包括：計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器等，基本涵蓋了信息化所需的硬件平臺(tái);軟件設(shè)施方面也走在了前列，具備操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，尤其是在技術(shù)檔案的信息化方面緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，引入圖文檔管理系統(tǒng)，對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理。這些軟硬件設(shè)施能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理，包括檔案信息快速檢索、交流、共享，基本滿(mǎn)足現(xiàn)代化水平的需要。

（二）建立了有效的信息化運(yùn)行體系。隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，文檔與圖紙管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視，但是在進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到文檔查找困難、文檔版本混亂，尤其是重要的項(xiàng)目資料和圖紙查詢(xún)利用費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況。在此情況下，江漢所通過(guò)不斷探索和研究，引進(jìn)了圖文檔管理系統(tǒng)專(zhuān)門(mén)針對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理和利用，并出臺(tái)了《技術(shù)資料歸檔制度》《圖文檔系統(tǒng)管理規(guī)范》和《圖文檔系統(tǒng)權(quán)限管理規(guī)定》等一系列促進(jìn)信息化有效運(yùn)行的制度和辦法。從科研準(zhǔn)備到科研過(guò)程、再到項(xiàng)目驗(yàn)收，整套科研項(xiàng)目資料在圖文檔系統(tǒng)的管理下，方便、快捷、準(zhǔn)確地為企業(yè)科研工作的查詢(xún)和重復(fù)利用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，節(jié)省了大量寶貴時(shí)間。

（三）建立了檔案信息安全保障體系。檔案信息的安全存儲(chǔ)和安全利用是檔案信息化的前提。2015年，工程院（原鉆井院）根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》《生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位生產(chǎn)安全事故應(yīng)急預(yù)案編制導(dǎo)則》及《集團(tuán)公司應(yīng)急預(yù)案編制通則》等文件精神，結(jié)合實(shí)際修訂了《網(wǎng)絡(luò)與信息安全突發(fā)事件專(zhuān)項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案》，并審議通過(guò)。檔案信息安全問(wèn)題能夠得到迅速、有效的處置。以技術(shù)檔案為例：江漢所技術(shù)檔案制定了各種角色及其關(guān)聯(lián)權(quán)限，其中歸口部門(mén)負(fù)責(zé)系統(tǒng)安全性的檢查，主要檢查技術(shù)資料的完整性、準(zhǔn)確性、圖文檔系統(tǒng)角色及權(quán)限使用情況;使用管理歸口部門(mén)負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的安裝、維護(hù)、數(shù)據(jù)備份與共享、建戶(hù)和銷(xiāo)戶(hù)等;檔案利用者必須在授權(quán)后才能對(duì)數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的操作，從而實(shí)現(xiàn)了電子檔案在使用過(guò)程中的可控性和安全性。

二、檔案信息化中存在的問(wèn)題及分析

（一）信息化發(fā)展不協(xié)調(diào)。自2011年以來(lái)，在信息化時(shí)代的帶動(dòng)下，江漢所檔案信息化建設(shè)得到了較快的發(fā)展，隨著經(jīng)營(yíng)創(chuàng)效的理念不斷深入，檔案信息化的發(fā)展體現(xiàn)出不平衡和不協(xié)調(diào)。首先，企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)檔案的信息化程度不均衡。江漢所技術(shù)檔案已經(jīng)走在了信息化的前列，基本可以實(shí)現(xiàn)與大數(shù)據(jù)庫(kù)的有效對(duì)接;而文書(shū)檔案分類(lèi)種類(lèi)繁多，其信息化缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，很難實(shí)現(xiàn)與上級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)共享和有效對(duì)接，此外江漢所的文書(shū)檔案紙質(zhì)版庫(kù)存量龐大，目前只有部分檔案實(shí)現(xiàn)了信息化;財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等也只達(dá)到了目錄上信息化的程度。其次，企業(yè)工作重心和資金投入上更傾向于與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接掛鉤的部門(mén)和基層單位，在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的配備、更新，以及年度考核激勵(lì)機(jī)制方面投入不夠。久而久之，檔案信息化工作就會(huì)被忽視，造成信息化停滯的狀態(tài)，最終在信息化時(shí)代的潮流中被淘汰，給企業(yè)造成不必要的損失。

（二）信息化缺乏專(zhuān)業(yè)的人才和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不兼容。檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，檔案管理者不僅要具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備一定的數(shù)字化和電子政務(wù)知識(shí)。調(diào)查研究表明，檔案從業(yè)者的信息化素養(yǎng)總體偏低，江漢所也不例外，缺乏專(zhuān)職且專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，很難在檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)上有建樹(shù)和創(chuàng)新。目前，江漢所檔案的整理、分類(lèi)、編目等工作仍舊按原本紙質(zhì)檔案手工管理的思維在進(jìn)行，用這個(gè)思維來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，與上級(jí)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)是有差別的，會(huì)造成檔案現(xiàn)代化管理上的混亂，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上更為明顯。江漢所檔案整理以及數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)都按照自己的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這就造成上級(jí)檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)難以很好地兼容這些數(shù)據(jù)，無(wú)法有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

三、對(duì)策與措施

（一）做好檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)。檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，不僅需要不斷地采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)裝備檔案管理部門(mén)，而且需要對(duì)檔案信息化進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一，從而真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，極大地促進(jìn)檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)。

（二）加強(qiáng)與高校和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案的主要載體由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子介質(zhì);檔案的管理方法、手段與模式也隨之發(fā)生了很大變化。這一系列的變化對(duì)檔案工作者的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能等提出了更高的要求。因此必須要實(shí)施數(shù)字檔案館人才發(fā)展戰(zhàn)略。除了通過(guò)自主學(xué)習(xí)外，可以和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作，使其掌握先進(jìn)的檔案管理理念和技能;還可以通過(guò)與高校合作，培養(yǎng)符合數(shù)字檔案館建設(shè)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，使其掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案資源加工處理技術(shù)，為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供人才保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案的信息化水平體現(xiàn)了企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的程度，加快企業(yè)檔案信息化，建設(shè)數(shù)字檔案館既是大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，又是企業(yè)檔案工作的責(zé)任和使命，必須認(rèn)清形勢(shì)、站位高遠(yuǎn)、統(tǒng)籌謀劃?rùn)n案信息化新局面。

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