楊秀春

(內(nèi)蒙古農(nóng)牧業(yè)科學(xué)院,內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010）

信息化時代，即數(shù)據(jù)時代。簡言之，是指以信息處理技術(shù)為核心，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析與處理。就目前來看，在當(dāng)前全新的互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境下，信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個發(fā)展領(lǐng)域。眾所周知，信息數(shù)據(jù)的核心關(guān)鍵在于提取有發(fā)展價值的數(shù)據(jù)信息，以優(yōu)化某領(lǐng)域的管理，確保其發(fā)展的科學(xué)性和合理程度。所以，在企事業(yè)人力資源管理領(lǐng)域的應(yīng)用及其價值體現(xiàn)日漸凸顯。文章以此為背景，重點(diǎn)以企事業(yè)單位的人事檔案管理及其工作創(chuàng)新為主。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

信息化背景下，對于企事業(yè)單位人事檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用及建設(shè)越來越深入，主要是源于信息技術(shù)管理本身的優(yōu)勢，即快捷、安全、環(huán)保等。更進(jìn)一步來講，其將人事檔案管理的價值及其呈現(xiàn)力變得更加突出，即對單位發(fā)展的服務(wù)性，且大幅降低了檔案管理的成本。因?yàn)樵谡麄€檔案管理工作中，人事檔案的內(nèi)容往往與單位的發(fā)展更加聯(lián)系緊密。但是在現(xiàn)實(shí)中由于人事檔案工作的特殊性，所以絕大多數(shù)的單位、機(jī)構(gòu)等依然沿襲手工操作的組織形式。

1.1 加快信息化建設(shè)可使人事檔案信息永久保存

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案文件管理、保存等，以紙質(zhì)材料形式，非常容易受損，包括氣候、溫度以及人為破壞等。正如上述所言，尤其是人事檔案的特殊性，其重要性不言而喻。簡言之，人事檔案如果受損，往往是很難修復(fù)的，其對于單位、對于當(dāng)事人所造成的影響也是難以預(yù)測和估算的。

如上，在信息技術(shù)的應(yīng)用和保存環(huán)境下，常見的檔案資料遺失、造假等不利情況均可得到較好的規(guī)避和控制，最大限度保障了事業(yè)單位人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性。更重要的是，人事檔案本身受到外界因素影響和人為破壞的幾率更小，便于攜帶，文件操作與查詢簡單。

1.2 加快信息化建設(shè)讓人事檔案信息查閱更加快捷簡便

傳統(tǒng)的管理方法框架下，必然需要運(yùn)用傳統(tǒng)的文件管理辦法，這也是最基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容。通俗點(diǎn)來理解，即人事檔案管理人員對文件進(jìn)行早期的細(xì)致分類。在整個工作管理中，僅用于查詢信息的時間、精力等均消耗巨大。不僅如此，當(dāng)面對一摞又一摞厚厚的檔案文件時，關(guān)鍵數(shù)據(jù)的遺漏在所難免。更為致命也是最讓工作人員棘手的問題是，在查閱的過程中，檔案文件不斷被打亂，給后續(xù)的工作再次帶來較大困擾。

如上，信息化背景與操作應(yīng)用下，在日常的管理和查閱工作中，不僅可以幫助我們輕松查找單位內(nèi)外所需的檔案信息，并且對于上述提到的幾大問題現(xiàn)象均可很好規(guī)避。此外，直接提升了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理下的低效率問題，大幅提升了信息檢索的準(zhǔn)確性。

2 信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作中的技術(shù)運(yùn)用

聯(lián)系本單位近兩年的工作實(shí)際以及信息化辦公管理服務(wù)模式的創(chuàng)建應(yīng)用現(xiàn)狀，簡單總結(jié)歸納如下。

2.1 人事檔案管理對于數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用

進(jìn)入到新世紀(jì)之后，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展與普及應(yīng)用，在于物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、云平臺等技術(shù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)架構(gòu)的創(chuàng)建。簡言之，就目前來看，數(shù)據(jù)庫技術(shù)在信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展下已經(jīng)逐步形成了一個巨大集合體。在該信息集合體時空內(nèi)部，蘊(yùn)含著各種各樣的數(shù)據(jù)信息，并呈次方式的爆炸式態(tài)勢增長。所以，憑借著該環(huán)節(jié)的技術(shù)優(yōu)勢，將其應(yīng)用到檔案信息的管理工作中來，對于挖掘價值信息、優(yōu)化管理方面效果突出。

但是，事業(yè)單位人事檔案管理工作中，如果直接在辦公系統(tǒng)界面創(chuàng)建對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，也存在不足和隱患，即會造成數(shù)據(jù)庫的安全性差。不過，對于系統(tǒng)的安全防護(hù)可以持續(xù)改進(jìn)。將管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫合二為一，而不是簡單在桌面上建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)據(jù)庫技術(shù)，最大限度保證系統(tǒng)的安全。正如上述所言，數(shù)據(jù)庫實(shí)際上屬于大型數(shù)據(jù)庫，容量大、操作簡單，對于管理人員而言更加容易上手。

在此基礎(chǔ)上，還包括數(shù)據(jù)庫恢復(fù)技術(shù)。雖然數(shù)據(jù)庫的獨(dú)有技術(shù)優(yōu)勢已經(jīng)明確，但依然孤立存在，很多情況下還是會受到外界因素的影響，尤其是人為因素的影響。比如，時常會由于人事檔案數(shù)據(jù)庫的管理人員操作不當(dāng)，或者工作人員本身的業(yè)務(wù)能力不足等，造成實(shí)際的管理工作中部分檔案數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)板塊損壞的情況。正因如此，最重要的一項(xiàng)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，即針對人事檔案的數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)。

2.2 人事檔案管理對于壓縮技術(shù)的運(yùn)用

壓縮技術(shù)的應(yīng)用，直接改進(jìn)了傳統(tǒng)管理模式下的諸多弊端和不足。具體來看，在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，主要的職責(zé)任務(wù)就是將所有員工的檔案資料以紙質(zhì)的形式存儲起來。正如前文所言，浩如煙海的檔案資料中，包括歸檔、篩選等，既費(fèi)時又費(fèi)力。反之，信息化平臺架構(gòu)下，借助于壓縮技術(shù)，將需要存儲的信息予以備份，對于檔案管理工作人員來說，工作任務(wù)量也大幅降低，只需要將備份的檔案信息輸入到電腦系統(tǒng)中，即可完成存儲。

不僅如此，借助于壓縮技術(shù)，對于以往很難完成的圖片等存儲內(nèi)容，均可直接壓縮成黑白圖像或者彩色圖像?？傊?，對于單位內(nèi)部開展人事檔案管理工作及其針對性更加便捷。

2.3 人事檔案管理對于音頻視頻處理技術(shù)的運(yùn)用

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，對于部分音頻資料信息的存儲，主要是利用磁帶光盤或者錄音筆等設(shè)備來完成。但是，無論是磁帶光盤還是錄音筆，在實(shí)際的檔案保管工作中受到物理性因素的影響和破壞比較嚴(yán)重。

相對而言，借助于信息技術(shù)，引入更加先進(jìn)的音頻視頻處理技術(shù)來輔助完成，可將這些寶貴的資料數(shù)據(jù)錄制到計算機(jī)管理系統(tǒng)中。通俗點(diǎn)來理解，就是將錄制中的聲音信號轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號，即便保存時間很長，仍不受影響。

3 信息化背景下人事檔案管理效率的強(qiáng)化路徑

關(guān)于人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要程度，以及關(guān)鍵計算機(jī)信息技術(shù)的合理運(yùn)用等，前文中簡要從幾大方面綜合歸納梳理?？偟膩砜矗窈笕耸聶n案管理信息化的推進(jìn)已經(jīng)成為主要趨向，并且朝著縱深方向持續(xù)演進(jìn)。對于現(xiàn)階段存留的不足，還需進(jìn)一步強(qiáng)化。

3.1 加快更新人事檔案信息化管理設(shè)備

嚴(yán)格意義上講，要想加快提升事業(yè)單位人事檔案管理的信息化水平，除了從管理制度、行為操作以及人才培訓(xùn)方面，還需一項(xiàng)更加基礎(chǔ)性的保障工作，即物資投入建設(shè)。

在人事檔案管理中，單位管理者必須要革新原有的檔案管理理念，堅持與時俱進(jìn)。首要的就是適當(dāng)加大資金投入建設(shè)，包括引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，并對設(shè)備做好養(yǎng)護(hù)。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合單位內(nèi)部自身的情況，做好工作流程的優(yōu)化以及管理系統(tǒng)的升級等。

3.2 全面推進(jìn)人事檔案信息的計算機(jī)檢索

關(guān)于計算機(jī)信息技術(shù)的保障性，上述已經(jīng)了解到。在對人事檔案信息檢索時，需要充分體現(xiàn)出計算機(jī)的輔助性，而非一種擺設(shè)。簡言之，就是利用計算機(jī)來編制檔案檢索工具。在此基礎(chǔ)上，將各類不同的數(shù)據(jù)信息歸檔分類，比如，可編織成專題目錄、案卷目錄、分類目錄等。對各類紙質(zhì)信息，全部需要依照信息管理部門的要求以及相應(yīng)的文件格式來操作。如此以來，旨在增強(qiáng)和保證人事檔案信息的通用性和可靠性。

如上，還需進(jìn)一步強(qiáng)化計算機(jī)系統(tǒng)的服務(wù)職能。比如，管理人員在利用計算機(jī)來檢索檔案信息時，最先需要對本部分檔案內(nèi)容予以了解，包括內(nèi)容特征、形式特征等。該環(huán)節(jié)的目的在于保證檢索出來的人事檔案信息能夠滿足檔案目錄的具體要求，即提升閱檔的速度。在單位內(nèi)部，還可以建立專屬的檔案室網(wǎng)頁。

3.3 做好數(shù)據(jù)庫的安全防范，建立專業(yè)的信息化檔案管理隊伍

開篇已經(jīng)提到，安全問題仍屬于現(xiàn)階段人事檔案管理工作中的普遍性問題，即便是在信息化管理環(huán)境下也不例外。故此，建立相應(yīng)的安全防控機(jī)制是非常有必要的。具體來看，單位首先要確立相關(guān)的規(guī)章制度，即讓單位內(nèi)部全員上下清楚地認(rèn)識到人事檔案信息的重要性，以及安全保障系統(tǒng)建構(gòu)的必須性，需要滲透融入工作管理的每一個環(huán)節(jié)。比如，工作人員要做好日常人事檔案信息的備份工作，并借助于計算機(jī)壓縮技術(shù)等來建立檔案恢復(fù)機(jī)制?？傊?，運(yùn)用最先進(jìn)、可靠的技術(shù)軟件與設(shè)備工具來持續(xù)提升檔案存儲的安全性。

在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)和再教育。包括操作技能、業(yè)務(wù)水平、服務(wù)意識以及職業(yè)道德等。對于崗位上的工作人員來說，做好安全技能的學(xué)習(xí)是基礎(chǔ)性工作。在實(shí)際管理工作中，要切實(shí)意識到互聯(lián)網(wǎng)的使用對于現(xiàn)有工作的作用以及潛在的威脅等。需要特別注意的是，由于人事檔案數(shù)據(jù)的特殊性，所以應(yīng)選用專用電腦來保存。在數(shù)字化存儲的同時，對于紙質(zhì)存儲管理工作仍將繼續(xù)。

3.4 提高單位領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)水平

一個單位或者一個部門的領(lǐng)導(dǎo)，對于各項(xiàng)工作的開展以及水平的高低等，與其自身的能力是有直接關(guān)聯(lián)的。對于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)也不例外，檔案管理工作作為整個單位其他各項(xiàng)工作開展的輔助性職能部門，同時也是基礎(chǔ)性部門。相對而言，人事檔案管理工作更是重中之重，直接影響著人力資源管理。故此，建議事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，需要結(jié)合當(dāng)前社會體制發(fā)展?fàn)顩r，來做好具體工作的實(shí)時更新。再者，只有領(lǐng)導(dǎo)層加以重視，并付諸實(shí)施，對于后續(xù)的基建工作、保障工作等，才能更好順暢的持續(xù)推進(jìn)。