(陜西群力電工有限責(zé)任公司， 陜西寶雞， 721300)

1　檔案管理信息化的重要性

1.1　減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率

繼電器研發(fā)和生產(chǎn)過(guò)程中，傳統(tǒng)的圖紙檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)載體的底圖和藍(lán)圖，在歸檔、存放、查閱等工作環(huán)節(jié)全是以手工為主，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出現(xiàn)出錯(cuò)、丟失和損壞現(xiàn)象，但檔案信息化的出現(xiàn)彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理的缺陷。檔案信息化采用計(jì)算機(jī)管理，可以建立一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，各文件、圖紙等文檔經(jīng)檔案信息處理后，可以直接向檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行提交，歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，不僅避免了數(shù)據(jù)多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復(fù)勞動(dòng)，降低了數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率和數(shù)據(jù)的處理成本，而且不影響其它檔案信息的整理，大大提高了檔案的時(shí)效性，對(duì)檔案管理人員的工作效率、公司的發(fā)展和收益帶來(lái)了顯而易見的效果。

1.2　方便利用

檔案信息化管理最鮮明的特點(diǎn)有三點(diǎn)：使用便利、傳輸方便、易于存儲(chǔ)；利用的形式主要有拷貝、通訊傳輸和直接利用三種。信息化條件下，檔案管理部門可以通過(guò)管理軟件查詢系統(tǒng)，開通網(wǎng)上查閱渠道，從而提高檔案信息的利用率，使工作透明化，更好的為使用者提供服務(wù)。例如：檔案信息與特定載體間具有可分離性，雖然內(nèi)容存儲(chǔ)的位置不固定，但內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，具有極強(qiáng)的分享功能(如繼電器的觸點(diǎn)或簧片通用件和底座及罩子公用件等等)。與此同時(shí)，因其可分離性、信息對(duì)系統(tǒng)的依賴性和信息的易變性等特點(diǎn)，檔案資料存在較大的安全隱患。

2　檔案資料的信息化管理中存在的　隱患

2.1　互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷進(jìn)步導(dǎo)致的隱患

信息化技術(shù)在不斷的發(fā)展過(guò)程中，已經(jīng)滲透到了全世界的各個(gè)角落，雖然信息化技術(shù)可以使檔案管理工作變的更加簡(jiǎn)單、高效、便于查閱，為各檔案管理工作帶來(lái)了巨大的便利。但是，由于信息技術(shù)的特殊性，大多影響計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全的因素都將對(duì)檔案的信息安全構(gòu)成威脅。例如：目前，網(wǎng)上較為流行的電腦病毒，或者是來(lái)自于不明黑客的惡意攻擊等。這些都有可能對(duì)檔案的保密工作造成影響。尤其是對(duì)保密級(jí)別較高屬于國(guó)家和企、事業(yè)內(nèi)部的重要性檔案資料而言，一旦被他人偷取或丟失，對(duì)國(guó)家和企、事業(yè)將造成不堪設(shè)想的影響。

2.2　保密意識(shí)的缺乏帶來(lái)的隱患

在我國(guó)，有些企、事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的制度缺乏足夠的重視，對(duì)檔案管理人員缺乏嚴(yán)格的要求；從事檔案管理的工作人員缺乏工作中所需的專業(yè)理論知識(shí)，對(duì)檔案涉密范圍及級(jí)別混淆不清，缺乏對(duì)核心資料(如繼電器生產(chǎn)過(guò)程中的關(guān)鍵工藝、關(guān)鍵參數(shù)、典型工藝、特殊的工藝裝置等)的重點(diǎn)保護(hù),對(duì)檔案管理中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)與存在的隱患也并沒有明確的認(rèn)識(shí)。

3　信息化條件下檔案的信息安全管　理措施

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的信息化時(shí)代下，不論是開放環(huán)境下的信息，還是加密的信息，都有被篡改甚至丟失的可能性，因此在檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、使用和保存等覆蓋檔案管理整個(gè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)中，應(yīng)由安全機(jī)制確保檔案的封裝、傳輸、整理、歸檔、保存和利用過(guò)程中的信息安全。這種安全機(jī)制既包括嚴(yán)格、科學(xué)、合理的管理制度，又包括相關(guān)的技術(shù)，這兩方面共同確保檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)的安全性，構(gòu)成維護(hù)檔案信息“真實(shí)性”和“可靠性”的必要條件。

3.1　從思想上認(rèn)識(shí)檔案信息安全的重要性

檔案的安全質(zhì)量，不僅會(huì)影響到檔案管理部門本身，而且對(duì)整個(gè)企、事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生巨大的影響。本人在繼電器研發(fā)和生產(chǎn)的國(guó)企技術(shù)檔案室工作，一旦檔案室內(nèi)的保密資料被泄漏，我公司在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中勢(shì)必會(huì)處于劣勢(shì)，企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益也會(huì)受到巨大的損害。因此，企、事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使其充分的認(rèn)識(shí)到檔案信息安全的重要性，培養(yǎng)檔案管理人員的危機(jī)意識(shí)，使安全問(wèn)題盡可能地控制在最小范圍。除此之外，也要加強(qiáng)企、事業(yè)內(nèi)、外部的宣傳教育工作，將檔案的安全保密工作的重要性與企業(yè)未來(lái)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益緊密的結(jié)合起來(lái)，端正檔案管理人員的工作態(tài)度。

3.2　建立并完善相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)督促檢查工作

在檔案管理信息化工作中，需要建立起與信息化發(fā)展步伐相適應(yīng)的檔案管理制度，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化管理工作的開展。企、事業(yè)檔案部門應(yīng)從為企業(yè)發(fā)展的全局角度出發(fā),結(jié)合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，按照國(guó)家檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不僅要對(duì)企業(yè)檔案信息的保密范圍、等級(jí)做出嚴(yán)格規(guī)定，而且必須對(duì)不符合規(guī)范的檔案資料重新進(jìn)行鑒定，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔處理。同時(shí)不僅要規(guī)范檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，使其明確自身工作的涉密范圍以及涉密級(jí)別及自身肩負(fù)的責(zé)任與使命，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)載體檔案的監(jiān)督管理。只有從制度和體制的層面上對(duì)檔案管理工作的程序和方法制定相應(yīng)的行為規(guī)范，并充分發(fā)揮制度的規(guī)范、指導(dǎo)和權(quán)威作用，才能讓檔案信息化建設(shè)有章可依，使檔案信息化工作順利開展。

3.3　加強(qiáng)技術(shù)防范，消除不安全隱患

3.3.1企、事業(yè)單位除了要做好日常的檔案管理工作以外，還要做好技術(shù)防范工作，避免網(wǎng)絡(luò)病毒、以及黑客入侵造成的信息丟失、修改、泄漏和竊密等。

3.3.2確保網(wǎng)絡(luò)傳輸安全。在傳輸前確保所有涉密檔案工作場(chǎng)所的網(wǎng)絡(luò)必須是獨(dú)立的，及確保計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備、傳輸線路的電磁安全；在信息傳輸過(guò)程中，采取公共密匙和私人密匙相結(jié)合的加密方法，防止非法用戶截獲檔案資料，以確保檔案的完整性和安全。

3.3.3加強(qiáng)電子檔案的信息存儲(chǔ)安全。

3.3.3.1加強(qiáng)電子檔案信息載體的安全。光盤和磁盤等硬件的質(zhì)量的好壞直接影響其使用年限從而間接影響存儲(chǔ)在其中的檔案信息的存儲(chǔ)期限，因此使用優(yōu)質(zhì)的存儲(chǔ)載體是確保電子檔案信息安全的基本保障，同時(shí)應(yīng)對(duì)公司電子檔案所使用的設(shè)備進(jìn)行檢查，確保其符合相關(guān)的保密標(biāo)準(zhǔn)和保密規(guī)范。

3.3.3.2保存環(huán)境的適宜度。在電子檔案存儲(chǔ)時(shí)，我們要對(duì)其存儲(chǔ)環(huán)境溫濕度進(jìn)行安全性評(píng)審，防止因溫濕度、光線、灰塵等物理因素，導(dǎo)致電子檔案老化、變質(zhì)、損壞。

3.3.4加強(qiáng)操作系統(tǒng)的安全性。按檔案保密級(jí)別設(shè)置瀏覽、借閱和管理使用權(quán)限，防止越權(quán)操作和惡意操作。

3.3.5建立安全檢測(cè)系統(tǒng)。例如：安裝殺毒軟件，定時(shí)定期對(duì)涉密信息載體進(jìn)行殺毒隔離、防火墻適時(shí)升級(jí)，避免網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客的入侵。

3.3.6加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)安全建設(shè)。對(duì)所有外來(lái)的信息資料，要進(jìn)行嚴(yán)格審查。

3.3.7對(duì)所有檔案保管和存放部位，安裝24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控裝置，實(shí)時(shí)監(jiān)控并做好記錄。

4　結(jié)語(yǔ)

在信息化的背景下，企、事業(yè)若要在競(jìng)爭(zhēng)中始終保持優(yōu)勢(shì)地位，必須要加強(qiáng)檔案信息的安全防護(hù)和保密工作，防止內(nèi)部機(jī)密信息泄漏。因此，作為企、事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)堅(jiān)持防治管理相結(jié)合的方針政策，采取其他技術(shù)手段措施，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的安全防護(hù)和保密工作；作為檔案管理人員，必須要明確檔案信息安全和保密工作的重要性，在工作中認(rèn)真貫徹企、事業(yè)的相關(guān)制度和規(guī)范，切實(shí)保證企、事檔案管理工作的安全性。