鄧培燕

（廣西建工集團(tuán)第一建筑工程有限責(zé)任公司 廣西南寧 530001）

在施工企業(yè)的所有檔案中，工程項(xiàng)目檔案是非常重要的組成部分，真實(shí)的反映著工程項(xiàng)目施工的整個(gè)過程，從另一個(gè)層面彰顯著工程項(xiàng)目的技術(shù)力量。在建筑施工企業(yè)的發(fā)展過程中，工程項(xiàng)目檔案為研究施工企業(yè)工程擴(kuò)建、經(jīng)營生產(chǎn)、科研開發(fā)、工程投標(biāo)等提供一些科學(xué)的依據(jù)，所以，我們必須做好工程項(xiàng)目檔案收集歸檔工作。

1 施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案收集歸檔過程中存在的問題

1.1 項(xiàng)目施工人員檔案意識(shí)淡薄

（1）很多施工企業(yè)有下屬的子公司，他們會(huì)將自身的利益擺在第一位，為了自身利用檔案的便利，私自占有工程竣工資料和檔案，沒有及時(shí)將檔案資料上交給總公司檔案室，進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致施工企業(yè)出現(xiàn)工程檔案資料收集難和歸檔難的現(xiàn)象。

（2）現(xiàn)階段，我國以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)，施工企業(yè)工作人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，沒有歸檔意識(shí)，人們一般比較重視工程項(xiàng)目的進(jìn)度、技術(shù)和質(zhì)量以及項(xiàng)目為公司帶來的經(jīng)濟(jì)效益，而忽視對(duì)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的檔案資料的收集、歸并，往往采取敷衍的態(tài)度，也就是到了交工驗(yàn)收階段，就開始應(yīng)付性的準(zhǔn)備一些資料，歸檔資料的質(zhì)量不高。

（3）因?yàn)槭┕と藛T分布比較廣泛、施工企業(yè)流動(dòng)性大、工程項(xiàng)目多和施工地點(diǎn)分布廣，采取動(dòng)態(tài)管理的模式，會(huì)使人員的流動(dòng)性變大，難以落實(shí)相應(yīng)的責(zé)任。比如，一個(gè)施工項(xiàng)目在施工完成之后，一般都會(huì)取消項(xiàng)目部，施工人員也會(huì)解散，將這些人員安排到其他工程中，人員的流動(dòng)性非常大，導(dǎo)致資料檔案出現(xiàn)流失。

1.2 施工企業(yè)工程項(xiàng)目缺少專職資料員和專職檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

（1）目前，我國以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為主，民營企業(yè)得到了發(fā)展和壯大，很多民營建筑企業(yè)承攬了大量的建筑工程項(xiàng)目，這些企業(yè)為了促使自身的進(jìn)步和發(fā)展，面臨著巨大的施工任務(wù)，很多企業(yè)還擁有子公司或項(xiàng)目部，由于經(jīng)費(fèi)受限，總公司無法給每一個(gè)分公司或項(xiàng)目部配備專門的檔案管理人員。然而，項(xiàng)目資料和檔案的收集歸檔工作不能擱置，因此建筑工程項(xiàng)目檔案資料的管理工作一般都由項(xiàng)目辦公室人員或項(xiàng)目技術(shù)人員兼職完成，但是這些兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，除此之外，這些人員缺乏專職檔案人員的專門指導(dǎo)，導(dǎo)致資料的收集不夠完整和及時(shí)，檔案整理不規(guī)范，難以保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

（2）為了順應(yīng)改革的大潮，適應(yīng)國家市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國內(nèi)大部分企業(yè)在探索中進(jìn)行改革和改制，對(duì)現(xiàn)有機(jī)構(gòu)進(jìn)行精簡(jiǎn)，實(shí)行崗位定編，施工企業(yè)專職檔案管理人員越來越少，某些企業(yè)的檔案管理部門僅僅設(shè)置了一個(gè)崗位，這名員工往往身兼數(shù)職。隨著企業(yè)生產(chǎn)任務(wù)不斷增多，各種各樣的施工檔案也越來越多，檔案管理人員疲于應(yīng)付日常的歸檔、收集和整理工作，無法全身心的投入到生產(chǎn)項(xiàng)目中，對(duì)檔案的原始材料進(jìn)行判別和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。

1.3 施工企業(yè)工程項(xiàng)目規(guī)章制度執(zhí)行力不到位

為了規(guī)范施工企業(yè)的檔案管理，國家頒布實(shí)施了《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案法》等，國內(nèi)的建筑施工企業(yè)在轉(zhuǎn)發(fā)了頒布的相關(guān)文件，并且制定了適合企業(yè)發(fā)展的《企業(yè)文件材料歸檔辦法》等。然而在具體的實(shí)施過程中，很多企業(yè)卻只是口頭上重視，沒有將相應(yīng)的規(guī)章制度落到實(shí)處，比如，在項(xiàng)目的具體實(shí)施過程中，管理層往往追求的是節(jié)約開支、保證效益最大化，在施工過程中，完全忽略企業(yè)內(nèi)部工程項(xiàng)目管理的規(guī)定，將甲方的資料檔案需求擺在首要位置，應(yīng)付企業(yè)對(duì)檔案資料的需求，復(fù)印甲方提供的檔案資料或只是收集部分甲方提供的檔案資料，導(dǎo)致施工檔案資料不齊全，資料質(zhì)量參差不齊，無法真實(shí)、有效的反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際施工情況，阻礙了建設(shè)企業(yè)的向前發(fā)展和進(jìn)步。

總而言之，目前建筑企業(yè)的項(xiàng)目管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，檔案專業(yè)管理人員比較少，項(xiàng)目工程技術(shù)人員有令不行、流動(dòng)性大、有章不依，阻礙了建筑企業(yè)檔案資料的管理。在工程項(xiàng)目管理中，沒有采取集中統(tǒng)一管理的模式，對(duì)企業(yè)的在發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營及科研開發(fā)造成影響。除此之外，收集的資料不準(zhǔn)確、不完善，導(dǎo)致檔案資料的價(jià)值大大降低，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此，在具體的工作中，必須采取有效的措施，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目資料的收集和整理。

2 解決問題的措施與對(duì)策

依據(jù)《企業(yè)檔案管理辦法》中相應(yīng)的要求和規(guī)定：“在企業(yè)檔案管理過程中，為了準(zhǔn)確的反映企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)、科研和基建等活動(dòng)的歷史過程與真實(shí)情況，必須認(rèn)真做好企業(yè)檔案收集與歸檔工作?！痹谶@個(gè)歸檔的過程中，必須保證歸檔資料的完整性，針對(duì)施工企業(yè)工程項(xiàng)目資料檔案收集與歸檔過程中存在的主要問題，我們必須從加強(qiáng)教育培訓(xùn)、規(guī)范管理制度、完善績(jī)效考核機(jī)制和健全管理體系等方面著手。

2.1 保證人員到位，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

①確保所有資料員都具有相應(yīng)的資格證書，從實(shí)際情況出發(fā)，把資料員培訓(xùn)納入到企業(yè)“五大員”（預(yù)算員、安全員、監(jiān)理員、施工員和材料員）的行列，工程項(xiàng)目的資料員必須持證上崗。②確保工程項(xiàng)目檔案管理人員的穩(wěn)定性，嚴(yán)防代交和代簽現(xiàn)象的發(fā)生，不得隨意更換資料檔案員，防止工程項(xiàng)目資料的遺失，促使工程檔案資料管理工作的完整性和連續(xù)性。③確保資料手擋渠道的暢通無阻，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容包括檔案信息化、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和法律意識(shí)等，提升檔案管理人員的意識(shí)，全面了解檔案資料收集的范圍和種類，主動(dòng)配合資料管理員的工作，確保資料收集渠道的暢通無阻。④把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)環(huán)節(jié)，這兩個(gè)環(huán)節(jié)的資料必須全部收集，不能出現(xiàn)遺漏，資料管理人員必須將工作落到實(shí)處，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤調(diào)查，做好檔案的收集和整理工作，抓住主要階段和關(guān)鍵階段。

總而言之，在施工企業(yè)的檔案資料管理工作中，針對(duì)收集歸檔中存在的主要問題，必須做到健全管理機(jī)制、領(lǐng)導(dǎo)重視、人員到位和完善管理制度等，那么很多資料檔案管理問題就會(huì)不攻自破，會(huì)大大的提升建筑施工企業(yè)的工作效率。

2.2 規(guī)范管理制度流程

（1）基于我國施工企業(yè)項(xiàng)目資料管理的真實(shí)情況，嚴(yán)格參照《企業(yè)檔案管理辦法》、《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等相應(yīng)的文件，逐步制定或完善本企業(yè)的《工程項(xiàng)目資料檔案收集歸檔管理辦法》，確保資料、檔案的收集和歸并工作的制度化和規(guī)范化，這也是保證企業(yè)資料和檔案完善性的基本保障。在企業(yè)檔案歸檔管理辦法中，明確工程項(xiàng)目資料檔案交接要求、單位、人員和時(shí)間等；明確檔案的專門資料員和分管領(lǐng)導(dǎo)；規(guī)定工程項(xiàng)目資料檔案收集歸檔的質(zhì)量、內(nèi)容和數(shù)量要求；明確工程項(xiàng)目資料檔案人員、負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)人員等的職責(zé)；明確項(xiàng)目施工階段資料的管理要求；明確資料編制的填寫原則、資料編制依據(jù)等。

（2）把工程項(xiàng)目的檔案資料管理工程納入日常計(jì)劃中，管理人員依據(jù)項(xiàng)目的具體進(jìn)程，在年初下達(dá)項(xiàng)目資料歸檔計(jì)劃，相應(yīng)的資料管理人員每年對(duì)資料歸檔情況進(jìn)行匯總和總結(jié)，獎(jiǎng)勵(lì)那些歸檔完整的項(xiàng)目，通報(bào)歸檔不合格的項(xiàng)目。

（3）一旦工程項(xiàng)目竣工后，相應(yīng)的管理人員必須組織技術(shù)人員收集和整理整個(gè)項(xiàng)目施工過程中產(chǎn)生的經(jīng)營檔案資料，交給企業(yè)項(xiàng)目管理部門進(jìn)行審核，通過企業(yè)檔案室的核查和清點(diǎn)無誤后，辦理相應(yīng)的交接手續(xù)。

2.3 完善績(jī)效考核機(jī)制

在工程項(xiàng)目資料收集和檔案歸并工作中，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，將利、責(zé)、權(quán)有機(jī)結(jié)合起來，這是非常關(guān)鍵的步驟?，F(xiàn)階段，我國的工程項(xiàng)目主要采取項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，在項(xiàng)目管理考核中，一般都會(huì)有工程項(xiàng)目檔案歸并的參與，并且和承包兌現(xiàn)掛鉤。每年，企業(yè)都會(huì)召開工作會(huì)議，在會(huì)議期間，管理部門都要統(tǒng)計(jì)工程項(xiàng)目檔案的歸檔情況，考評(píng)已經(jīng)竣工的項(xiàng)目。在綜合考評(píng)中，將檔案的歸并情況納入考核體系中，將其作為兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放的根據(jù)。

3 結(jié)語

總而言之，在建筑工程項(xiàng)目施工過程中，工程項(xiàng)目的資料檔案具有記錄施工過程的作用，見證了施工企業(yè)的發(fā)展歷程，屬于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的信息資源和重要參考，對(duì)建設(shè)方和施工企業(yè)都是一種寶貴的財(cái)富。大量的實(shí)踐材料證明，施工企業(yè)重視檔案管理，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將其落到實(shí)處，相關(guān)部門之間相關(guān)配合、項(xiàng)目工程技術(shù)人員和資料員嚴(yán)格執(zhí)行，保證工程項(xiàng)目資料檔案查準(zhǔn)率、完整率、查全率、歸檔率和準(zhǔn)確率可以達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)施工企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，更好的宣傳施工企業(yè)，創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。